Bedrijfsvoering

Voorwoord

Een gemeentelijke organisatie kent op hoofdlijnen drie functies: dienstverlening aan de burgers (individueel en collectief), voorbereiding van beleid voor het bestuur, en ondersteunende diensten om de dienstverlening en de beleidsvoorbereiding mogelijk te maken. In deze paragraaf wordt ingegaan op de voornemens/verwachtingen op het gebied van de organisatie voor het jaar 2020. Aan de orde komen achtereenvolgens het organisatiebeleid, overige bedrijfsvoeringsinformatie en personeelsgegevens ambtelijke organisatie.

Organisatiebeleid

1. Ambtelijke organisatie
Algemeen
De belangrijkste verandering voor de ambtelijke organisatie, en voor bijna alle overheidsinstanties, is de invoering van de Wet Normalisering Rechtspositie Ambtenaren. Als gevolg van deze wet is de rechtspositie van de ambtenaren ook onder het privaatrecht komen te vallen. Een ambtenaar wordt niet meer eenzijdig benoemd maar er wordt een overeenkomst gesloten. Zo ook is in plaats van de CAR-UWO nu de CAO gemeenten van kracht. Vanzelfsprekend is deze bij deze hele operatie geprobeerd zoveel mogelijk de bestaande rechten en plichten over te nemen. Het is daardoor in eerste instantie een technische operatie geweest. De toekomst moet leren of onder deze nieuwe wet veel verandert in de praktijk.

Werving en selectie
Het platform Werken in Zuidoost Brabant zorgt ervoor dat we alle openstaande vacatures relatief snel invullen en daardoor extra wervingskosten kunnen voorkomen. De vacatures worden goed bekeken en de respons is goed. In 2020 heeft de gemeente Bladel 17 vacatures gehad, deze zijn om diverse redenen ontstaan; vervanging als gevolg van pensioen, vervanging als gevolg van het vertrek van een medewerker die elders verder gaat bouwen aan zijn of haar carrière, of een nieuwe functie vanwege uitbreiding van het werk. Een aantal van deze vacatures hebben we intern kunnen invullen. Hierdoor ontstond elders in de organisatie weer een vacature (doorstroom).

Inhuur
Zoals voorgaande jaren beperken we inhuur zoveel als mogelijk. Alleen als een bepaalde specialisatie voor korte tijd nodig is, of als een plek door ziekte of vacature langere tijd onbezet is, huren we in. Dit doen we voornamelijk via de MSP (Managed Service Provider). Er stromen ook nog steeds starters in. Nog steeds worden zij veelal eerder door een bureau gescout. We huren die dan in als proefperiode.

Het Goede Gesprek
Begin 2020 is Het Goede Gesprek ingevoerd; een nieuwe vorm van de ontwikkel-, functionerings- en beoordeling (OFB) cyclus waarbij de focus ligt op het binden, motiveren en inspireren van medewerkers door middel van continue feedback. Ook ligt de nadruk ligt op groeimogelijkheden in plaats van evaluatie. De verantwoordelijkheid voor het goede gesprek ligt bij de medewerker. Begin 2021 wordt Het Goede Gesprek geëvalueerd en begin 2022 wordt besloten of Het Goede Gesprek de bestaande OFB cyclus definitief gaat vervangen.

Vitaliteit
Goede secundaire arbeidsvoorwaarden blijven heel belangrijk. Het werk, de variatie en vrijheid erin, en de prettige sfeer en omstandigheden moet de drijfveer zijn om in Bladel te komen werken. Vitaliteit kan daarin niet ontbreken. Temeer nog omdat 2020 met name in het teken van covid-19 stond met als gevolg meer thuiswerken, een vervaging tussen werk en privé en problemen met de gezondheid. Daarom hebben we in 2020 extra aandacht aan vitaliteit besteed. Naast alle activiteiten die we in dit kader al aanboden, hebben we het pakket uitgebreid. Zo hebben we alle medewerkers de mogelijkheid geboden zich aan te melden bij Pausit, een online personal trainer die ervoor zorgt dat de medewerker tijdens de werkdag regelmatig en voldoende beweegt. Daarnaast hebben we alle medewerkers een vitaliteitstraject aangeboden bij een sport-center. Deze bestaat uit 6 pijlers; beweging, ademhaling, slaap, immuunsysteem, stress en voeding. Verder is er een online vitaliteitsmarkt georganiseerd waarbij alle medewerkers een budget hebben gekregen om te besteden aan door de organisatie geselecteerde vitale geschenken, zoals een springtouw, kookboek, zitbal of fitband. Tot slot is er een dartbord opgehangen.

