Bedrijfsvoering

Voorwoord

Terug naar navigatie - Voorwoord

De bedrijfsvoering van de gemeente bestaat uit individuele dienstverlening, collectieve diensten, beleid, en ondersteuning. Individuele diensten zijn diensten die we verlenen op verzoek aan burgers, bedrijven en instellingen. Collectieve diensten zijn allerlei voorzieningen (denk aan wegen, scholen, sportvelden) ten dienste van alle inwoners. Beleid is de voorbereiding van visies, verordeningen, evaluaties enz. ten behoeve van de raad. Ondersteuning of middelen zijn de interne diensten die de andere onderdelen ondersteunen: automatisering, P&O, facilitaire zaken, archief, financiën, communicatie enz. In de organisatie vormen beleid en collectieve diensten de afdeling Ontwikkeling. Individuele dienstverlening en ondersteuning zijn samen de afdeling Dienstverlening en Bedrijfsvoering. Het deel van de organisatie, dat puur is toe te schrijven aan de producten, de hoofdtaakvelden, valt financieel onder deze hoofdtaakvelden. Al het overige valt onder overhead. In deze paragraaf wordt beschreven wat gerealiseerd is in 2021 op het gebied van de organisatie in het algemeen en op het gebied van ondersteuning. 

Een nieuw thema in deze paragraaf is de “Rechtmatigheidsverantwoording”. Vanaf het verslagjaar 2022 legt het college verantwoording af over de rechtmatigheid van de baten, de lasten en de balansmutaties. Geconstateerde afwijkingen worden opgenomen in de jaarrekening. In de paragraaf bedrijfsvoering wordt beschreven welke acties door het college ondernomen worden om deze afwijkingen in de toekomst te kunnen voorkomen. Aangezien de accountant heeft aangegeven dat de uitgevoerde interne controle een goede uitgangspositie biedt voor het verantwoorden van de rechtmatigheid, is ervoor gekozen om in de jaarrekening 2021 alvast de rechtmatigheidsverantwoording op te nemen. De eventuele afwijkingen worden voortaan beschreven in de  paragraaf bedrijfsvoering. 

Organisatiebeleid

Terug naar navigatie - Organisatiebeleid

1. Ambtelijke organisatie
Opnieuw Verbinden
Opnieuw verbinden is met voorsprong het belangrijkste thema voor onze regio op het gebied van bedrijfsvoering. Opnieuw Verbinden is de naam voor de heroriëntering op de samenwerking in de Kempen op het terrein van dienstverlening (VTH (vergunningverlening, toezicht en handhaving), maatschappelijke dienstverlening (Uitvoering sociaal domein; o.a. Jeugdzorg en WMO) en bedrijfsvoering (SSC en P&O). Al deze onderdelen zitten in de gemeenschappelijke regeling GRSK. Deze organisatie is in de loop van de jaren gegroeid door toevoeging van nieuwe werksoorten. Na ruim 10 jaar is het goed de zaak tegen het licht te houden en de vraag te stellen of het nog steeds passend is de taken op deze manier samen te doen. In 2021 is duidelijk geworden welke richting we voor de toekomst kiezen. In hoofdlijnen komt het erop neer dat alle gemeenten P&O weer zelf gaan doen. Voor Bladel geldt dat ook voor VTH. Drie andere gemeenten gaan hier in afgeslankte vorm mee door. In 2022 wordt dit verder uitgewerkt.

