Overhead en ondersteuning organisatie

Overhead en ondersteuning organisatie

Bedrijfsvoering is ondersteunend – niet ondergeschikt - en faciliterend aan ontwikkelingen (uitvoering van speerpunten) in de organisatie. Daarnaast is er een aantal speerpunten waarbij de bedrijfsvoering zelf een leidende rol heeft. Waarvan een deel al eerder in gang is gezet.
Enerzijds vraagt de uitvoering van speerpunten om flexibiliteit en maatwerk, anderzijds vragen ze om consistentie en beheersbaarheid / controleerbaarheid. Voor een goede bedrijfsvoering dienen al deze aspecten in een goede balans met elkaar te staan. Om deze balans te behouden, dient continu tussen bestuur en ambtelijke organisatie een open gelijkwaardige dialoog van afstemming / invulling / timing / bijstelling van alle ambities (wettelijke verplichtingen, gemeentelijke speerpunten, maatschappelijk ontwikkelingen etc.) plaats te vinden.

 

De gemeentelijke bedrijfsvoering volgt en anticipeert op ontwikkelingen in de maatschappij, door de optimale ondersteuning van het primaire proces. De relatie van bedrijfsvoering met het primaire proces kenmerkt zich als een ‘klant-leverancier'

Wat gaan we doen?

Wat weten we nog meer?

Hier onder worden de beleidsindicatoren uit de BBV-basisset gepresenteerd:

Naam Indicator   Eenheid B-2020 Eenheid B-2021 Bron
Formatie   2020: 3,54 fte 2021: 3,91 fte per 1.000 inwoners Eigen begroting
Bezetting * 2020: 3,51 fte 2021: 3,52 fte per 1.000 inwoners Eigen begroting
Apparaatskosten   2020: € 424,- 2021: € 432,- per inwoner Eigen begroting
Externe inhuur   2020: 10,74% 2021: 5,25% van totale loonsom + totale kosten inhuur externen Eigen begroting
Overhead   2020: 11,53% 2021: 11,10% van totale lasten (exclusief toevoegingen aan reserves) Eigen begroting

* De laatst bekende werkelijke bezetting was 1 januari 2020.

 

Ontwikkelingen

Kempengemeenten Opnieuw Verbinden
De toekomst van de Samenwerking Kempengemeenten (SK) tussen de Kempengemeenten is al enige jaren onderwerp van gesprek. In 2020 is vanuit de directie SK het project “Opnieuw verbinden van de Kempengemeenten” gestart. Hierdoor staan zowel de gemeenten als de SK voor een veranderingsopgave. De verwachting is dat 2020 nodig zal zijn om plannen uit te werken en 2021 en 2022 om deze uit te voeren en te implementeren, zodat de veranderopgave op 1 januari 2023 kan worden afgerond.

 

Meerjarenprogramma

Onderstaand worden de (nieuwe) wensen voor de planperiode 2020-2024 opgesomd en toegelicht.

 

A/B omschrijving investeringen budgettaire lasten / baten
(bedragen x € 1.000,-) 2020 2021 2022 2023 2024 2020 2021 2022 2023 2024
A energiebesparende maatregelen gemeentehuis -188 -15 -15 -15 -14
A renovatie dak oudbouw gemeentehuis -122 -6 -6 -6 -6
A online publicatieplatform P&C software -10 -10 -10 -10 -10
A online publicatieplatform P&C software: implementatie -8
totaal lasten overhead -310 -18 -31 -31 -31 -30

Toelichting op meerjarenprogramma

Renovatie dak / energiebesparende maatregelen gemeentehuis
Het dak van de oudbouw moet gerenoveerd worden, alsmede het aanpassen van de verwarmings- en luchtbehandelingsinstallaties en diverse isolatiewerkzaamheden.

 

Online publicatieplatform P&C software
Alle planning en control documenten gaan we voortaan in digitale vorm ontsluiten naar pc, tablet en smartphone. Met behulp van deze “begrotingsapp” kan de inhoud van de begroting (en andere P&C-documenten) toegankelijker, inzichtelijker en meer visueel worden gemaakt. Het publicatieplatform biedt transparantie en helpt het bestuur en de raad om de uitvoering (op hoofdlijnen) te bewaken. Inwoners kunnen de begroting in stukken tot zich nemen om sneller inzicht te krijgen in voor hun relevante onderwerpen.