Risico inventarisatie- en evaluatie
In het eerste kwartaal van 2020 is de risico inventarisatie- en evaluatie (RIE) uitgevoerd. Met de RIE heeft de gemeente Bladel advies gekregen gericht op het zoveel mogelijk voorkomen of beperken van gezondheidsschade van medewerkers (letsel, verzuim, beroepsziekten). Op basis van dit advies is de arbowerkgroep aan de slag gegaan met een plan van aanpak om de grootste risico’s in te perken zodat verder wordt bijgedragen aan een gezonde organisatie. Dit plan van aanpak wordt ook in 2021 en 2022 verder opgepakt.

Medewerkersonderzoek
2020 stond ook in het teken van het medewerkersonderzoek. Met samenwerkingspartner Effectory is de gemeente Bladel aan de slag gegaan met een vragenlijst om de medewerkerstevredenheid verder in kaart te brengen. Met 81,5% respons heeft de gemeente een goed beeld gekregen van de sterke punten en van de verbeterpunten van de organisatie. Met een 7,6 op bevlogenheid, een 6,7 op betrokkenheid, een 7,7 op sociale veiligheid en een 6,7 op de herstelbehoefte is de gemeente tevreden met het resultaat. Op al deze hoofdonderwerpen is dan ook beter gescoord dan het onderzoek wat in 2017 is uitgevoerd.

Bedrijfsauto’s
Medewerkers en bestuurders die reizen voor de gemeente doen dit met hun eigen auto en krijgen hiervoor een vergoeding per kilometer. Om een bijdrage te leveren aan duurzaamheid en het klimaatbeleid hebben we sinds 2020 een drietal elektrische auto’s beschikbaar voor deze reizen. Medewerkers en bestuurders moeten in eerste instantie hier gebruik van maken. Alleen als ze allemaal in gebruik zijn mogen dienstreizen gemaakt worden tegen vergoeding. De besparing op de vergoeding moet zo als dekking dienen voor de kosten van de elektrische auto’s met als grote pluspunt de duurzaamheid. Door Corona is 2020 geen representatief jaar geweest om te kunnen meten of, en in welke mate, de kosten daadwerkelijk vergelijkbaar zijn met de kilometervergoeding. Een onverwacht positief punt is dat veel mensen op deze manier ervaring op doen met elektrisch rijden.

Nieuw telefoniesysteem
Eind 2020 is gestart met de uitrol van een nieuw telefoonsysteem. Iedereen krijgt een 088 nummer en via een app wordt via internet gebeld. Veel vaste telefoons worden hierdoor overbodig. Omdat via de app gebeld kan worden kan in de telefoon werk en privé gescheiden worden. Het Klant Contact Centrum heeft meer mogelijkheden om de bereikbaarheid van medewerkers te raadplegen zodat klanten minder vaak onnodig worden doorverbonden.

Opnieuw verbinden
In 2020 is besloten de samenwerking in de GRSK te herijken. Via het project Opnieuw Verbinden worden in 2021 en 2022 de activiteiten die in de GRSK plaatsvinden opnieuw georganiseerd en de governance wordt verbeterd. Dit zal ook gevolgen hebben voor de eigen organisatie omdat sommige taken terug bij de gemeente komen.

2 Personeelsgegevens ambtelijke organisatie
Personeelsformatie
Op 31 december 2020 bedroeg de formatie omvang van de ambtelijke organisatie (excl. raad en college van burgemeester & wethouders) 81,77 fte’s. Deze formatie werd bezet door 92 personen.

De leeftijdsopbouw van de gemeentelijke organisatie was op 31 december 2020:

  Aantal medewerkers Procentueel
Leeftijdsgroep 2017 2018 2019 2020 2017 2018 2019 2020
tot 25 jaar 5 6 3 4 6,17 7,14 3,26 4,35
25-34 jaar 15 16 22 29 18,52 19,05 23,91 31,52
35-44 jaar 10 13 18 16 12,35 15,48 19,57 17,39
45-54 jaar 20 16 17 13 24,69 19,05 18,48 14,13
55- of ouder 31 33 32 30 38,27 39,28 34,78 32,61
totaal 81 84 92 92 100,00 100,00 100,00 100,00

 
 Ziekteverzuim
Het ziekteverzuim over 2020 bedroeg 3,12% (exclusief zwangerschapsverlof) en is ten opzichte van 2019 1,16% hoger. Helaas kunnen we geen benchmark in de branche doen, daar deze cijfers nog niet bekend zijn voor 2020. Met een gemiddelde verzuimduur van 10,25 dagen ten opzichte van 6,49 in 2019 kunnen we constateren dat het verzuimpercentage is toegenomen door een aantal langdurige ziektegevallen.

