1. Ambtelijke organisatie
Opnieuw Verbinden afgerond
Opnieuw Verbinden was de naam voor de heroriëntering op de samenwerking in de Kempen. In de gemeenschappelijke regeling GRSK zaten voor Bladel VTH (vergunningverlening, toezicht en handhaving), Maatschappelijke Dienstverlening (Uitvoering sociaal domein; o.a. jeugdzorg en WMO), SSC voor automatisering en P&O. VTH en P&O worden vanaf 2023 weer onderdeel van de gemeentelijke organisatie. In 2022 zijn deze onderdelen opgebouwd. Tegelijkertijd zijn voor de GRSK en de deelnemende gemeenten nieuwe softwarepakketten aangeschaft. De inrichting hiervan is belangrijk. De samenwerking hierbij is niet altijd even soepel verlopen. Toch is het gelukt alles tijdig operationeel te hebben.
- Post-Corona jaar
Achteraf gezien is 2022 het jaar waarin we Corona achter ons gelaten hebben. In ieder geval als maatschappelijk ontwrichtend fenomeen. Voor de organisatie betekende het, dat we langzaam weer terug zijn gegaan naar het “oude normaal”. Het kantoor is langzaam weer "volgelopen". Niet in alles zijn we teruggekeerd naar hoe het was voor Corona. In verhouding wordt er meer thuisgewerkt, eenvoudige overleggen vinden digitaal plaats via Teams. Dit is vooral handig als er veel reistijd door bespaard wordt. We moeten ook constateren dat Corona zijn effect heeft gehad op veel informele contacten. Zowel binnen de organisatie als in de regio. Zeker op de langere termijn moet de waarde van deze contactmomenten niet onderschat worden. Hopelijk komt ook dit weer op gang.
De Coronaperiode lijkt ook gevolgen te hebben gehad voor de mobiliteit van medewerkers. Landelijk is door het UWV geconstateerd dat 20% van de werknemers van baan gewisseld is in 2022. Veel meer dan gebruikelijk. Dat geldt ook voor onze organisatie. Onduidelijk is nog of het een inhaaleffect is na Corona, omdat er toen gekozen werd voor meer zekerheid, of dat het komt omdat veel mensen meer tijd hebben gehad om over hun eigen toekomst na te denken en het roer omgooien. De verhitte arbeidsmarkt zorgde ervoor dat veilig een nieuwe richting uitgeprobeerd kon worden. In beide gevallen zou het betekenen dat het een incidentele piek is. Komende jaren zal blijken of het dat was, of dat het een trend is die blijft. De arbeidsmarkt, zeker voor de overheid, blijft de komende jaren in ieder geval uitdagend.
- Personeelsbeleid
Het salarisgebouw in gemeentelijke organisaties is gekoppeld aan het salaris van de burgemeester dat in de Gemeentewet vastligt. Grote gemeenten kunnen daardoor voor dezelfde functies altijd meer salaris bieden. Voor een deel wordt dit verzacht omdat er bij kleinere gemeenten, zoals wij, minder managementlagen zijn. Zolang de situatie zo blijft moeten wij blijven inzetten op andere aspecten die het werk aantrekkelijk maken; de arbeidsomstandigheden, ontwikkelmogelijkheden en de inhoud van het werk. Het beleid om jaarlijks dit te versterken hebben we in 2022 voortgezet.
Een belangrijk onderdeel hiervan is het Vitaliteitsprogramma. De werkgroep heeft ook in 2022 weer nieuwe activiteiten uitgevoerd. Voorbeelden hiervan zijn onder andere een fit challenge, masterclass kantooryoga, darttoernooi en een gezonde hapjesborrel voor onze medewerkers.
2. Personeelsgegevens ambtelijke organisatie
- Personeelsformatie
Op 31 december 2022 bedroeg de formatieomvang van de ambtelijke organisatie (excl. raad, college van burgemeester & wethouders en buitengewoon ambtenaren van de burgerlijke stand) 84,16 fte’s. Deze formatie werd bezet door 92 personen.
- Opleidingskosten
Gedurende het jaar 2022 is totaal € 89.000,- aan cursussen besteed.
