Overhead en ondersteuning organisatie

Overhead en ondersteuning organisatie

Bedrijfsvoering is ondersteunend – niet ondergeschikt - en faciliterend aan ontwikkelingen (uitvoering van speerpunten) in de organisatie. Daarnaast is er een aantal speerpunten waarbij de bedrijfsvoering zelf een leidende rol heeft. Waarvan een deel al eerder in gang is gezet.
Enerzijds vraagt de uitvoering van speerpunten om flexibiliteit en maatwerk, anderzijds vragen ze om consistentie en beheersbaarheid / controleerbaarheid. Voor een goede bedrijfsvoering dienen al deze aspecten in een goede balans met elkaar te staan. Om deze balans te behouden, dient continu tussen bestuur en ambtelijke organisatie een open gelijkwaardige dialoog van afstemming / invulling / timing / bijstelling van alle ambities (wettelijke verplichtingen, gemeentelijke speerpunten, maatschappelijk ontwikkelingen etc.) plaats te vinden.

De gemeentelijke bedrijfsvoering volgt en anticipeert op ontwikkelingen in de maatschappij, door de optimale ondersteuning van het primaire proces. De relatie van bedrijfsvoering met het primaire proces kenmerkt zich als een ‘klant-leverancier'

Wat gaan we doen?

Wat weten we nog meer?

Hier onder worden de beleidsindicatoren uit de BBV-basisset gepresenteerd:

Naam Indicator Eenheid B-2021 Eenheid B-2022 Bron
Formatie 2021: 3,91 fte 2022: 3,92 fte per 1.000 inwoners Eigen begroting
Bezetting 2021: 3,52 fte 2022: 3,86 fte per 1.000 inwoners Eigen begroting
Apparaatskosten 2021: € 445,- 2022: € 456,- per inwoner Eigen begroting
Externe inhuur 2021: 7,37% 2022: 3,19% van totale loonsom + totale kosten inhuur externen Eigen begroting
Overhead 2021: 11,10% 2022: 11,29% van totale lasten (exclusief toevoegingen aan reserves) Eigen begroting

Meerjarenprogramma

Onderstaand worden de (nieuwe) wensen voor de planperiode 2021-2025 opgesomd en toegelicht.

A/B omschrijving investeringen budgettaire lasten / baten
(bedragen x € 1.000,-) 2021 2022 2023 2024 2025 2021 2022 2023 2024 2025
A gemeentehuis: renovatie dak -25 -1
A gemeentehuis: vervanging installaties -91 -7
A gemeentehuis: energiebesparende maatregelen -431 -33
totaal lasten overhead -547 -41
(- = nadeel en + = voordeel)

Toelichting op meerjarenprogramma

Gemeentehuis: renovatie dak / vervanging installaties / energiebesparende maatregelen 
De koel- en luchtbehandelings, warmtapwaterinstallaties en regeltechniek worden vervangen en tevens verduurzaamd (kanalen, leidingen en appendages t.a.v. deze installaties worden geïsoleerd). Conventionele verlichting wordt (op natuurlijke momenten) vervangen door slimme LED verlichting. Drukverhogingsunit, vuilwaterpompen (gemalen) worden vervangen.
Voor de geplande maatregelen van het oudbouw deel, (uitbreiden) zonnepanelen, verduurzaming bouwkundige schil, vervangen zonwering en plaatsen nieuwe luchtbehandelingskasten, worden in 2025 plannen uitgewerkt.

Ontwikkelingen

Kempengemeenten Opnieuw Verbinden
In 2020 is vanuit de directie SK het project “Opnieuw Verbinden van de Kempengemeenten” gestart teneinde deze samenwerking aan te passen aan de huidige tijd en de wensen en eisen die er door voortschrijdend inzicht vanuit de deelnemende organisaties aan worden gesteld. In 2020 en 2021 worden de veranderplannen opgesteld en ter besluitvorming aan de daartoe bevoegde gremia voorgelegd. De uitvoering en implementatie starten mogelijk in 2021, maar in ieder geval in 2022, zodat de actualisatie van de samenwerking op 1 januari 2023 in werking kan treden.

Wat mag het kosten?