Arbeidsmarkt, werving en selectie
Over de ontwikkeling van de arbeidsmarkt hebben we u eerder al uitgebreider geïnformeerd. De aandacht voor het thema is daarna enorm toegenomen en ook u heeft kunnen constateren dat het een algemeen en groeiend vraagstuk is.  Wij werken veel met het platform Werken in Zuidoost Brabant. Dat zorgt er nu nog voor dat we veel openstaande vacatures relatief snel invullen en daardoor extra wervingskosten kunnen voorkomen. De vacatures worden goed bekeken en de respons is goed. 
Toch wordt het voor de gemeente een steeds grotere uitdaging om de juiste kandidaten aan te trekken, op sommige terreinen is de arbeidsmarkt al erg krap. We zoeken daarom ook andere wegen om mensen te vinden. Voor sommige vacatures betekent dit dat we een werving & selectie bureau inschakelen. We hebben zelfs al gewerkt met een search-bureau dat actief mensen benadert. 
In 2021 heeft de gemeente Bladel 12 vacatures gehad, deze zijn om diverse redenen ontstaan; vervanging als gevolg van pensioen, vervanging als gevolg van het vertrek van een medewerker die elders verder gaat bouwen aan zijn of haar carrière, of nieuwe functies vanwege uitbreiding van het werk. Een aantal van deze vacatures hebben we intern kunnen invullen. Hierdoor ontstond elders in de organisatie weer een vacature (doorstroom).
Het aantal zegt mogelijk weinig. Om een beeld te geven: er werken bij de gemeente Bladel bijna 100 medewerkers. Als die gemiddeld 10 jaar bij de gemeente werken zouden er 10 vacatures zijn voor vervanging (dus zonder de uitbreiding). Dit is een mooie periode. Wordt het (veel) langer dan vergrijst een organisatie snel, wordt het veel korter dan is er weinig continuïteit.   

Inhuur
Zoals voorgaande jaren beperken we inhuur zoveel als mogelijk. Alleen als een bepaalde specialisatie voor korte tijd nodig is, of als een plek door ziekte of vacature langere tijd onbezet is, huren we in. Dit doen we voornamelijk via de MSP (Managed Service Provider). Deze dienstverlener is er enkele jaren geleden tussen gekomen. Vanwege een wetswijziging zouden gemeenten er veel administratie bij krijgen en een groot financieel risico lopen. Door gezamenlijke inkoop van deze dienst wordt dat voorkomen. In 2021 heeft er een nieuwe aanbesteding plaatsgevonden voor de MSP. Er stromen ook nog steeds starters in. Nog steeds worden zij veelal eerder door een bureau gescout. We huren deze starters dan in als proefperiode. Dit werkt goed. Een starter moet doorgaans meer dan een ervaren kracht wennen aan werk en inhoud. Het is voor beide kanten daadwerkelijk een proefperiode. Dit leidt niet altijd tot een dienstverband. We werven dan opnieuw. Dit beïnvloedt ook het aantal vacatures. 

Het Goede Gesprek
Begin 2020 is Het Goede Gesprek ingevoerd; een nieuwe vorm van de ontwikkel-, functionerings- en beoordeling (OFB) cyclus waarbij de focus ligt op het binden, motiveren en inspireren van medewerkers door middel van continue feedback. Ook ligt de nadruk ligt op groeimogelijkheden in plaats van evaluatie. De verantwoordelijkheid voor het goede gesprek ligt bij de medewerker. Een jaar na de invoering is Het Goede Gesprek geëvalueerd; Ruim 90% van de medewerkers is positief én ziet de gespreksvorm als een goede vervanger voor de huidige OFB (ontwikkel, functionering en beoordeling) cyclus. Begin 2022 wordt besloten of Het Goede Gesprek de bestaande OFB cyclus definitief gaat vervangen.

Vitaliteit
Goede secundaire arbeidsvoorwaarden blijven heel belangrijk. Het werk, de variatie en vrijheid erin, en de prettige sfeer en omstandigheden moeten de drijfveer zijn om in Bladel te komen werken. Vitaliteit kan daarin niet ontbreken. Temeer nog omdat 2021 met name in het teken van covid-19 stond met als gevolg meer thuiswerken, een vervaging tussen werk en privé en problemen met de gezondheid. Daarom hebben we in 2021 extra aandacht aan vitaliteit besteed. Naast alle activiteiten die we in dit kader al aanboden, hebben we het pakket uitgebreid. Er zijn twee elektrische fietsen aangeschaft die gebruikt kunnen worden voor zakelijke afspraken, we hebben medewerkers een cursus aangeboden voor gezond beeldschermwerk en medewerkers zijn verrast met kleine vitaliteitsgeschenken.