3. Overige bedrijfsvoeringsinformatie
- Wet open overheid (Woo)
Op 1 mei 2022 is de Wet open overheid (Woo) in werking getreden. Deze wet vervangt de Wet openbaarheid van bestuur (Wob). Op korte termijn leidt dit niet tot grote wijzigingen. In de toekomst zal op basis van de Woo verplicht worden om een aantal categorieën van documenten actief openbaar te maken. Daarvoor zal personele inzet nodig zijn. Wanneer dit precies gaat spelen is op dit moment niet duidelijk. Ten behoeve van het actief openbaar maken wordt de landelijke voorziening PLOOI ontwikkeld. Dit ICT-project heeft onlangs vertraging opgelopen. De adviescommissie ICT projecten heeft namelijk geadviseerd dat het systeem dat nu ontwikkeld wordt te ingewikkeld is en dat men het beste opnieuw kan beginnen met een eenvoudiger ontwerp. Dit advies wordt opgevolgd en pas wanneer PLOOI af is kan gestart worden met het actief openbaar maken van documenten. Voor een nadere toelichting wordt verwezen naar de “Openbaarheidsparagraaf Wet open overheid”.
- Informatiebeveiligingsbeleid
Jaarlijks wordt een zelfaudit uitgevoerd op het gebied van informatiebeveiliging middels ENSIA, wat staat voor Eenduidige Normatiek Single Information Audit. Hiermee leggen we ook verantwoording af aan de betrokken ministeries. Om de normen te vertalen naar maatregelen zijn en worden er verschillende procedures vastgesteld (denk bijvoorbeeld aan het Digitaal en Fysiek Toegangsbeleid), maar wordt er ook een informatiebeveiligingsplan opgesteld. Dit plan is een vertaalslag van een zelfaudit waarin wordt bekeken in hoeverre de gemeente voldoet aan de Baseline Informatiebeveiliging Overheid (BIO), samen met een risico inventarisatie en -evaluatie. Op basis hiervan wordt een plan met concrete maatregelen opgesteld, gerangschikt naar urgentie. In 2022 is het informatiebeveiligingsplan gecontroleerd en zijn de zaken met een hoge prioritering die bij gemeente Bladel liggen aangepakt. In 2023 zetten we dit door en gaan we aan de slag met de zaken waaraan een middelhoge of lage prioritering is toegekend. Ook geven we extra aandacht aan bewustwording van de medewerkers. Dit gaan we doen middels een nieuw platform, als vervanging van GoodHabitz. Dit platform (nog nader te bepalen) wordt Kempenbreed aangeschaft en zal zich meer focussen op periodieke (korte) bewustwordingstrainingen. De prioriteit gaat in het begin van 2023 liggen op het informatiebeheerplan. Een informatiebeheerplan geeft inzicht en overzicht in de informatiehuishouding en bevordert samenwerking binnen het informatiedomein. Ook bij het implementeren en invullen van het ISMS betrekken we medewerkers. Voor de middel en lage prioriteit wordt er gekeken naar het verbeteren van het IDU-proces, instroom, doorstroom en uitstroom van medewerkers. Verschillende beleidsstukken zullen aangepast worden naar de hedendaagse wet- en regelgeving waarin de BIO, de Baseline informatiebeveiliging Overheid als uitgangspunt wordt gebruikt. Door het opzetten van het informatiebeheerplan kunnen tegelijkertijd ook stappen worden gezet in de opschoning van harde schijven en het afbakenen van informatie & data. Zodat medewerkers alleen toegang hebben tot de informatie die ze nodig hebben. Vanuit de samenwerking met de Kempengemeenten werken we in 2023 aan een bedrijfscontinuïteitsplan, crisisplan en het nieuwe informatieveiligheidsbeleid.
4. Digitalisering
- Digitaliseren bouw- en milieudossiers
Het afgelopen jaar heeft de gemeente weer flink geïnvesteerd in het digitaliseren van het archief. Het grootste blok aan bouwvergunningen (1902-1989) is inmiddels ter beoordeling aangeboden aan het RHCe. Ook voor het tweede blok (1990-1996) en de milieudossiers (t/m 2022) zijn al flinke stappen gemaakt.
- e-Depot
Er kan naast de gedigitaliseerde bouw- en milieudossiers nog veel meer informatie worden opgenomen in het e-Depot. In 2022 is in samenwerking met Divault eindelijk een oplossing gevonden voor archivering van de raads- en commissievergaderingen (incl beeldmateriaal) in het e-Depot. Begin 2023 volgt de eerste test. Ook is er aan de koppeling tussen het e-depot en Powerbrowser gewerkt, zodat nieuwe zaken onder VTH- en mogelijk ook RO-processen (denk aan ruimtelijke plannen) kunnen worden veilig gesteld in het e-depot voor blijvende bewaring. Ook dit project wordt in 2023 verder opgepakt.
