Bedrijfsvoering

Voorwoord

Een gemeentelijke organisatie kent op hoofdlijnen drie functies: dienstverlening aan de burgers (individueel en collectief), voorbereiding van beleid voor het bestuur, en ondersteunende diensten om de dienstverlening en de beleidsvoorbereiding mogelijk te maken. In deze paragraaf wordt ingegaan op de voornemens/verwachtingen op het gebied van de organisatie voor het jaar 2022. Aan de orde komen achtereenvolgens het gemeentelijke organisatiebeleid en de GRSK, overige bedrijfsvoeringsinformatie en personeelsgegevens ambtelijke organisatie.

Organisatiebeleid

1. De organisatie en de GRSK
In de vorige begroting gaven wij aan dat we onze organsisatie steeds aanpassen aan de eisen van de tijd en aan onze ambitie. Elke vacature zien we als een kans om de organisatie mee te laten ontwikkelen met de buitenwereld en de eisen die aan ons gesteld worden. De organisatie groeit mee met ambitie en mogelijkheden, en krimpt als er minder kan. Zo is de organisatie, na een periode van krimp door bezuinigingen, de afgelopen jaren weer gegroeid om al het werk aan te kunnen.
Onze ambitie is vanzelfsprekend altijd groot, maar moet vaak getemperd worden door de financiële mogelijkheden. We kennen nu een periode waarin veel mogelijk is. Het gevolg is dat er al veel projecten lopen en dat we er nog meer op stapel hebben staan.
Daarbovenop is er een grote behoefte aan woningen. Niet alleen in onze gemeente maar landelijk. En er zijn landelijk nieuwe opgaven gekomen: klimaatadaptatie en energietransitie. Er is daardoor in een korte tijd een grote schaarste ontstaan aan geschikte mensen voor al deze opgaven. Alleen al voor de energietransitie zijn, volgens een rapport van de Raad voor het Openbaar Bestuur (ROB), voor gemeenten duizenden mensen nodig. De opleidingen leveren mondjesmaat. Vorig jaar konden we hier nog delen dat we ons met succes op startende talenten richtten omdat ervaren krachten niet te vinden waren. Inmiddels is ook de toevoer van de opleidingen grotendeels opgedroogd. Gelet op het aantal leerlingen dat jaarlijks van sommige gespecialiseerde opleidingen af komt (archief bijv.) zal dit tekort alleen maar groeien.

Niet alleen op de arbeidsmarkt zijn ze schaars, ook via bureau's zijn ze nauwelijks nog te vinden. Lang is het ons gelukt ook in de moeilijke markt nog mensen te vinden, maar we merken dat het stereds lastiger wordt. De schaarste wordt nu acuut veroorzaakt door de landelijke toename van het werk en de financiële mogelijkheden. Maar het is meer dan een conjunctuurprobleem. De vorige economische crisis en Corona hebben een andere, lange termijn, ontwikkeling buiten beeld gehouden: demografie. De grote groep babyboomers stroomt nu uit en de groep jongeren om hen te vervangen is veel kleiner. Dit raakt alle sectoren, dus ook de overheid. De grote uitdaging voor de komende jaren is het organiseren van het werk met minder mensen. Niet omdat we er geen geld voor hebben, maar eenvoudig omdat ze er niet zijn. Landelijk wordt al gesproken over maatregelen als een langere werkweek. We zullen de komende jaren zelf ook naar oplossingen moeten zoeken om meer werk met minder mensen te doen.

Deze ontwikkelingen maken het nog belangrijker om ons beleid voort te zetten waarbij we veel aandacht besteden aan de arbeidsomstandigheden, vitaliteit en dergelijke. Dit zal zeker ook bijgedragen hebben aan de dalende trend in ons ziekteverzuim. Dit is nu zo laag dat er al naar geïnformeerd werd door een gemeente uit Drenthe.

Opnieuw Verbinden, zoals het project voor de evaluatie van de governance en organisatie van de GRSK is genoemd, zal ook voor onze eigen organisatie gevolgen hebben. Taken die niet meer bij de GRSK passen kunnen terug naar de gemeente komen, of in een ander verband georganiseerd worden. We zien dit vooral als een kans om, na een periode van stagnatie, stappen voorwaarts te zetten. In 2023 moet Opnieuw Verbinden gereed zijn. Taken die terug naar de gemeenten komen zijn dan ingepast in de organisatie.