Thuiswerkbeleid
Op kantoor hebben medewerkers altijd een werkplek die voldoet aan de Arbo vereisten. De corona pandemie heeft ons allen gedwongen om thuis te werken, daarvan hebben we ook de voordelen ervaren. Medewerkers hebben, ook nu het weer mogelijk is op kantoor te werken, nog steeds de behoefte om afwisselend thuis te werken. Dit kon al indien de medewerker daar zelf faciliteiten voor had, maar ook thuis is het belangrijk dat medewerkers op een verantwoorde manier kunnen werken. Een goede werkhouding is namelijk essentieel voor de gezondheid én vitaliteit van werknemers. Daarom hebben we in 2021 aandacht besteed aan een thuiswerkbeleid en thuiswerkvergoeding. Begin 2022 wordt dit verder uitgerold en kunnen medewerkers  die thuis willen werken met behulp van een catalogus thuiswerkfaciliteiten bestellen op kosten van de werkgever. 

2. Personeelsgegevens ambtelijke organisatie
Personeelsformatie
Op 31 december 2021 bedroeg de formatie omvang van de ambtelijke organisatie (excl. raad en college van burgemeester & wethouders) 84,66 fte’s. Deze formatie werd bezet door 95 personen.

De leeftijdsopbouw van de gemeentelijke organisatie was op 31 december 2021:

  Aantal medewerkers Procentueel
Leeftijdsgroep 2018 2019 2020 2021 2018 2019 2020 2021
tot 25 jaar 6 3 4 5 7,14 3,26 4,35 5,26
25-34 jaar 16 22 29 30 19,05 23,91 31,52 31,58
35-44 jaar 13 18 16 16 15,48 19,57 17,39 16,84
45-54 jaar 16 17 13 17 19,05 18,48 14,13 17,89
55- of ouder 33 32 30 27 39,28 34,78 32,61 28,43
totaal 84 92 92 95 100,00 100,00 100,00 100,00

 
 Ziekteverzuim
Het ziekteverzuim over 2021 bedroeg 2,84% (exclusief zwangerschapsverlof) en is ten opzichte van 2020 0,28% afgenomen. Als we kijken naar de gemiddelde verzuimduur, de verzuimfrequentie (het aantal keer dat een medewerker zich ziek meldt) en het nul verzuim percentage (percentage medewerkers dat zich niet heeft ziek gemeld in een jaar) kunnen we concluderen dat er ten opzichte van 2020 minder ziekmeldingen plaats vinden, maar ook dat medewerkers gemiddeld langer ziek zijn. Helaas kunnen we geen benchmark in de branche doen, daar deze cijfers nog niet bekend zijn voor 2021. 

Opleidingskosten
Gedurende het jaar 2021 is totaal € 65.000,- aan cursussen besteed.

3. Overige bedrijfsvoeringsinformatie
- Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG)
De AVG is een Europese verordening die op 25 mei 2018 in werking is getreden. Deze wetgeving geldt voor alle organisaties in Europa en daarmee ook voor de Nederlandse gemeenten. De ambtelijke organisatie heeft in 2018 hard gewerkt aan de implementatie van de AVG. Alle benodigde beleidsstukken en protocollen zijn vastgesteld, daarnaast is gewerkt aan bewustwording van de nieuwe regelgeving. Hierbij is nauw samengewerkt met de Samenwerking Kempengemeenten en de Kempengemeenten zelf. De AVG roept doorlopende verplichtingen op waarmee de gemeente jaarlijks aan de slag moet. Ook in 2021 hebben we hieraan uitvoering gegeven. Zo hebben we een aantal werkprocessen geanalyseerd op privacy-risico’s en hebben we waar nodig verwerkersovereenkomsten gesloten worden om deze risico’s af te dekken. Daarnaast wordt regelmatig aandacht besteed aan bewustwording van privacy-risico’s door ambtenaren. 

