4.9 Overhead en ondersteuning organisatie

Bedrijfsvoering is ondersteunend – niet ondergeschikt - en faciliterend aan ontwikkelingen (uitvoering van speerpunten) in de organisatie. Daarnaast is er een aantal speerpunten waarbij de bedrijfsvoering zelf een leidende rol heeft. 

In Bladel staat de mens, onderneming of maatschappelijke instelling centraal. Service en contact vinden wij belangrijk. Onze dienstverlening bestaat uit een gastvrije benadering, heldere communicatie, meedenken en het aanbieden van maatwerkoplossingen.

Hier onder worden de beleidsindicatoren uit de BBV-basisset gepresenteerd:

Onderstaand worden de (nieuwe) wensen voor de planperiode 2023-2027 opgesomd en toegelicht.

Gemeentehuis: renovatie dak / vervanging installaties / energiebesparende maatregelen 
De koel- en luchtbehandelings-, warmtapwaterinstallaties en regeltechniek worden vervangen en tevens verduurzaamd (kanalen, leidingen en appendages t.a.v. deze installaties worden geïsoleerd). Conventionele verlichting wordt (op natuurlijke momenten) vervangen door slimme LED verlichting. Drukverhogingsunit, vuilwaterpompen (gemalen) worden vervangen.
Voor de geplande maatregelen van het oudbouw deel, (uitbreiden) zonnepanelen, verduurzaming bouwkundige schil, vervangen zonwering en plaatsen nieuwe luchtbehandelingskasten, worden in 2025 plannen uitgewerkt.

Uitbreiding formatie
Komende jaren wordt een piek verwacht in de aanvraag van rijbewijzen en paspoorten. Om deze piek op te kunnen vangen zal extra formatie KCC van 1,5 fte benodigd zijn. Deze formatie-uitbreiding kan voor een belangrijk deel gedekt worden ten laste van de hogere legesopbrengsten (zie Bestuur en ondersteuning).

De navolgende verbonden partijen worden betrokken bij het realiseren van de geformuleerde doelstellingen:
• Samenwerking Kempengemeenten
• Stichting Bureau Inkoop en Aanbestedingen Zuidoost-Brabant (Bizob)

Bedrijfsvoering algemeen
De loonkosten zijn gebaseerd op de begrote formatie, waarbij rekening gehouden wordt met een structurele loonstijging in 2023 conform de vastgestelde CAO gemeenten. De gesprekken over een nieuwe CAO voor 2024 en verder met de vakbonden zijn begonnen, waarbij een passende loonontwikkeling gewenst is. Voor de loonstijging 2024 is vooralsnog rekening gehouden met een generieke loonmutatie van 3,30%. Het is te voorzien dat de ongekend hoge krapte op de arbeidsmarkt tot nog meer capaciteitsdilemma's bij de aanpak van maatschappelijke opgaven en dienstverlening van de gemeente zal leiden. Het blijft een uitdaging om vacatures goed in te kunnen vullen.

Er wordt ook rekening gehouden met het toekennen van eventuele periodieke verhogingen voor de medewerk(st)ers die daarvoor in aanmerking komen. Algemeen worden steeds vaker startende medewerk(st)ers eerst ingehuurd via een detacheringsbureau. Deze invulling van de proeftijd is voor de gemeente prettig omdat geen verplichtingen ontstaan. Het wordt ook steeds meer noodzaak omdat de bureaus de mensen direct van de opleidingen binnenhalen om op deze wijze in te zetten. De kosten zijn als directe kosten toegerekend aan de verschillende programma's, omdat ze volledig gericht waren op de externe klant. Voorts ontvangen we vergoedingen wegens detacheringswerkzaamheden en facilitaire dienstverleningen (zoals o.a. KBP, Maatschappelijke Dienstverlening, Visit en Rabobank). De stijging van de kosten wordt daarnaast veroorzaakt door de uitbreidingen van de formatie (in perspectiefnota 2023 en begroting 2024).

We zien een toename in overlast van een specifiek groep jeugd. Dit heeft inmiddels zo’n serieuze vormen aangenomen, dat er een meer professionele aanpak nodig is, om deze jeugd op het rechte pad te houden en te krijgen. Met deze middelen kunnen we professionele hulp inhuren met expertise in deze problematiek. Voor de specifiek groep jeugd huren we tot en met 2025 professionele hulp in met ervaring met deze zwaardere problematiek. De kosten verrekenen we met de programma's "Veiligheid" en "Volksgezondheid en milieu".

