5.3 Bedrijfsvoering

In onze gemeente zijn de functies: dienstverlening aan de burgers (individueel en collectief), voorbereiding van beleid voor het bestuur, en de ondersteunende diensten ondergebracht in twee afdelingen. Individuele dienstverlening (KCC, VTH) en ondersteunende diensten bij de afdeling Dienstverlening en Bedrijfsvoering. Beleidsvoorbereiding en collectieve diensten (Openbare werken, scholen, sportparken, enz.) bij de afdeling Ontwikkeling. De GRSK voert een deel van de dienstverlening (MD) en de ondersteunende diensten (Automatisering in het SSC) uit. 
In deze paragraaf wordt ingegaan op de voornemens/verwachtingen op het gebied van de organisatie voor het jaar 2024. Aan de orde komen achtereenvolgens het gemeentelijke organisatiebeleid en de GRSK, overige bedrijfsvoeringsinformatie en personeelsgegevens ambtelijke organisatie.

Een goed team P&O en een goed P&O beleid is van het grootste belang in een hele moeilijke arbeidsmarkt. Nu het weer onderdeel is van de eigen organisatie kunnen we hier sneller op sturen en een eigen invulling aan geven. Een goed voorbeeld hiervan is het project om de gemeente naar buiten extra te profileren als werkgever (Empoyer branding). Het beleid blijft erop gericht om een aantrekkelijke werkgever te zijn. Natuurlijk binnen de kaders van de CAO en in de Kempen is afgesproken niet te proberen onderling te concurreren met arbeidsvoorwaarden. Het is van belang dat het team P&O aandacht kan besteden aan dit goed werkgeverschap. De salarisadministratie en het beheer zijn uitbesteed en moeten eenvoudig en betrouwbaar verlopen. In 2023 heeft uitvoering en beheer te veel aandacht gevraagd, mogelijk moeten we de oplossing zoeken in een andere dienstverlener. Het team VTH is in januari 2023 gestart. In 2024 zullen we dit team verder opbouwen en zorgen voor een integrale aanpak van de implementatie van de omgevingswet samen met de afdeling ontwikkeling. 

De afdeling Ontwikkeling past zich steeds aan aan de planning en ambities (financiële mogelijkheden) van de gemeente.  Soms ontstaat de indruk, ook door maatregelen van het Rijk, dat geld en personele capaciteit de enige beperkingen zijn voor snelle uitvoering van projecten (woningbouw). Echter, participatie, inspraak, juridische procedures (wachttijd Raad van State, bescherming bedreigde diersoorten), afstemming met regio en economische omstandigheden (rente), bepalen zeker zo sterk de voortgang. De invloed die we als organisatie hebben op de voortgang van projecten is dus niet alleen afhankelijk van de beschikbaarheid van projectleiders, maar ook van allerlei andere externe factoren. We streven ernaar om de bemensing van de projecten op peil te houden zodat dit geen beperkende factor is voor de uitvoering.

Samenwerking in de GRSK
Voor het sociaal domein is de frontoffice ondergebracht bij Maatschappelijke Dienstverlening (MD) als onderdeel van de GRSK. Twee gemeenten (Eersel en Reusel de Mierden) deden dit al zelf. Oirschot heeft hier nu ook voor gekozen. Ook wij komen mogelijk voor de vraag te staan hoe dit te organiseren. Veiligheid en betrouwbaarheid van geautomatiseerde systemen is belangrijk en de bedreigingen nemen toe. Er zijn al gemeenten gegijzeld en de eisen voor informatiebeveiliging worden steeds strenger. We blijven alert en kritisch op onze eigen (SSC) mogelijkheden. Gemeente Oirschot is bezig met een strategische heroriëntatie op de samenwerking. Onduidelijk is nu nog wat de gevolgen zijn voor de Samenwerking Kempengemeenten.

- Rechtmatigheidsverklaring
Het college van burgemeester en wethouders is binnen de gemeente verantwoordelijk voor de naleving van de regelgeving. In de huidige situatie legt het college rechtstreeks verantwoording af over de (financiële) rechtmatigheid van het gevoerde bestuur, aan de hand van de rechtmatigheidsverantwoording in de jaarrekening. De accountant controleert vervolgens de rechtmatigheidsverantwoording op getrouwheid. De accountant kijkt dus of hetgeen het college meldt in de rechtmatigheidsverantwoording juist en volledig is. 
In de paragraaf Bedrijfsvoering van het jaarverslag worden de eventuele rechtmatigheidsfouten nader onderbouwd en wordt aangegeven welke beheersingsmaatregelen worden getroffen om toekomstige tekortkomingen in de rechtmatigheid (fouten of onduidelijkheden) te voorkomen.