Bedrijfsvoering algemeen
De loonkosten zijn gebaseerd op de begrote formatie, waarbij rekening gehouden wordt met een structurele loonstijging van 2,50% in 2021 en 1,80% in 2022.  Op 19 februari j.l. hebben de bonden het overleg voor een nieuwe cao Gemeenten opgeschort. De gemeenteambtenaren krijgen niet de waardering die zij verdienen. Bonden vinden het bod van de werkgever (VNG) ver onder de maat en hebben hierop het overleg opgeschort. Indien de gevolgen van een nieuwe cao-akkoord bekend zijn dan zullen wij t.z.t. de geraamde loonstijging hierop aanpassen. Ook wordt rekening gehouden met het toekennen van eventuele periodieke verhogingen voor de medewerk(st)ers die daarvoor in aanmerking komen. Algemeen worden steeds vaker startende medewerkers eerst ingehuurd via een detacheringsbureau. Deze invulling van de proeftijd is voor de gemeente prettig omdat geen verplichtingen ontstaan. Het wordt ook steeds meer noodzaak omdat de bureaus de mensen direct van de opleidingen binnenhalen om op deze wijze in te zetten. De kosten zijn als directe kosten toegerekend aan de verschillende hoofdtaakvelden, omdat ze volledig gericht waren op de externe klant. Voorts ontvangen we vergoedingen van het KBP (t/m 2023) en Reusel-De Mierden (t/m 2020) wegens detacheringswerkzaamheden.

De vijf Bladelse ouderenbonden hebben hun visie op het gemeentelijk ouderenbeleid aangeboden aan de gemeente. In reactie op dit visiedocument ‘(voorbereiden op) Ouder worden in de gemeente Bladel’, is voor een periode van 2 jaar één ouderenconsulent Bladel aangesteld. Deze gemeentelijke ouderenconsulent moet de zelfstandig thuiswonende Bladelse ouderen ondersteunen op het gebied van wonen, welzijn, inkomen en zorg. 

Alle kosten, die direct toegerekend kunnen worden aan heffingen en leges, komen ten laste van deze producten. Voor indirecte kosten, ook wel overhead genoemd, is dit niet mogelijk. Deze indirecte kosten bestaan onder andere uit kosten voor ICT, huisvesting, inkoop en financiën. Deze kosten begroten we volgens de nieuwe verslagleggingsvoorschriften (BBV) centraal in taakveld ‘Overhead en ondersteuning organisatie’. Voor het berekenen van tarieven brengen we een deel van de indirecte kosten ten laste van de tarieven. Dit doen we met een opslag van de overhead als percentage op de directe loonkosten. De grondslagen voor de toerekening van overhead zijn in de Financiële verordening 2019 vastgelegd. De toerekening van overhead aan de heffingen geschiedt op basis van een opslag met een vast percentage. Het percentage wordt vastgesteld met de formule: (totale kosten overhead / omvang totale personeelslasten inclusief totale kosten overhead) x 100%. Het is een eenvoudige methode om de overhead toe te rekenen aan de doorbelaste directe loonkosten. De toerekening doen we op basis van gemiddelde uurtarieven. Op basis van de cijfers uit de begroting 2022 betekent dit percentage 65% (2021: 62%).

Het centraal moeten begroten en verantwoorden van alle overhead, pakt nadelig uit als normaliter een deel van de overheadkosten ten laste van grote projecten of investeringen gebracht zouden kunnen worden. Daarom is het toegestaan de betreffende overheadkosten op indirecte wijze toch aan die investeringen en projecten (grondexploitaties) toe te rekenen. Concreet betekent dit dat we voor de rendabele activiteiten van de grondexploitaties alsnog € 205.000,- intra comptabele kosten toerekenen. Daarbij is dezelfde verdeelsleutel als bij de heffingen en tarieven gehanteerd.

De overige personeelskosten hebben voornamelijk betrekking op personeel gerelateerde kosten, zoals studiekosten, contributies, schrijf- en kantoorbenodigdheden, verzekeringen, bijdrage aan MRE archief, kosten van Bizob en dergelijke. Gelet op een aantal majeure projecten (voorbereiding van herinrichting N284, centrumontwikkelingen Bladel en realisatie MFA Hapert e.d.) welke aanzienlijke ambtelijke capaciteit vragen is het noodzakelijk dat gedurende twee jaar personeel ingehuurd wordt om te borgen dat de lopende zaken toch adequaat uitgevoerd kunnen worden. Dat verklaart de toename van de kosten.