Alle kosten, die direct toegerekend kunnen worden aan heffingen en leges, komen ten laste van deze producten. Voor indirecte kosten, ook wel overhead genoemd, is dit niet mogelijk. Deze indirecte kosten bestaan onder andere uit kosten voor ICT, huisvesting, inkoop en financiën. Deze kosten begroten we volgens de verslagleggingsvoorschriften (BBV) centraal in programma ‘Overhead en ondersteuning organisatie’. Voor het berekenen van tarieven brengen we een deel van de indirecte kosten ten laste van de tarieven. Dit doen we met een opslag van de overhead als percentage op de directe loonkosten. De grondslagen voor de toerekening van overhead zijn in de "Financiële verordening gemeente Bladel 2023 " vastgelegd. De toerekening van overhead aan de heffingen geschiedt op basis van een opslag met een vast percentage. Het percentage wordt vastgesteld met de formule: (totale kosten overhead / omvang totale personeelslasten inclusief totale kosten overhead) x 100%. Het is een eenvoudige methode om de overhead toe te rekenen aan de doorbelaste directe loonkosten. De toerekening doen we op basis van gemiddelde uurtarieven. Op basis van de cijfers uit de begroting 2024 betekent dit percentage 64% (2023: 65%).

Het centraal moeten begroten en verantwoorden van alle overhead, pakt nadelig uit als normaliter een deel van de overheadkosten ten laste van grote projecten of investeringen gebracht zou kunnen worden. Daarom is het toegestaan de betreffende overheadkosten op indirecte wijze toch aan die investeringen en projecten (grondexploitaties) toe te rekenen. Daarbij is dezelfde verdeelsleutel als bij de heffingen en tarieven gehanteerd. De overige personeelskosten hebben voornamelijk betrekking op personeel gerelateerde kosten, zoals studiekosten, contributies, schrijf- en kantoorbenodigdheden, verzekeringen, bijdrage aan MRE archief, kosten van Bizob en dergelijke. 

Niet alle ICT-kosten drukken op de begroting van de SSC-samenwerking. De SSC-kosten hebben slechts betrekking op ICT-kosten welke gerangschikt worden onder de noemer van ‘basisdienstverlening’. Deze kosten worden voor alle samenwerkende gemeenten gemaakt. Wij hebben daarnaast behoefte aan een aantal voor Bladel specifieke ICT faciliteiten. Deze faciliteiten zijn dus afgestemd op onze eigen specifieke wensen/behoeften. Omdat dit niet voor iedere gemeente van toepassing is moeten wij hiervoor afzonderlijk betalen.

De kosten van receptie en callcenter hebben betrekking op ondersteuning in het primaire proces en maken daarom onderdeel uit van de overheadkosten. De kosten van het KCC worden voor 60% als directe kosten toegerekend aan de betreffende programma's. 

Voor de incidentele lasten wordt verwezen naar de toelichting in het overzicht in de financiële begroting.

Kempensamenwerking
We werken met de overige Kempengemeenten samen op verschillende beleidsterreinen. De werkzaamheden van de afdelingen Maatschappelijke Dienstverlening (MD) hebben directe relatie met externe klanten. Dit samenwerkingsonderdeel is als directe kosten toegerekend aan de verschillende programma's, omdat ze volledig gericht zijn op de externe klant. De werkzaamheden van het SSC hangen daarentegen meer samen met de ondersteuning van de medewerkers in het primaire proces. Deze kosten verantwoorden we daarom onder de noemer “overhead”. De kosten van deze samenwerkingsonderdelen zijn gebaseerd op de vastgestelde begroting 2024 van de Samenwerking Kempengemeenten (SK). De SK heeft 2022 afgesloten met een voordelig rekeningresultaat. Het bestuur van de SK heeft besloten het voordelig resultaat te restitueren aan de deelnemende gemeenten. 
Met ingang van 2023 zijn op basis van de keuzes uit "Opnieuw Verbinden" de werkzaamheden van Personeel & Organisatie (P&O) en Vergunningverlening, Toezicht en Handhaving  (VTH) weer ingevlochten in onze organisatie. 

Facilitair en huisvesting
De interne dienstverlening aan de organisatie is gericht op het efficiënt en effectief laten functioneren van de gemeentelijke organisatie. Dit doen we door het aanbieden van huisvesting en andere facilitaire diensten, het informatiebeheer (post- en archiefzaken) en de bestuurs- en managementondersteuning e.d. Deze uitgaven hebben betrekking op het beheer en onderhoud van het gemeentehuis, zoals energiekosten, schoonmaak, storting onderhoudsvoorziening en inventaris. 

In onderstaand overzicht wordt het totaal van de baten en lasten de overhead weergegeven: