Overhead en ondersteuning organisatie

Algemeen

De kosten van de overhead worden centraal begroot op een afzonderlijk taakveld. Dit houdt in dat de overheadkosten niet meer in de afzonderlijke beleidsvelden zijn opgenomen. Tot 2017 werd de overhead op basis van de begrote tijdsbesteding aan de afzonderlijke beleidsvelden toegerekend.

Door het apart presenteren van de overhead vervalt de noodzaak van een complexe en veelal ondoorzichtige kostentoerekening aan alle gemeentelijke taken en activiteiten. Ook de aan overhead toe te rekenen rente is inbegrepen in dit overzicht. Hiermee winnen begroting en verantwoording aan transparantie en kan beter worden gestuurd op de bedrijfsvoering. Bovendien kan door het hanteren van een landelijk voorgeschreven systematiek een betere vergelijking worden gemaakt met andere gemeenten. Kosten van overhead moeten als gevolg van de gewijzigde BBV-voorschriften afzonderlijk gepresenteerd worden.

Wat wilden we bereiken?

Organisatie

Een netwerksamenleving vraagt ook aanpassingen van de ambtelijke organisatie. Vanuit de gemeente worden steeds meer zaken samen met inwoners en ondernemers opgepakt. Ambtenaren en bestuur zijn zo direct betrokken bij de samenleving. Er wordt nadrukkelijk geïnvesteerd in onze medewerkers om deze voldoende te equiperen voor de veranderende rol. Een medewerker die zich bewust is van de maatschappelijke opgaven en welke rollen daarbij van hem of haar worden verwacht. De ontwikkeling van onze medewerkers is hierbij cruciaal. Hiernaast nemen we onze maatschappelijke verantwoordelijkheid door een werkplek te bieden aan mensen met afstand tot de arbeidsmarkt.

Wat hebben we gedaan in 2020?

 Organisatie
Vanaf 1 januari 2020 is de belangrijkste verandering voor de ambtelijke organisatie, en voor bijna alle overheidsinstanties, de invoering van de Wet Normalisering Rechtspositie Ambtenaren. In 2020 zijn geen grote wijzigingen doorgevoerd in het organisatiebeleid. Het ingezette wervings- en selectiebeleid is voortgezet, de structuur is onveranderd. Ten behoeve van de integraliteit van de organisatie, maar ook om de regionale inbreng te verstevigen, zijn in de loop van 2020 twee strategische medewerkers aangenomen, waarvan er één als plaatsvervangend afdelingshoofd is aangewezen.

 Informatievoorziening
Onze informatievoorziening is het kloppende hart binnen onze bedrijfsvoering en dienstverlening. Als gemeente werken wij voortdurend aan de verwachting van onze samenleving, die 24 uur per dag een betrouwbare (online) dienstverlening wenst. Onze medewerkers zijn bereikbaar en kunnen snel werken en schakelen, doordat wij ze toerusten met moderne mobiele middelen. Eind 2020 is daarbij gestart met de uitrol van een nieuw telefoonsysteem. Daarnaast zijn de mogelijkheden rondom het digitaal vergaderen uitgebreid, is een opstart gemaakt om alle bouwvergunningen te digitaliseren en kunnen medewerkers die veel brieven verzenden die brieven nu van een geavanceerde of zelfs gekwalificeerde digitale handtekening voorzien. Uiteraard is ook de beveiliging van de informatievoorziening een belangrijk onderwerp geweest in 2020.

 Bevorderen vitaliteit medewerkers
In 2020 zijn, evenals in 2019, diverse activiteiten uitgevoerd rond het thema gezond eten en bewegen. Het bevorderen van de vitaliteit was zeker in 2020 een belangrijk onderwerp omdat dat jaar met name in het teken van Covid-19 stond met als gevolg meer thuiswerken, een vervaging tussen werk en privé en problemen met de gezondheid.

 Implementatie producten MijnOverheid
Er zijn geen nieuwe producten geïmplementeerd omdat de technische voorzieningen nog niet beschikbaar zijn. Het SSC De Kempen heeft het operationeel maken van deze voorzieningen nu op de planning staan voor 2021.

 Toekomst Samenwerking Kempengemeenten (GRSK)
In 2020 is besloten de samenwerking in de GRSK te herijken. Via het project "Opnieuw Verbinden" worden in 2021 en 2022 de activiteiten die in de GRSK plaatsvinden opnieuw georganiseerd en de governance wordt verbeterd. Dit zal ook gevolgen hebben voor de eigen organisatie omdat sommige taken terug bij de gemeente komen.