- Grip op informatie
Ieder jaar probeert de gemeente haar grip op informatie te verstevigen door nieuwe maatregelen aan te dragen en moderne technieken toe te passen voor archivering. De visie op het informatiebeleid wordt alsmaar scherper en bij nieuwe inkopen of integratie van bestaande oplossingen wordt al goed op deze visie voorgesorteerd. De kwaliteitsverbeteringen behalen geleidelijk aan resultaat, maar het blijft lastig om de gelaagdheid en benodigde flexibiliteit van het informatiebeheer vast te leggen in een effectief en duurzaam beheerssysteem.
5. Communicatie
- Bladel 25 jaar
In 2022 bestond de gemeente Bladel 25 jaar. Dat werd op verschillende manieren gevierd. De gemeente plaatste in elke kern een blijvende herinnering in de vorm van een picknickbank bij de start van de wandelingen in het kader van ‘Gemeente Bladel verbindt’. Elk kind in de basisschoolleeftijd kreeg ter gelegenheid van het jubileum twee kermismuntjes cadeau. Er werd een creatieve wedstrijd voor alle basisscholen binnen de gemeente georganiseerd waarmee de leerlingen een uitje naar Speelboerderij De Hooiberg en de Winter Efteling konden winnen. Wim Daniëls verzorgde in elk dorp een voorstelling voor alle 65+ers binnen de gemeente. De laatste week van het jaar werd afgesloten met "Winter op de Markt" met gratis nostalgische attracties en poffertjes voor de inwoners. Ook is er door verenigingen binnen de gemeente veel georganiseerd met behulp van de jubileumsubsidie die beschikbaar is gesteld. Van opening van padelbanen tot kerst-sing-a-longs; voor jong en oud was er het hele jaar wel wat te doen.
- Pers
De persvragen die in 2022 binnen kwamen, gingen voornamelijk over de domeinen Veiligheid, Milieu, Duurzaamheid & Energie en Klimaat. Ook kwamen er veel vragen over onze opvang van vluchtelingen uit Oekraïne en van asielzoekers in Den Tref in Hapert. Tot slot was Sociaal domein een onderwerp waarover veel persvragen binnen kwamen. Veel van die vragen gingen over (de rechtszaak over) de fraude bij KempenPlus.
Team Communicatie verzorgt iedere week de gemeentelijke publicaties en artikelen in de weekkrant. Daarnaast is er tweewekelijks een persgesprek met een journalist van het Eindhovens Dagblad, waarbij het college toelichting geeft op allerlei gemeentelijke ontwikkelingen en onderwerpen. De gemeente Bladel stond 113 keer met artikelen in het Eindhovens Dagblad (in de krant en online). Elke week plaatsen we zelf alle belangrijke gemeentelijke informatie via de gratis huis-aan-huiskrant PC55 (op papier of digitaal). Die service bieden we om ervoor te zorgen dat iedereen de kans heeft gemeentelijk nieuws te lezen. Officiële bekendmakingen publiceren we op de website van Gemeenteblad.
- Online media
Traditionele media blijven dus onverminderd belangrijk voor de gemeente. Daarnaast wordt naast onze website ook de inzet van sociale media steeds belangrijker, allereerst omdat we daarmee duizenden inwoners, ondernemers en andere belanghebbenden op een redelijk makkelijke manier bereiken. Veel van deze mensen zitten met hun telefoon of computer elke dag op sociale media. De kans dat zij zo een bericht, aankondiging of update van ons zien, is dus heel groot. Ons bereik via sociale media groeide aanzienlijk in 2022. Per medium is dit het aantal volgers dat we eind december hadden op onze kanalen:
• Facebook 3.200
• Twitter 2.330
• LinkedIn 1.987
• Instagram 1.355
- Inwonersbijeenkomsten
In 2022 waren er reguliere dorpsraden in de verschillende kernen van de gemeente. Daarbij zijn alle inwoners welkom. Ook werden er diverse inwonersbijeenkomsten georganiseerd, voor allerlei verschillende projecten van de gemeente; het waren er zo’n 31 in totaal, die allemaal live werden georganiseerd.
- Digitaal inwonerspanel
Via het digitale inwonerspanel van de gemeente Bladel werden in 2022 vier onderzoeken uitgezet. De panelleden werden in één onderzoek gevraagd hun mening te geven over de leefbaarheid en veiligheid in hun wijk en in de gemeente als geheel. Waar mogelijk worden de resultaten gebruikt om de veiligheid en leefbaarheid te verbeteren. Andere onderzoeken gingen over het aanpassen aan klimaatverandering, de behoefte aan woningbouw en behoeften aan supermarkten.