2. Overige bedrijfsvoeringsinformatie
- Rechtmatigheidsverklaring
Het college is binnen de gemeente verantwoordelijk voor de naleving van de regelgeving. In de huidige situatie geeft de accountant in de controleverklaring een oordeel over de rechtmatigheid van het handelen van de gemeente. In de toekomstige situatie legt het College van B&W rechtstreeks verantwoording af over de (financiële) rechtmatigheid van het gevoerde bestuur, aan de hand van de rechtmatigheidsverantwoording in de jaarrekening. De accountant controleert vervolgens de rechtmatigheidsverantwoording op getrouwheid. De accountant kijkt dus of hetgeen het college meldt in de rechtmatigheidsverantwoording, juist en volledig is.
Aanvankelijk was het voornemen om de rechtmatigheidsverantwoording met ingang van het verslagjaar 2021 in te laten gaan. Om de volgende redenen is dat volgens het Ministerie van BZK niet meer haalbaar:

  • Door corona zijn de verantwoording en controle voor dit jaar al complexer geworden, waardoor de invoering van de rechtmatigheidsverantwoording op korte termijn niet opportuun is.
  • Gemeenten en provincies kunnen nu te laat kennisnemen van veranderingen, zoals de nog door te voeren wijzigingen in de regelgeving, in onder meer het Besluit begroting en verantwoording (BBV) en het Besluit accountantscontrole decentrale overheden (BADO).
  • De (interne en externe) controlewerkzaamheden voor de jaarrekening 2021 zijn al begonnen.

Daarom zullen gemeenten naar verwachting voor het verslagjaar 2022, voor de eerste keer een rechtmatigheidsverantwoording op moeten nemen in de jaarrekening. Ook dit laatste is vanzelfsprekend onder voorbehoud van parlementaire goedkeuring. In onderstaande tabel zijn de wijzigingen opgenomen ten aanzien van de invoering van de rechtmatigheidsverantwoording. 

Opzet jaarrekening t/m 2021 Opzet jaarrekening vanaf 2022
Het vastgestelde normenkader wordt getoetst door de accountant. Door het college wordt het vastgestelde normenkader getoetst.
De accountant rapporteert over het getrouwe beeld en de rechtmatigheid. De rechtmatigheidsfouten en onzekerheden zijn medebepalend voor de strekking van de controleverklaring. Het college rapporteert over rechtmatigheidsfouten en eventuele onduidelijkheden. De accountant betrekt de rechtmatigheidsverantwoording bij het oordeel over de getrouwheid.
De raad/auditcommissie spreekt met de accountant over de bevindingen van de rechtmatigheid. De raad/auditcommissie spreekt met het college over de bevindingen van de rechtmatigheid.

Momenteel is de organisatie bezig met het treffen van de maatregelen voor de implementatie van de rechtmatigheidsverantwoording over het boekjaar 2021. De invoering zal gezien worden als een pilot welke afgestemd gaat worden met de accountant.

- Informatiebeveiliging en privacy
Gemeenten hebben een grote verantwoordelijkheid om hun informatievoorziening te beveiligen en veilig te houden. Ook moeten inwoners er vanuit kunnen gaan dat de gemeente zorgvuldig met hun gegevens omgaat. Als basis hiervoor gebruiken we de ‘baseline informatiebeveiliging gemeenten’ (BIO) die in 2020 is ingegaan en de ‘algemene verordening gegevensbescherming’ (AVG) die in 2018 is ingegaan.

Om te zorgen dat we zo goed mogelijk aan deze normen voldoen, is er een Plan-Do-Check-Act cyclus ingesteld. Informatiebeveiliging en privacy zijn processen van plannen, uitvoeren, controleren en bijstellen. Op basis van het begin 2021 vernieuwde informatiebeveiligingsbeleid, welke gebaseerd is op de BIO, is een informatiebeveiligingsplan opgesteld. Dit plan wordt regelmatig herbeoordeeld en bijgesteld waar nodig. Voorbeelden van wat er in dit plan staat is het vernieuwen van het gemeentelijke toegangsbeleid en nog meer aandacht besteden aan bewustwording. Daarnaast vindt er jaarlijks controle plaats op de stand van zaken wat betreft informatiebeveiliging aan de hand van de ‘Eenduidige normatiek single information audit’ (ENSIA). Onder andere aan de hand van de uitkomst hiervan wordt het informatiebeveiligingsplan bijgesteld en worden nieuwe prioriteringen aangeduid.

De gemeente Bladel maakt gebruik van een tool die helpt om zo goed mogelijk te voldoen aan de BIO en de AVG. Hiervoor wordt IC Content gebruikt. Deze tool levert standaarden van beleidsstukken en procedures en ook de stand van zaken per norm kan worden bijgehouden met deze tool. De leverancier van deze tool is in 2020 overgenomen, waardoor deze tool naar verwachting tot eind 2022 beschikbaar zal zijn. Gekeken wordt of het logisch is om al eerder over te gaan op een nieuwe tool. Belangrijk hierbij is dat we hierover afstemmen met de andere Kempengemeenten en de GRSK, omdat er op het gebied van informatiebeveiliging en privacy veel samengewerkt wordt.

Naast het zo goed mogelijk op orde hebben van alle beleidsstukken, is bewustwording in de organisatie ook erg belangrijk. Alles kan nog zo goed geregeld zijn, wanneer medewerkers niet zorgvuldig omgaan met (persoons)gegevens of inloggegevens, kan alles voor niets zijn geweest. Daarom blijven bewustwordingscampagnes en trainingen belangrijk. Hiervoor is budget vrijgemaakt, er wordt gebruikt gemaakt van apps zoals ‘awaretrain’ waarmee medewerkers getraind worden en er wordt in de gaten gehouden of we kunnen aansluiten bij campagnes uit de informatie beveiligingsdienst.