Voortgang realisatie investeringen

Hierna lichten we de voortgang van de in uitvoering zijnde investeringen nader toe:

  Energiebesparende maatregelen, renovatie dak en vervanging installaties gemeentehuis
Van de in de periode 2016 t/m 2018 beschikbaar gestelde kredieten ten behoeven van het treffen van energiebesparende maatregelen voor het gemeentehuis resteert per ultimo 2020 een restantkrediet van (afgerond) € 482.000,-. Tot en met 2020 zijn de uitgaven beperkt gebleven tot het plaatsen van zonnepanelen en een gedeeltelijke vervanging van de binnenverlichting door smart lighting LED-verlichting). Op basis van de geactualiseerde investeringsbegroting in relatie met het MJOP 2020-2029 worden op dit moment de volgende investeringen met betrekking tot het gemeentehuis voorzien:
• 2021: € 259.000,- / renovatie dak oudbouw;
• 2021: € 315.000,- / vervanging installaties (verwarming en koeling);
• 2021: € 188.000,- / energiebesparende maatregelen;
• 2021: € 52.000,- / vervangen overige binnenverlichting (led) en isolatie technische ruimten

De energiebesparende maatregelen die samenhangen met voornoemde investeringen zullen ten laste van het restantkrediet 2020 worden gebracht. Na uitvoering van voornoemde werkzaamheden zal de noodzaak voor verder te treffen energiebesparende maatregelen worden geactualiseerd en zullen voornoemde kredieten in de reguliere P&C-cyclus zo nodig worden bijgesteld.

   Aanpassingen gemeentehuis ihkv huisvestingsplan
In 2020 is een krediet beschikbaar gesteld in verband met het ontkoppelen van de elektrotechnische installatie van het rechterdeel van het gemeentehuis, de verbouwing van de doucheruimte in de kelder van de oudbouw van het gemeentehuis en het in samenhang hiermee treffen van enkele energiebesparende maatregelen. Het merendeel van de werkzaamheden is in 2020 uitgevoerd. In verband met de afronding van enkele energiebesparende maatregelen en de aanpassing van enkele vergaderruimten zal het restantkrediet  worden overgeheveld naar het dienstjaar 2021.

   Aanschaf meubilair ihkv huisvestingsplan
Het restantkrediet is in 2020 ingezet voor de aanschaf van meubilair in diverse ruimten en het aanbrengen van akoestische wandpanelen. Het restantkrediet zal worden overgeheveld naar 2021 en worden ingezet voor de afronding van het meubileren van kantoorruimten en de inrichting van enkele flexplekken.

Beleidsindicatoren

Hieronder worden de meest actuele beleidsindicatoren uit de BBV-basisset gepresenteerd. Voor vergelijking met andere gemeenten verwijzen wij u naar de website www.Waarstaatjegemeente.nl (via de tegel “Besluit Begroting en Verantwoording”).

Naam Indicator Jaarrekening 2019 Jaarrekening 2020 eenheid Bron
Formatie 2019: 3,86 2020: 3,91 fte per 1.000 inwoners Eigen rekening
Bezetting 2018: 3,77 2019: 3,80 fte per 1.000 inwoners Eigen rekening
Apparaatskosten € 422,- € 407,- per inwoner Eigen rekening
Externe inhuur 13,21% 7,76% % van totale loonsom + totale kosten inhuur externen Eigen rekening
Overhead 10,56% 8,42% % van totale lasten (exclusief toevoegingen aan reserves) Eigen rekening

Verbonden partijen

De navolgende verbonden partijen worden betrokken bij het realiseren van de geformuleerde doelstellingen:

  • Samenwerking Kempengemeenten
  • Stichting Bureau Inkoop en Aanbestedingen Zuidoost-Brabant (Bizob)

Wat heeft het beleidsveld gekost?

Na de hiervoor genoemde (doorlopende) activiteiten volgt in onderstaand overzicht “Wat het gekost heeft?” Voor een nadere analyse wordt verwezen naar het "Overzicht van baten en lasten en toelichting".

Bedragen Rekening Begroting Begroting Rekening Rekening
2019 prm 2020 na wijz.2020 2020 t.o.v.
(bedragen x € 1.000,-) begroting
lasten overhead n -5.362 n -6.015 n -5.846 n -5.209 v 637
baten overhead v 261 v 217 v 276 v 261 n -15
gerealiseerd saldo van baten en lasten n -5.101 n -5.798 n -5.570 n -4.948 v 622
toevoegingen reserves
onttrekkingen reserves
gerealiseerd resultaat n -5.101 n -5.798 n -5.570 n -4.948 v 622