- Digitale toegankelijkheid
In 2021 is de gemeentelijke website vernieuwd. Overheidsinstanties zijn verplicht om te zorgen dat hun websites en apps (zo goed als mogelijk) toegankelijk zijn voor iedereen. Voor de vernieuwde website is een onderzoek uitgevoerd naar de digitale toegankelijkheid. Momenteel hebben we label B (Er zijn vijf labels, A voldoet volledig en E voldoet niet). In 2024 laten we nieuw onderzoek doen naar de toegankelijkheid.
- Fotowedstrijd
Ook dit jaar werd inwoners gevraagd om via een fotowedstrijd mooie foto’s aan te leveren van de vijf dorpen van de gemeente Bladel. Deze wedstrijd leverde weer prachtige plaatjes op en een selectie daarvan kreeg een mooie plaats in het nieuwe gemeentemagazine. De foto’s worden verder gebruikt op ons Instagram account.
Tot slot: team communicatie ondersteunde ook bij reguliere projecten van de gemeente Bladel. Denk aan allerlei communicatie rondom energiemaatregelen, hulp bij inkomensvragen, opvang asielzoekers in denTref, jongerenoverlast, Reppido als nieuw klacht- en meldingssysteem en klimaat- en energieprojecten. Ook organiseerden we de feestelijke opening van de MFA Hart van Hapert.
6. Voorsortering afwijkingen rechtmatigheidsverantwoording
Hieronder worden de geconstateerde afwijkingen uit de jaarrekening toegelicht en worden eventuele actie- en verbeterpunten opgenomen. Feitelijk worden alleen de afwijkingen in de jaarrekening en aanvullend in deze paragraaf toegelicht indien deze de goedkeuringstolerantie overschrijdt. Aan de raad is geadviseerd om een goedkeuringstolerantie van 3% (met een groeiproces) te hanteren van de totale lasten inclusief reservetoevoegingen. Aangezien de geconstateerde afwijkingen niet hoger zijn dan de goedkeuringstolerantie, hoeven deze eigenlijk niet toegelicht te worden. Aangezien wij voor de eerste keer verantwoording afleggen over de rechtmatigheidsverantwoording, willen we toch de afwijkingen op transparante wijze weergeven.
Uit de rechtmatigheidsverantwoording is de volgende afwijking op de interne beheersing geconstateerd:
- Interne controle op de aanbestedingsrechtmatigheid: -Aanbestedingsonrechtmatigheid inzake ontwerp verbouwing Rabobank tot gemeenschapshuis ad € 304.000,-
Voor het ontwerp van de verbouwing van de voormalige Rabobank tot een nieuw gemeenschapshuis was een Europese aanbestedingsprocedure gevolgd. Naar aanleiding hiervan is met een architect een overeenkomst afgesloten met een opdrachtwaarde van € 550.000,- (gebaseerd op een geraamd bouwbudget van € 6.000.000,-). Vanwege o.a. aanvullende wensen vanuit de gemeente en het toevoegen van extra gebruikersgroepen wordt de bouwsom geraamd op € 12.500.000,-. Dit heeft als gevolg dat de architect recht heeft op meerwerk. De meerkosten voor deze extra werkzaamheden bedragen € 432.000,-.
Als gemeente hadden we twee opties: 1) opdracht verstrekken voor meerwerk of 2) geen opdracht verstrekken.
1. We zijn akkoord gegaan met de door de architect voorgestelde wijziging in het honorarium, zodat alsnog € 128.000,- (noodzakelijke wijziging: € 73.000,- en wijziging opdrachtwaarde met 10%: € 55.000,-) als rechtmatig kan worden bestempeld. Voor het restant € 304.000,- (€ 432.000,- minus € 128.000,-) zouden we een heraanbesteding moeten doen. Omdat we hier niet voor gekozen hebben is er sprake van een onrechtmatige inkoop.
2. Indien we de opdracht opnieuw hadden aanbesteed dan zou dat onzes inziens leiden tot ongewenste vertraging in de planning, onzekerheid inzake ingeslagen ontwerprichting en eventueel mogelijke auteursrechtelijke discussies met de huidige architect indien een andere architect de opdracht gegund krijgt.
Wij hebben er daarom voor gekozen om de opdracht te verstrekken voor meerwerk aan de huidige architect en daarmee de onrechtmatige inkoop te accepteren. In 2022 zijn de uitgaven tot circa € 115.000,- aangemerkt als onrechtmatig.