 

Wat mag het kosten?

Bedrijfsvoering algemeen

De loonkosten zijn gebaseerd op de begrote formatie, waarbij rekening gehouden wordt met een structurele loonstijging van 1,76% in 2020 en 2,80% in 2021. Ook wordt rekening gehouden met het toekennen van eventuele periodieke verhogingen voor de medewerk(st)ers die daarvoor in aanmerking komen. Algemeen worden steeds vaker startende medewerkers eerst ingehuurd via een detacheringsbureau. Deze invulling van de proeftijd is voor de gemeente prettig omdat geen verplichtingen ontstaan. Het wordt ook steeds meer noodzaak omdat de bureaus de mensen direct van de opleidingen binnenhalen om op deze wijze in te zetten. De kosten zijn als directe kosten toegerekend aan de verschillende hoofdtaakvelden, omdat ze volledig gericht waren op de externe klant. Voorts ontvangen we vergoedingen van het KBP (t/m 2023) en Reusel-De Mierden (t/m 2020) wegens detacheringswerkzaamheden.

De vijf Bladelse ouderenbonden hebben onlangs hun visie op het gemeentelijk ouderenbeleid aangeboden aan de gemeente. In reactie op dit visiedocument ‘(voorbereiden op) Ouder worden in de gemeente Bladel’, is voor een periode van 2 jaar één ouderenconsulent Bladel aangesteld. Deze gemeentelijke ouderenconsulent moet de zelfstandig thuiswonende Bladelse ouderen ondersteunen op het gebied van wonen, welzijn, inkomen en zorg. Voor het akoestisch optimaliseren van het gemeentehuis worden voor 2021 eenmalige middelen geraamd.

Alle kosten, die direct toegerekend kunnen worden aan heffingen en leges, komen ten laste van deze producten. Voor indirecte kosten, ook wel overhead genoemd, is dit niet mogelijk. Deze indirecte kosten bestaan onder andere uit kosten voor ICT, huisvesting, inkoop en financiën. Deze kosten begroten we volgens de nieuwe verslagleggingsvoorschriften (BBV) centraal in taakveld ‘Overhead en ondersteuning organisatie’. Voor het berekenen van tarieven brengen we een deel van de indirecte kosten ten laste van de tarieven. Dit doen we met een opslag van de overhead als percentage op de directe loonkosten.

 

De grondslagen voor de toerekening van overhead zijn in de Financiële verordening 2019 vastgelegd. De toerekening van overhead aan de heffingen geschiedt op basis van een opslag met een vast percentage. Het percentage wordt vastgesteld met de formule:
(totale kosten overhead / omvang totale personeelslasten inclusief totale kosten overhead) x 100%. Het is een eenvoudige methode om de overhead toe te rekenen aan de doorbelaste directe loonkosten. De toerekening doen we op basis van gemiddelde uurtarieven.

Op basis van de cijfers uit de begroting 2021 betekent dit percentage 62% (2020: 65%).

Het centraal moeten begroten en verantwoorden van alle overhead, pakt nadelig uit als normaliter een deel van de overheadkosten ten laste van grote projecten of investeringen gebracht zouden kunnen worden. Daarom is het toegestaan de betreffende overheadkosten op indirecte wijze toch aan die investeringen en projecten (grondexploitaties) toe te rekenen. Concreet betekent dit dat we voor de rendabele activiteiten van de grondexploitaties alsnog € 223.000,- intra comptabele kosten toerekenen. Daarbij is dezelfde verdeelsleutel als bij de heffingen en tarieven gehanteerd.

