Omschrijving (toelichting)
- Rechtmatigheidsverklaring
Het college van burgemeester en wethouders is binnen de gemeente verantwoordelijk voor de naleving van de regelgeving. In de huidige situatie legt het college rechtstreeks verantwoording af over de (financiële) rechtmatigheid van het gevoerde bestuur, aan de hand van de rechtmatigheidsverantwoording in de jaarrekening. De accountant controleert vervolgens de rechtmatigheidsverantwoording op getrouwheid. De accountant kijkt dus of hetgeen het college meldt in de rechtmatigheidsverantwoording juist en volledig is.
In de paragraaf Bedrijfsvoering van het jaarverslag worden de eventuele rechtmatigheidsfouten nader onderbouwd en wordt aangegeven welke beheersingsmaatregelen worden getroffen om toekomstige tekortkomingen in de rechtmatigheid (fouten of onduidelijkheden) te voorkomen.
- Informatiebeveiliging en privacy
Als gemeente hebben we te maken met gegevens en gevoelige informatie van onze inwoners. Zij verwachten dat wij zorgvuldig met deze gegevens omgaan. Gemeente Bladel moet daarom zowel bij intern gebruik als externe uitwisseling van informatie rekening houden met beveiligings- en privacyaspecten. Dat zorgt niet alleen voor betrouwbaarheid, maar ook voor een goede kwaliteit van de bedrijfsvoerings- en dienstverleningsprocessen. Basis voor het borgen van informatieveiligheid en privacy zijn de Baseline Informatiebeveiliging Overheid (BIO) en de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Jaarlijks vindt er controle plaats op het gebied van informatiebeveiliging middels ENSIA (Eenduidige Normatiek Single Information Audit). Hiermee leggen we interne verantwoording af aan de raad en externe verantwoording aan de toezichthouders van het Rijk.
Om richting te geven aan informatiebeveiliging binnen gemeente Bladel is op basis van de BIO het Informatiebeveiligingsbeleid Kempengemeenten opgesteld en vastgesteld in 2021. De normen uit de BIO zijn in het informatiebeveiligingsplan vertaald naar maatregelen.
Het was de bedoeling dat het informatiebeveiligingsbeleid zou worden geactualiseerd in 2023. Aangezien de Baseline Informatiebeveiliging Overheid (BIO), waarop het informatiebeveiligingsbeleid op gebaseerd is, pas in oktober 2023 uitkomt, is dit niet haalbaar. Daarom komt de focus voor de rest van het jaar te liggen op de jaarlijkse ENSIA controle. Voor 2024 is er een groot samenwerkingsproject opgezet met de Kempengemeenten en het Shared Service Center (SSC), namelijk de opzetting van een Kempenbreed cyberplan. Omdat het risico op cyberaanvallen richting overheidsinstanties steeds aannemelijker oogt, moeten ook wij, samen met de Kempen, voorbereid zijn om te reageren als dit ons voorvalt. Samenwerking is hierbij de sleutel en het is tegenwoordig niet meer de vraag of het gebeurt, maar wanneer het gebeurt.
- Digitaal archief
Het e-depot blijft zich ontwikkelen als belangrijke archiefbewaarplaats voor de gemeente, de bouwvergunningen tot en met het jaar 2010 staan er reeds in. In 2024 zullen onder andere de milieudossiers en de videotulen van de raadsvergaderingen opgevoerd worden in het e-depot. Daarnaast wordt Powerbrowser gekoppeld aan het e-depot, waardoor alle te bewaren zaken van het team VTH gearchiveerd worden in het e-depot.
Het Team IPB blijft zich in 2024 inzetten om medewerkers die digitaal werken te faciliteren om ook digitaal te kunnen archiveren. De inrichting hiervan is verschillend per proces. Via het project informatiebeheerplan wil het Team IPB voor ieder proces in kaart brengen welke systemen, rollen, data, archiefbescheiden en andere informatieobjecten onderdeel zijn van dat proces. Het informatiebeheerplan is als ware een informatieplattegrond van de gehele organisatie. In 2023 is het begin van het informatiebeheerplan gemaakt. In 2024 wil het team ervoor zorgen dat het informatiebeheerplan volledig is, maar ook dat deze bruikbaar is voor de gehele organisatie. Met het informatiebeheerplan is het makkelijker om risico- en informatie analyses uit te voeren waardoor de organisatie meer grip heeft op informatie.
- Communicatie
Doelen
We communiceren actief, open en op een begrijpelijke manier met iedereen die iets met de gemeente Bladel te maken heeft.
Prestaties
In de informatievoorziening aan inwoners en instellingen besteden we veel aandacht aan zowel offline als online communicatiekanalen. Zo bereiken we meer belanghebbenden met informatie over gemeentelijk beleid. Team Communicatie richt zich verder in 2024 op het verbeteren van communicatie binnen de hele organisatie. Want communiceren is niet alleen van Team Communicatie; dat doen we met de hele organisatie. We werken vanuit communicatiewaarden die helpen bij het maken van keuzes. Dat brengt focus aan in hoe en waarover we communiceren. Zo helpen we de organisatie om actief, open en begrijpelijk te communiceren met hun doelgroepen.