- Informatiebeveiligingsbeleid
Jaarlijks doen we een zelfaudit op het gebied van informatiebeveiliging middels ENSIA, wat staat voor Eenduidige Normatiek Single Information Audit. Hiermee leggen we ook verantwoording af aan de betrokken ministeries. Het nieuwe informatiebeveiligingsbeleid is vastgesteld in 2021. Om de normen te vertalen naar maatregelen zijn en worden er verschillende procedures vastgesteld (denk bijvoorbeeld aan het Digitaal en Fysiek Toegangsbeleid), maar wordt er ook een informatiebeveiligingsplan opgesteld. Dit plan is een vertaalslag van een zelfaudit waarin wordt bekeken in hoeverre wel al voldoen aan de Baseline Informatiebeveiliging Overheid (BIO), samen met een risico inventarisatie en -evaluatie. Op basis hiervan wordt een plan met concrete maatregelen opgesteld, gerangschikt naar urgentie. In 2021 is het informatiebeveiligingsplan gecontroleerd en zijn de zaken met een hoge prioritering die bij gemeente Bladel liggen aangepakt. In 2022 zetten we dit door en gaan we aan de slag met de zaken waaraan een middelhoge of lage prioritering is toegekend. Daarnaast is door de Kempengemeenten ook gezamenlijk de overgang van ons huidige nieuwe Information Security Management System (ISMS), IC Content, naar het LIAS ISMS in gang gezet. De verdere uitrol en inrichting van het LIAS ISMS vindt plaats in 2022. Wederom hebben we, in het kader van de BIO, ingezet op bewustwording van het personeel. Hierin hebben we vooral gebruik gemaakt van de trainingen in ‘Goodhabitz’. 

4. Digitalisering
Implementatie Zaakgericht werken (Zaakgericht archiveren)
Voor het zaakgericht werken wordt de module Zaakgericht Archiveren in MyCorsa NxT gebruikt. Dit betekent dat medewerkers digitaal werken, waarbij de papieren stukken worden vervangen door digitale exemplaren en na 3 maanden vernietigd worden. De medewerkers werken met zaken, waardoor de samenhang tussen de documenten zichtbaar blijft en waardoor er goed digitaal gearchiveerd wordt na afronding van zo’n zaak. Het controleren van de registraties en het bijsturen van de medewerkers zijn continu processen die zijn opgenomen in de planningen van het team Informatie- en Procesbeheer.  In 2021 is de kwaliteit van de registraties en zaken extra onderzocht. De inrichting en procedures rond het digitaal werken zijn getoetst aan het kwaliteitssysteem KIDO. Hier zijn verbeterpunten uit gekomen, welke worden opgepakt in 2022.

Project Bouwvergunningen digitaliseren
Al sinds 2010 is het de wens van de gemeente om alle bouwvergunningen te digitaliseren en voor alle medewerkers en burgers digitaal beschikbaar te stellen. In 2016 zijn de bouwvergunningen uit de periode 1902-1989 gescand en gemetadateerd, maar de kwaliteit was niet voldoende om deze als officiële reproducties te kunnen beschouwen. Momenteel worden alle bouwvergunningen gecontroleerd en de fouten hersteld. Het eerste blok wordt naar verwachting opgeleverd in mei 2022. Ook is er in 2021 een begin gemaakt met de voorbereidingen voor het digitaliseren van de overige blokken aan bouwdossiers, en het blok milieudossiers. Over het beschikbaar stellen van de bouw- en milieuvergunningen voor burgers conform de AVG, wordt nog gediscussieerd tussen de leverancier van het e-depot en haar klanten, waaronder het RHCe.

Videotulen
In 2021 heeft de gemeente Bladel zich aangemeld als pilotgemeente voor het project videotulen archiveren. Het doel is om de video opnamen van de gemeenteraads- en commissievergaderingen duurzaam en toegankelijk te ontsluiten. Door de oriënterende fase waarin het project zich bevindt zijn er nog geen concrete resultaten behaald. Het project zal worden voortgezet in 2022.