- Informatiebeveiliging en privacy
Als gemeente hebben we te maken met gegevens en gevoelige informatie van onze inwoners. Zij verwachten dat wij zorgvuldig met deze gegevens omgaan. Gemeente Bladel moet daarom zowel bij intern gebruik als externe uitwisseling van informatie rekening houden met beveiligings- en privacyaspecten. Dat zorgt niet alleen voor betrouwbaarheid, maar ook voor een goede kwaliteit van de bedrijfsvoerings- en dienstverleningsprocessen. Basis voor het borgen van informatieveiligheid en privacy zijn de Baseline Informatiebeveiliging Overheid (BIO) en de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Jaarlijks vindt er controle plaats op het gebied van informatiebeveiliging middels ENSIA (Eenduidige Normatiek Single Information Audit). Hiermee leggen we interne verantwoording af aan de raad en externe verantwoording aan de toezichthouders van het Rijk. 

Om richting te geven aan informatiebeveiliging binnen gemeente Bladel is op basis van de BIO het Informatiebeveiligingsbeleid Kempengemeenten opgesteld en vastgesteld in 2021. De normen uit de BIO zijn in het informatiebeveiligingsplan vertaald naar maatregelen.

Het was de bedoeling dat het informatiebeveiligingsbeleid zou worden geactualiseerd in 2023. Aangezien de Baseline Informatiebeveiliging Overheid (BIO), waarop het informatiebeveiligingsbeleid op gebaseerd is, pas in oktober 2023 uitkomt, is dit niet haalbaar. Daarom komt de focus voor de rest van het jaar te liggen op de jaarlijkse ENSIA controle. Voor 2024 is er een groot samenwerkingsproject opgezet met de Kempengemeenten en het Shared Service Center (SSC), namelijk de opzetting van een Kempenbreed cyberplan. Omdat het risico op cyberaanvallen richting overheidsinstanties steeds aannemelijker oogt, moeten ook wij, samen met de Kempen, voorbereid zijn om te reageren als dit ons voorvalt. Samenwerking is hierbij de sleutel en het is tegenwoordig niet meer de vraag of het gebeurt, maar wanneer het gebeurt.

- Digitaal archief
Het e-depot blijft zich ontwikkelen als belangrijke archiefbewaarplaats voor de gemeente, de bouwvergunningen tot en met het jaar 2010 staan er reeds in. In 2024 zullen onder andere de milieudossiers en de videotulen van de raadsvergaderingen opgevoerd worden in het e-depot. Daarnaast wordt Powerbrowser gekoppeld aan het e-depot, waardoor alle te bewaren zaken van het team VTH gearchiveerd worden in het e-depot.
Het Team IPB blijft zich in 2024 inzetten om medewerkers die digitaal werken te faciliteren om ook digitaal te kunnen archiveren. De inrichting hiervan is verschillend per proces. Via het project informatiebeheerplan wil het Team IPB voor ieder proces in kaart brengen welke systemen, rollen, data, archiefbescheiden en andere informatieobjecten onderdeel zijn van dat proces. Het informatiebeheerplan is als ware een informatieplattegrond van de gehele organisatie. In 2023 is het begin van het informatiebeheerplan gemaakt. In 2024 wil het team ervoor zorgen dat het informatiebeheerplan volledig is, maar ook dat deze bruikbaar is voor de gehele organisatie. Met het informatiebeheerplan is het makkelijker om risico- en informatie analyses uit te voeren waardoor de organisatie meer grip heeft op informatie.

- Communicatie
Doelen
We communiceren actief, open en op een begrijpelijke manier met iedereen die iets met de gemeente Bladel te maken heeft. 

Prestaties 
In de informatievoorziening aan inwoners en instellingen besteden we veel aandacht aan zowel offline als online communicatiekanalen. Zo bereiken we meer belanghebbenden met informatie over gemeentelijk beleid.  Team Communicatie richt zich verder in 2024 op het verbeteren van communicatie binnen de hele organisatie. Want communiceren is niet alleen van Team Communicatie; dat doen we met de hele organisatie. We werken vanuit communicatiewaarden die helpen bij het maken van keuzes. Dat brengt focus aan in hoe en waarover we communiceren. Zo helpen we de organisatie om actief, open en begrijpelijk te communiceren met hun doelgroepen. 

Op 1 januari 2024 is de verwachte formatie omvang van de ambtelijke organisatie (excl. raad, college van burgemeester & wethouders en griffie) circa 107,1 fte (2023: 83,24 fte). Deze verwachte formatie wordt bezet door 115 personen. De gemiddelde verwachte leeftijd op 1 januari 2024 is 43 jaar (2023: 45,36 jaar).

De navolgende verbonden partijen worden betrokken bij het realiseren van de geformuleerde doelstellingen:
• BIZOB
• Samenwerking Kempengemeenten.