Niet alle ICT-kosten drukken op de begroting van de SSC-samenwerking. De SSC-kosten hebben slechts betrekking op ICT-kosten welke gerangschikt worden onder de noemer van ‘basisdienstverlening’. Deze kosten worden voor alle samenwerkende gemeenten gemaakt. Wij hebben daarnaast behoefte aan een aantal voor Bladel specifieke ICT faciliteiten. Deze faciliteiten zijn dus afgestemd op onze eigen specifieke wensen/behoeften. Omdat dit niet voor iedere gemeente van toepassing is moeten wij hiervoor afzonderlijk betalen.

Een deel van de kosten van het KCC zijn als directe kosten toegerekend aan de betreffende hoofdtaakvelden. De stijging van de kosten wordt veroorzaakt door de doorwerking van de geraamde loonmutaties 2022. De kosten van receptie en callcenter hebben betrekking op ondersteuning in het primaire proces en maken daarom onderdeel uit van de overheadkosten.

Voor de incidentele lasten wordt verwezen naar de toelichting in het overzicht in de financiële begroting.

Kempensamenwerking
We werken met de overige Kempengemeenten samen op verschillende beleidsterreinen. De werkzaamheden van de afdelingen Maatschappelijke Dienstverlening (MD) en Veiligheid, Toezicht en Handhaving (VTH) hebben directe relatie met externe klanten. Deze samenwerkingsonderdelen zijn als directe kosten toegerekend aan de verschillende hoofdtaakvelden, omdat ze volledig gericht zijn op de externe klant. De werkzaamheden van P&O en het SSC hangen daarentegen meer samen met de ondersteuning van de medewerkers in het primaire proces. Deze kosten verantwoorden we daarom onder de noemer “overhead”.

De kosten van deze samenwerkingsonderdelen zijn gebaseerd op de vastgestelde begroting 2022 van de Samenwerking Kempengemeenten. De SK heeft 2019 en 2020 afgesloten met positieve rekeningresultaten. Het algemeen bestuur van de SK heeft besloten dit te restitueren aan de deelnemende gemeenten. Dit leidt voor de jaren 2020 en 2021 tot eenmalige voordelen.

Facilitair en huisvesting
De interne dienstverlening aan de organisatie is gericht op het efficiënt en effectief laten functioneren van de gemeentelijke organisatie. Dit doen we door het aanbieden van huisvesting en andere facilitaire diensten, het informatiebeheer (post- en archiefzaken) en de bestuurs- en managementondersteuning e.d. Deze uitgaven hebben betrekking op het beheer en onderhoud van het gemeentehuis, zoals energiekosten, schoonmaak, storting onderhoudsvoorziening en inventaris.

De kapitaallasten voor het gemeentehuis stijgen als gevolg van de geplande investeringen voor het energiebesparende matregelen van het dak van het gemeentehuis. Het verloop ná 2023 wordt ook veroorzaakt door lagere lasten als gevolg van vrijval kapitaallasten. Vanaf 2025 stijgen de lasten als gevolg van de doorwerking van het meerjarenprogramma.

In onderstaand overzicht wordt het totaal van de baten en lasten de overhead weergegeven:

Bedragen Rekening Begroting Begroting Meerjarenraming
(bedragen x € 1.000,-) 2020 2021 2022 2023 2024 2025
Lasten
overhead n -5.209 n -5.817 n -6.077 n -6.126 n -6.102 n -6.161
Totaal lasten n -5.209 n -5.817 n -6.077 n -6.126 n -6.102 n -6.161
Baten
overhead v 261 v 201 v 199 v 199 v 158 v 158
Totaal baten v 261 v 201 v 199 v 199 v 158 v 158
Geraamd saldo van baten en lasten n -4.948 n -5.616 n -5.878 n -5.927 n -5.944 n -6.003
(- = nadeel en + = voordeel)