 

De overige personeelskosten hebben voornamelijk betrekking op personeel gerelateerde kosten, zoals studiekosten, contributies, schrijf- en kantoorbenodigdheden, verzekeringen, bijdrage aan MRE archief, kosten van Bizob en dergelijke. Gelet op een aantal majeure projecten (voorbereiding van herinrichting N284, centrumontwikkelingen Bladel en realisatie MFA Hapert) welke aanzienlijke ambtelijke capaciteit vragen is het noodzakelijk dat gedurende drie jaar personeel ingehuurd wordt om te borgen dat de lopende zaken toch adequaat uitgevoerd kunnen worden. Dat verklaart de toename van de kosten.

Niet alle ICT-kosten drukken op de begroting van de SSC-samenwerking. De SSC-kosten hebben slechts betrekking op ICT-kosten welke gerangschikt worden onder de noemer van ‘basisdienstverlening’. Deze kosten worden voor alle samenwerkende gemeenten gemaakt. Wij hebben daarnaast behoefte aan een aantal voor Bladel specifieke ICT faciliteiten. Deze faciliteiten zijn dus afgestemd op onze eigen specifieke wensen/behoeften. Omdat dit niet voor iedere gemeente van toepassing is moeten wij hiervoor afzonderlijk betalen.

Een deel van de kosten van het KCC zijn als directe kosten toegerekend aan de betreffende hoofdtaakvelden. De stijging van de kosten wordt veroorzaakt door de doorwerking van de geraamde loonmutaties 2021. De kosten van receptie en callcenter hebben betrekking op ondersteuning in het primaire proces en maken daarom onderdeel uit van de overheadkosten.

Voor de incidentele lasten wordt verwezen naar de toelichting in het overzicht in de financiële begroting.

 

Kempensamenwerking

We werken met de overige Kempengemeenten samen op verschillende beleidsterreinen. De werkzaamheden van de afdelingen Maatschappelijke Dienstverlening en Veiligheid, Toezicht en Handhaving (VTH) hebben directe relatie met externe klanten. Deze samenwerkingsonderdelen zijn als directe kosten toegerekend aan de verschillende hoofdtaakvelden, omdat ze volledig gericht zijn op de externe klant. De werkzaamheden van P&O en het SSC hangen daarentegen meer samen met de ondersteuning van de medewerkers in het primaire proces. Deze kosten verantwoorden we daarom onder de noemer “overhead”.

De kosten van deze samenwerkingsonderdelen zijn gebaseerd op de vastgestelde begroting 2021 van de Samenwerking Kempengemeenten. De SK heeft 2018 en 2019 afgesloten met positieve rekeningresultaten. Het algemeen bestuur van de SK heeft besloten dit te restitueren aan de deelnemende gemeenten. Dit leidt voor de jaren 2019 en 2020 tot eenmalige voordelen.

 

Facilitair en huisvesting

De interne dienstverlening aan de organisatie is gericht op het efficiënt en effectief laten functioneren van de gemeentelijke organisatie. Dit doen we door het aanbieden van huisvesting en andere facilitaire diensten, het informatiebeheer (post- en archiefzaken) en de bestuurs- en managementondersteuning e.d. Deze uitgaven hebben betrekking op het beheer en onderhoud van het gemeentehuis, zoals energiekosten, schoonmaak, storting onderhoudsvoorziening en inventaris.

De kapitaallasten voor het gemeentehuis stijgen als gevolg van de geplande investeringen voor het energieneutraal maken en de renovatie van het dak van het gemeentehuis. Het verloop ná 2020 wordt ook veroorzaakt door lagere lasten als gevolg van vrijval kapitaallasten.

 

Bedragen Rekening Begroting Begroting Meerjarenraming
(bedragen x € 1.000,-) 2019 2020 2021 2022 2023 2024
Lasten
overhead n -5.362 n -6.043 n -5.949 n -5.868 n -5.754 n -5.806
Totaal lasten n -5.362 n -6.043 n -5.949 n -5.868 n -5.754 n -5.806
Baten
overhead v 261 v 259 v 179 v 179 v 179 v 141
Totaal baten v 261 v 259 v 179 v 179 v 179 v 141
Geraamd saldo van baten en lasten n -5.101 n -5.784 n -5.770 n -5.689 n -5.575 n -5.665