- Juridische ontwikkelingen
Wet elektronisch publiceren (WEP):
Deze wet is al op 1 juli 2021 deels in werking getreden, een belangrijk onderdeel treedt echter pas op 1 juli 2022 in werking. Vanaf dat moment zijn gemeenten verplicht om ontwerpbesluiten (bijvoorbeeld bestemmingsplannen) digitaal ter inzage te leggen. Vanaf dat moment kunnen mensen dus via internet inzage krijgen in de gemeentelijke ontwerpbesluiten die onder deze wet vallen. Op dit moment is het al vaak zo dat kennisgevingen gepubliceerd worden, maar dat ook de inhoud van de documenten in zijn geheel gepubliceerd worden is nieuw. Nu is het nog zo dat de documenten zelf in fysieke vorm op het gemeentehuis ter inzage liggen.

Wet modernisering elektronisch bestuurlijk verkeer (WMEBV):
Deze wet wijzigt de Algemene wet bestuursrecht (Awb). Het belangrijkste gevolg van deze wetswijziging is dat burgers keuzevrijheid krijgen in hun communicatie met de overheid. Zij mogen voortaan kiezen tussen analoge en digitale communicatie. In veel gevallen is het nu al zo dat digitaal gecommuniceerd wordt met burgers wanneer zij aangeven daarvoor open te staan. De officiële stappen zijn echter vaak nog op papier, zoals het indienen van een aanvraag. Dat is ook direct de belangrijkste uitdaging voor de gemeente. We moeten voor alle procedures zorgen dat de aanvraagformulieren digitaal ingevuld kunnen worden.

Wet open overheid (Woo):
Dit is de vervanger van de Wet openbaarheid van bestuur (Wob). De belangrijkste wijziging ten opzichte van de huidige situatie is dat overheden (gefaseerd) documenten actief openbaar moeten maken. Dat betekent dat wij volledige documenten op internet moeten gaan plaatsen. In feite moet een deel van het gemeentelijk archief digitaal beschikbaar worden. Het doel van deze wet is om meer transparantie te bieden aan burgers. Zij hoeven niet langer een verzoek in te dienen om documenten in te zien (zoals nu in de Wob is geregeld) maar kunnen zelf op de publicatiewebsite zoeken naar het gewenste document.

- Digitaal archief
Het e-Depot kan gezien worden als een digitaal archief waarin een breed scala aan bestandsformaten duurzaam en toegankelijk kan worden bewaard, gebruikt en ter beschikking worden gesteld. In eerste instantie zijn e-Depots het leven in geroepen als statische archieven waarin uitsluitend blijvend te bewaren stukken in zouden worden opgeslagen. Recente ontwikkelingen op het gebied van informatiebeheer hebben uitgewezen dat het e-Depot ook een prima opslaglocatie is voor op termijn te vernietigen stukken waardoor de positie van het e-depot dus kan verschuiven richting semi-statisch. In de toekomst zal het e-Depot daarom ook voor Bladel breder kunnen worden ingezet.

Bladel beoogt op deze ontwikkelingen in te spelen door per werkproces en bestandssoort te bepalen of het e-Depot als opslaglocatie van toegevoegde waarde zou kunnen zijn. Het veilig stellen van cultureel erfgoed en documenten van algemeen belang hebben daarbij prioriteit. Hierbij kan worden gedacht aan dossiers die betrekking hebben op de omgeving en de openbare ruimte (vergunningen, onderzoeken). Een ander prioriteitsgebied zijn bestanden die momenteel niet correct kunnen worden gearchiveerd. Een relevant voorbeeld is bewegend beeld (video’s), waarvoor momenteel nog geen veilige opslaglocatie wordt ingezet. Kortom, in 2022 wordt ingezet op een optimale benutting van de kansen en voordelen van het e-Depot.

- Communicatie
Team Communicatie richt zich in 2022 op het doorontwikkelen van communicatie in de hele organisatie. Want goede communicatie binnen, over en namens de bestuurlijke en ambtelijke organisatie is een opdracht voor ons allemaal. Het is belangrijk niet alleen informatie te zenden, maar ook op te halen wat er leeft bij inwoners, ondernemers, verenigingen en instellingen. Zodat we daar als gemeente goed op kunnen aansluiten en mensen beter kunnen betrekken bij zaken die hen aangaan. Participatie zetten we in als een belangrijk middel. Deze rol van participatie in projectcommunicatie groeit de komende jaren. Middelen die daarbij ingezet kunnen worden zijn bijvoorbeeld het digitale inwonerspanel, informatieavonden, online uitzendingen waarbij mensen live kunnen reageren en interactieve kaarten op websites van gemeentelijke projecten.

3. Personeelsgegevens ambtelijke organisatie
- Personeelsformatie
Op 1 januari 2022 is de verwachte formatie omvang van de ambtelijke organisatie (excl. raad en college van burgemeester & wethouders) circa 82,77 fte (2021: 80,77 fte). Deze verwachte formatie wordt bezet door 99 personen. De gemiddelde verwachte leeftijd op 1 januari 2022 is 43,05 jaar (2021: 45,0 jaar).