5. Communicatie
Corona crisiscommunicatie
Net als in het jaar 2020 was corona een terugkerend onderwerp voor team communicatie van de gemeente Bladel. Waar de crisiscommunicatie rondom corona in 2020 heel veel tijd kostte, hoefden de gemeentelijke communicatiecollega’s in 2021 minder maatwerk te leveren. Er kon meer gebruik worden gemaakt van wat er op landelijk niveau werd ontwikkeld in de crisiscommunicatie. Deze landelijke updates werden lokaal gedeeld. Daarnaast kwam corona als onderwerp met regelmaat terug in de ‘Brieven van de burgemeester’; die werden gepubliceerd in de weekkrant en op de website en dienden als hart onder de riem voor onze inwoners.

Inwonersbijeenkomsten
Door het jaar heen waren er de reguliere dorpsraden in de verschillende kernen van de gemeente. Ook werden er diverse inwonersbijeenkomsten georganiseerd, voor allerlei verschillende projecten van de gemeente; het waren er zo’n 55 in totaal. Vanwege de coronamaatregelen is een heel aantal van die bijeenkomsten online gehouden. Er werd bijvoorbeeld een aantal keer een televisiestudio gehuurd zodat projectleider, wethouder en externe deskundigen projecten konden toelichten. Door daar een live vragenmodule aan te koppelen, was het mogelijk om vragen van het publiek zoveel mogelijk rechtstreeks te beantwoorden. 
38 bijeenkomsten werden live georganiseerd, 17 werden digitaal gehouden.

Digitaal inwonerspanel
Via het digitale inwonerspanel van de gemeente Bladel werden in 2021 twee onderzoeken uitgezet. In april werd gevraagd naar de mening van panelleden over cohousing, gemeenschappelijk wonen en naar de interesse om deel te nemen aan een dergelijke woonvorm. De resultaten zijn gebruikt bij een eerste behoeftepeiling. In juni werd onderzocht hoe de warmtetransitie leeft bij inwoners; of en wanneer men betrokken wil worden en op welke manier. De resultaten uit dit onderzoek zijn gebruikt bij het opstellen van de Transitievisie Warmte. Daarnaast is het inwonerspanel opnieuw geëvalueerd. Het contract met de aanbieder van dit panel is voor de komende drie jaar verlengd.

Digitale toegankelijkheid
In augustus is de gemeentelijke website vernieuwd. We zijn overgegaan op het beheersysteem Drupal. Het oude systeem werd namelijk uit gefaseerd door de websiteleverancier omdat het niet kon voldoen aan technische eisen rondom digitale toegankelijkheid. De website heeft een nieuwe, frisse look en projecten hebben een prominentere plek gekregen op de homepagina. Sinds september 2020 zijn overheidsinstanties verplicht om te zorgen dat hun websites en apps (zo goed als mogelijk) toegankelijk zijn voor iedereen. Voor de vernieuwde website is een onderzoek uitgevoerd naar de digitale toegankelijkheid. Momenteel hebben we label B (Er zijn vijf labels, A voldoet volledig en E voldoet niet). 
De gemeente Bladel heeft sinds december ook een nieuw intranet: Pleio. Het oude intranet was sterk verouderd en niet interactief. 

Huisstijl
Team Communicatie maakte verder een doorontwikkeling op de huisstijl van de gemeente Bladel. Ook dit jaar werd inwoners gevraagd om via een fotowedstrijd mooie foto’s aan te leveren van de vijf dorpen van de gemeente Bladel. Deze wedstrijd leverde weer prachtige plaatjes op en een selectie daarvan kreeg een mooie plaats in het nieuwe gemeentemagazine. De foto’s worden verder gebruikt op ons In-stagramaccount.