Opleidingskosten
Gedurende het jaar 2020 is totaal € 47.000,- aan cursussen besteed.

3. Overige bedrijfsvoeringsinformatie
- Rechtmatigheidsverklaring
Rechtmatigheid is voor een gemeente van essentieel belang. Tot en met de jaarrekening 2020 geeft de accountant een rechtmatigheidsoordeel bij de jaarrekening af. Door een wetwijziging wordt vanaf de jaarrekening 2021 het college zelf verantwoordelijk voor het opstellen. Het gaat hierbij niet alleen om beheersing van onze processen, maar vooral ook om het versterken van cultuur (houding en gedrag) en bewustzijn binnen de organisatie. Daarom is het belangrijk dat we op tijd beginnen. Deze verantwoording wordt gecontroleerd door de accountant. De accountant zal dan geen oordeel meer geven over de rechtmatigheid in zijn controleverklaring. De rechtmatigheidsverantwoording van het college wordt dan onderdeel van de getrouwheidsverklaring van de accountant. Op advies van onze accountant hebben we het normenkader reeds uitgebreid met het toetsingskader. Hierin is aangegeven welke artikelen voor de financiële rechtmatigheid van de interne verordeningen en beleidsregels van toepassing zijn. Dit heeft betrekking op het voorwaardencriterium (recht, hoogte en duur). Naast het voorwaardencriterium moet in de rechtmatigheidsverklaring ook het begrotingscriterium en het misbruik en oneigenlijk gebruik criterium verantwoord worden. In de Managementletter 2020 heeft de accountant geconcludeerd dat de interne controle op goede wijze is ingevuld en dat dit een goede uitgangspositie biedt voor de interne controle waarop de rechtmatigheidsverantwoording zal worden gebaseerd.

- Informatiebeveiligingsbeleid
Per 1 januari 2020 is de nieuwe baseline informatiebeveiliging overheid (BIO) ingegaan. Jaarlijks doen we een zelf-audit op gebied van informatiebeveiliging middels ENSIA, waarmee we ook verantwoording afleggen aan de betrokken ministeries. De normen die getoetst worden middels ENSIA zijn in 2020 ook voor het eerst gebaseerd op deze nieuwe baseline. De werkzaamheden die voor de oude baseline zijn verricht, zijn al grotendeels in lijn met de BIO. Toch was deze nieuwe baseline een moment waarop alle zaken die al gedaan zijn, grondig bekeken zijn om te zien of de genomen maatregelen ook in lijn zijn met de BIO.

Een groot verschil tussen de oude en de nieuwe baseline is dat er minder maatregelen genoemd worden in de BIO. De normen zijn grotendeels hetzelfde, maar de gemeente heeft meer vrijheid om zelf te bedenken welke maatregelen er genomen moeten worden. Dat resulteert ook in een vrij algemeen nieuw informatiebeveiligingsbeleid dat inmiddels vastgesteld is. Om de normen te vertalen naar maatregelen zijn en worden er verschillende procedures vastgesteld (denk bijvoorbeeld aan het clean desk en clear screen beleid) maar wordt er ook een informatiebeveiligingsplan opgesteld. Dit plan is een vertaalslag van een zelfaudit waarin wordt bekeken in hoeverre we al voldoen aan de BIO, samen met een risico-inventarisatie- en evaluatie. Op basis hiervan wordt een plan met concrete maatregelen opgesteld, gerangschikt naar urgentie.

In de BIO wordt onder andere veel aandacht besteed aan bewustwording van personeel. Sinds 1 januari 2020 is het voor nieuwe werknemers verplicht om binnen drie maanden na indiensttreding een bewustwordingscursus gedaan te hebben. Hier is in 2020 vooral op ingezet, waarbij gebruik wordt gemaakt van het aanbod in ‘Goodhabitz’.

- Omgevingswet
Het Rijk besloot de inwerkingtreding van de wet met een jaar uit te stellen tot 1-1-2022. Dit heeft nauwelijks invloed op de voorbereidingen om de wet goed in te voeren. De raad is in 2 bijeenkomsten ingelicht over de werking van de wet en de globale effecten daarvan voor de gemeentelijke praktijk op raadsniveau. Er is een ambtelijk projectplan gemaakt. Op basis daarvan gaan de werkgroepen voorstellen doen om het bestuur te faciliteren om ter zake besluiten te nemen. De medewerkers zijn ingelicht in de gewijzigde regelgeving. Alle beleid en de geldende regels zijn geïnventariseerd en opgenomen in een database. Er vinden gesprekken plaats met de verbonden partijen en ketenpartners om per 1-1-2022 te voldoen aan de minimale eisen om de wet te kunnen toepassen. VTH en het SSC werken aan de aanschaf van software en het aanpassen van procedures van vergunningverlening om binnen het Digitale Stelsel Omgevingswet (DSO) te kunnen werken.

4. Digitalisering
iBabs
Om het digitaal vergaderen te verbeteren is de vergadertool iBabs aangeschaft. In 2020 is het proces rond collegestukken en raadsstukken nader bekeken, hierbij is ook gelet op het digitaal en zaakgericht werken dat in de hele organisatie geïmplementeerd wordt. De medewerkers zijn op de hoogte gebracht van de nieuwe procedure en zijn er verantwoordelijk voor dat hun stukken op tijd, volledig en digitaal bij het bestuurssecretariaat worden aangeleverd voor verder behandeling en bestuurlijke besluitvorming.

Implementatie Zaakgericht werken (Zaakgericht archiveren)
Voor het zaakgericht werken wordt de module Zaakgericht Archiveren in MyCorsa NxT gebruikt. Dit betekent dat medewerkers digitaal werken, waarbij de papieren stukken worden vervangen door digitale exemplaren en na 3 maanden vernietigd worden. De medewerkers werken met zaken, waardoor de samenhang tussen de documenten zichtbaar blijft en waardoor er goed digitaal gearchiveerd wordt na afronding van zo’n zaak. In 2019 is het grootste deel van organisatie op deze manier gaan werken, in 2020 is vooral gekeken naar het uitbreiden van processen binnen deze organisatieonderdelen en het ondersteunen van de medewerkers. Ook is er voor een goede registratie een Metadataschema op basis van het TMLO vastgesteld.
In 2021 zal de kwaliteit van de registraties en zaken extra onderzocht worden en waar nodig worden verbeteringen aangebracht.

Project Bouwvergunningen digitaliseren
Al sinds 2010 is het de wens van de gemeente om alle bouwvergunningen te digitaliseren en voor alle medewerkers en burgers digitaal beschikbaar te stellen. In 2016 zijn de bouwvergunningen uit de periode 1902-1989 gescand en gemetadateerd, maar de kwaliteit was niet voldoende om ze als officiële reproducties te kunnen beschouwen. Een snelle oplossing voor dit probleem was niet voorhanden. In 2020 zijn er nieuwe afspraken gemaakt met het Regionaal Historisch Centrum (RHC) te Eindhoven, welke de digitale bouwvergunningen zal gaan beheren. Ook is er, in samenspraak met het RHC, een e-depot aangeschaft; een digitale archiefbewaarplaats. In deze omgeving kunnen de fouten in metadata makkelijker herkend en hersteld worden. Ook worden alle scans hier nog eens gecontroleerd om zeker te zijn dat de digitale reproducties van goede kwaliteit zijn voordat de analoge bescheiden kunnen worden vernietigd. Met de komst van het e-depot kunnen de gedigitaliseerde bouwvergunningen volgens de Archiefwet opgeslagen worden, en met een aantal maatregelen omtrent de AVG in de toekomst ook beschikbaar worden gesteld voor burgers. Het project Bouwvergunningen digitaliseren zal eerst de bouwvergunningen uit de periode 1902-1989 verwerken. De overige jaarblokken en andere archiefbescheiden volgen daarna.

Digitale handtekening
Om het digitaal werken nog beter te ondersteunen is er voor gekozen om ook een digitale handtekening beschikbaar te maken binnen MyCorsa NxT. De medewerkers van team KCC zijn in 2020 hun uitgaande brieven digitaal gaan ondertekenen. Gedurende het jaar is ook het ondertekenen met een gekwalificeerde digitale handtekening (tekenen met certificaat) technisch mogelijk gemaakt. De digitale handtekening zal verder uitgebreid worden, zodat (bijna) alle processen welke vallen onder Zaak-gericht archiveren ook volledig digitaal behandeld kunnen worden.