Pers
De persvragen die in 2021 binnen kwamen, gingen voornamelijk over de domeinen Veiligheid, Openbare ruimte, Duurzaamheid & Energie en Klimaat. Team Communicatie verzorgt iedere week de gemeentelijke publicaties en artikelen in de weekkrant. Daarnaast is er tweewekelijks een persgesprek met een journalist van het Eindhovens Dagblad, waarbij het college toelichting geeft op allerlei gemeentelijke ontwikkelingen en onderwerpen. De gemeente Bladel stond 179 keer met artikelen in het Eindhovens Dagblad (in de krant en online).

Tot slot: team communicatie ondersteunde ook bij reguliere projecten van de gemeente Bladel. Denk aan allerlei communicatie rondom gebiedsontwikkelingen, openbare werken en bouwprojecten, de gebiedsvisie Hapert, de verkiezingen voor de Tweede Kamer, klimaat- en energieprojecten.

6. Voorsortering afwijkingen rechtmatigheidsverantwoording
Hieronder worden de geconstateerde afwijkingen uit de jaarrekening toegelicht en worden eventuele actie- en verbeterpunten opgenomen. Feitelijk worden alleen de afwijkingen in de jaarrekening en aanvullend in deze paragraaf toegelicht indien deze de goedkeuringstolerantie overschrijdt. Aan de auditcommissie is geadviseerd om een goedkeuringstolerantie van 1% te hanteren van de totale lasten inclusief reservetoevoegingen. Aangezien de geconstateerde afwijkingen niet hoger zijn dan de goedkeuringstolerantie, hoeven deze eigenlijk niet toegelicht te worden. Aangezien wij voor de eerste keer verantwoording afleggen over de rechtmatigheidsverantwoording, willen we toch de afwijkingen op transparante wijze weergeven.

Uit de rechtmatigheidsverantwoording is de volgende afwijking op de interne beheersing geconstateerd:

- Interne controle op de aanbestedingsrechtmatigheid: -Aanbestedingsonrechtmatigheid inzake ontwerp verbouwing Rabobank tot gemeenschapshuis ad € 304.000,-
Voor het ontwerp van de verbouwing van de voormalige Rabobank tot een nieuw gemeenschapshuis was een Europese aanbestedingsprocedure gevolgd. Naar aanleiding hiervan is met een architect een overeenkomst afgesloten met een opdrachtwaarde van € 550.000,- (gebaseerd op een geraamd bouwbudget van € 6.000.000,-). Vanwege o.a. aanvullende wensen vanuit de gemeente en het toevoegen van extra gebruikersgroepen wordt de bouwsom geraamd op € 12.500.000,-. Dit heeft als gevolg dat de architect recht heeft op meerwerk. De meerkosten voor deze extra werkzaamheden bedragen € 432.000,-.

Als gemeente hadden we twee opties: 1) opdracht verstrekken voor meerwerk of 2) geen opdracht verstrekken. 

  1. We zijn akkoord gegaan met de door de architect voorgestelde wijziging in het honorarium, zodat alsnog € 128.000,- (noodzakelijke wijziging: € 73.000,- en wijziging opdrachtwaarde met 10%: € 55.000,-) als rechtmatig kan worden bestempeld. Voor het restant € 304.000,- (€ 432.000,- minus € 128.000,-) zouden we een heraanbesteding moeten doen. Omdat we hier niet voor gekozen hebben is er sprake van een onrechtmatige inkoop.
  2. Indien we de opdracht opnieuw hadden aanbesteed dan zou dat onzes inziens leiden tot ongewenste vertraging in de planning, onzekerheid inzake ingeslagen ontwerprichting en eventueel mogelijke auteursrechtelijke discussies met de huidige architect indien een andere architect de opdracht gegund krijgt.

Wij hebben er daarom voor gekozen om de opdracht te verstrekken voor meerwerk aan de huidige architect en daarmee de onrechtmatige inkoop te accepteren. In 2021 zijn de uitgaven tot circa € 110.000,- aangemerkt als onrechtmatig.

Verbonden partijen

Terug naar navigatie - Verbonden partijen

De navolgende verbonden partijen worden betrokken bij het realiseren van de geformuleerde doelstellingen:
• BIZOB
• Samenwerking Kempengemeenten.