5. Communicatie
Corona crisiscommunicatie
Crisiscommunicatie rondom branden en grote ongelukken hoort bij de taak van team communicatie. Het gaat dan meestal om flitscrises, zoals bijvoorbeeld de brand bij Van der Heijden op het Kempisch Bedrijvenpark. In korte tijd moet er dan veel gebeuren. Een heel anders soort crisis begon in maart 2020. Vanaf toen stonden de werkzaamheden van team communicatie voor een groot deel in het teken van corona cri-siscommunicatie. Om te zorgen dat inwoners en ondernemers van de gemeente Bladel steeds juist geïnformeerd waren over de laatste ontwikkelingen en maatregelen rondom corona, werden verschillende acties ondernomen. Zo werden regelmatig updates van de Rijksoverheid gedeeld en waar mogelijk vertaald naar maatregelen die specifiek voor de gemeente Bladel werden genomen. Er werden regelmatig brieven van de burgemeester geschreven en gedeeld en ook werden er video’s opgenomen waarin leden van het College van B&W de inwoners en ondernemers een hart onder de riem staken.
Voor het communiceren van het brede scala van corona ontwikkelingen en maatregelen werden de weekkranten, Eindhovens Dagblad, Omroep Brabant en de sociale media van de gemeente Bladel (Facebook, Twitter, Instagram, YouTube en LinkedIn) ingezet. Ook werden geplande activiteiten tegen het licht gehouden en waar mogelijk corona-verantwoord aangepast.

Daarnaast vervulden communicatiemedewerkers een functie in de Veiligheidsregio Brabant-Zuidoost en zorgden zij met regelmaat in de weekenden voor rapporten van wat er online leefde onder inwoners van Zuidoost Brabant. Dat ‘Omgevingsbeeld’ werd vervolgens gebruikt in het veiligheidsoverleg van de voorzitter van de Veiligheidsregio, John Jorritsma.

Burgerparticipatie traject Groene Long
Team communicatie ondersteunt bij allerlei verschillende projecten van de gemeente Bladel. Denk aan communicatie rondom de bouw van de MFA Hapert en de ontwikkeling van de centrumvisie van het dorp, de ontwikkelingen rondom ‘Den Herd naar de Mert’ en de Egyptische Poort bijvoorbeeld. Een bijzonder project vanwege de manier waarop het ontwikkeld werd, is dat van het gebied ‘De Groene Long’ in Bladel. Dat project wordt ontwikkeld door middel van een participatief proces. Dat betekent dat inwoners in het gebied zelf een initiatief mogen ontwikkelen. De gemeente neemt hierin niet het voortouw, maar faciliteert en ondersteunt. Team communicatie zette het participatieve proces voor deze bijzondere gebiedsontwikkeling mee op. Inmiddels ligt er een plan, dat deelnemers met elkaar hebben opgesteld en waarin ook de inwoners van Bladel betrokken zijn. In 2021 krijgt het plan verder vorm. Ook daarbij zal team communicatie ondersteunen.

Gemeente overstijgend project
Er is in 2020 ook ondersteuning verleend aan het project N284; een project waarbij de gemeente Bladel een trekkersrol vervulde en hierin samenwerkt met gemeente Reusel-De Mierden en provincie Noord-Brabant. Het aanpakken van de N284 is hard nodig. Dagelijks staan er files tijdens de spitsuren, dorpen hebben last van sluipverkeer en er is sprake van gevaarlijke situaties voor fietsers en voetgangers om over te steken. Dat moet in 2026 verleden tijd zijn. Er ligt een voorkeursalternatief dat mede tot stand is gekomen via burgerparticipatie (onder andere met een live-uitzending waarbij inwoners direct vragen konden stellen en feedback konden geven). De tracékaart en mogelijke maatregelen zijn gevisualiseerd met duidelijke tekeningen en 360 graden foto’s. In 2021 krijgt het plan verder vorm.

Filmpjes/video’s
Door onvoorziene omstandigheden is het filmpje waarvoor in 2019 begonnen werd met de opnamen, niet afgemaakt door de betrokken partij. Het is nog onzeker of er een filmpje komt. Wel is de afdeling zelf meer eigen filmpjes gaan produceren. Omdat inwoners dit waarderen en omdat video’s helpen boodschappen helder over te brengen, blijft het team ook in 2021 video’s maken.