Bedrijfsvoering

Voorwoord

Een gemeentelijke organisatie kent op hoofdlijnen drie functies: dienstverlening aan de burgers (individueel en collectief), voorbereiding van beleid voor het bestuur, en ondersteunende diensten om de dienstverlening en de beleidsvoorbereiding mogelijk te maken. In deze paragraaf wordt ingegaan op de voornemens/verwachtingen op het gebied van de organisatie voor het jaar 2021. Aan de orde komen achtereenvolgens het organisatiebeleid, overige bedrijfsvoeringsinformatie en personeelsgegevens ambtelijke organisatie.

 

Organisatiebeleid

1. De organisatie en de GRSK
De organisatie in Bladel heeft een heldere structuur met twee afdelingen. Een voor beleid en collectieve diensten (projecten), een voor dienstverlening en alle ondersteunende diensten. Door deze eenvoudige structuur is er geen noodzaak deze regelmatig aan te passen. Dat betekent niet dat er geen aandacht voor organisatieontwikkeling is, of dat er niets verandert. De tijd verandert, de opgaven veranderen constant en de organisatie moet daarin mee. Als er een vacature ontstaat wordt deze nooit automatisch ingevuld, of op dezelfde manier ingevuld. Elke vacature zien we als een kans om de organisatie mee te laten ontwikkelen met de buitenwereld en de eisen die aan ons gesteld worden. De organisatie groeit mee. Soms ook in omvang als de ambities toenemen. Dit blijven we doen.
Na een periode van onzekerheid wordt nu ook de ontwikkeling van de GRSK doorgezet. In de GRSK zijn vanuit Bladel dienstverlenende en ondersteunende taken ondergebracht. Wij hebben bewust het beleid in de eigen organisatie gehouden. Dit met het oog op integraliteit van beleid en bestuurlijke sensitiviteit. Opnieuw Verbinden, zoals het project voor de GRSK is genoemd, zal ook voor onze organisatie gevolgen hebben. Taken die niet meer bij de GRSK passen kunnen terug naar de gemeente komen, of in een ander verband georganiseerd worden. In alle gevallen zal het proces om de samenwerking opnieuw vorm te geven veel tijd kosten. We zien dit vooral als een kans om, na een periode van stagnatie, stappen voorwaarts te zetten (digitalisering, dienstverlening). In 2023 moet Opnieuw Verbinden gereed zijn.

Het personeelsbeleid blijft voor ons het belangrijkste onderdeel van het organisatiebeleid. Als dienstverlenende organisatie zijn de medewerkers het kapitaal van de onderneming. Hoewel we vaak horen dat vacatures moeilijk in te vullen zijn, valt dat bij de gemeente nog erg mee. Wel is het voor veel functies moeilijk ervaren krachten te vinden. Wij richten ons dan snel op talenten. Dit, en de aandacht die we geven aan de arbeidsomstandigheden, vitaliteit en dergelijke, zien we terug in onderzoeken van het A&O fonds en ons eigen medewerkersonderzoek. Wij blijven ons ervoor inspannen om de mensen gemotiveerd en met plezier te laten werken.

 

2. Personeel & Organisatie (P&O)
De afdeling P&O van de GRSK verricht diensten voor vier gemeenten (Bladel, Eersel, Oirschot, Reusel-De Mierden), de organisatie GRSK, BIZOB en het participatiebedrijf “Kempenplus”. P&O is verantwoordelijk voor de salarisadministratie, de vorming en beheer van dossiers, het personeels- en organisatiebeleid en de uitvoering daarvan. Daarnaast adviseert de afdeling P&O de organisaties op het gebied van personeel en organisatie. De taken van P&O zullen in het project Opnieuw Verbinden ook opnieuw ingericht worden. Tegelijkertijd zal van de afdeling P&O het nodige gevraagd worden voor de personele gevolgen van de verandering van de organisatie.

 

- Duurzame inzetbaarheid van medewerkers en strategische personeelsplanning
Ontwikkeling en inzetbaarheid van medewerkers blijft een belangrijk thema. Duurzame inzetbaarheid is een individuele aangelegenheid, maar de uitkomsten ervan leveren een grote bijdrage aan de prestaties van een organisatie. Een duurzaam inzetbare medewerker is vitaal, productief en gemotiveerd. De medewerker moet hiermee zelf aan de slag, maar we hebben hierin als organisatie een belangrijk kader te bieden.
Duurzame inzetbaarheid vraagt niet per se om nieuw beleid. Het gaat om het slim combineren en wellicht aanscherpen van bestaande HR-instrumenten gericht op de visie van de organisatie. De organisatiecultuur speelt ook een belangrijke rol.

 

- Het functieboek van de Kempengemeenten
Al enkele jaren staat het functieboek van de Kempengemeenten met de interne indelingscommissie ter discussie. Mede doordat het functieboek verouderd is en nieuwe functies daarom niet altijd goed in te passen zijn in het huidige functieboek. In 2021 zal een keuze gemaakt worden hoe dit in de toekomst ingericht wordt, ook in relatie tot de opdracht om de GRSK opnieuw te verbinden.

 

- Risico Inventarisatie en –Evaluatie
In 2020 is de RI&E binnen de gemeente Bladel uitgevoerd. Daarmee zijn alle veiligheids- en gezondheidsrisico’s binnen de organisatie inzichtelijk gemaakt en is tevens een plan gemaakt voor het oplossen ervan. Zo kunnen de risico’s voor het personeel en de organisatie worden teruggedrongen. Halverwege 2021 zijn alle maatregelen uitgevoerd. De Arbo werkgroep binnen de gemeente Bladel vergadert een aantal keer per jaar om de RI&E actueel te houden.

 

- Vitaliteit
In 2020 hebben we binnen de gemeente Bladel veel aandacht besteed aan de vitaliteit van de medewerkers. In het medewerkeronderzoek was deze aandacht duidelijk terug te zien. Deze lijn willen we ook in 2021 voortzet-ten. Dit betekent dat we rekening moeten houden met een jaarlijks budget voor de vitaliteit van onze medewerkers.

 

- Het Goede Gesprek
Het Goede Gesprek is een nieuwe vorm van wat voorheen functionerings- en beoordelingsgesprekken waren. Het is veel breder en omvat alles wat van invloed kan zijn op het functioneren. Vitaliteit, evenwicht werk-privé, enz. In 2020 is de gemeente Bladel van start gegaan met Het Goede Gesprek. Voor inbedding in de organisatie is het belangrijk dat hier in 2021 ook veel aandacht aan wordt besteed.

 

- Generatiepact
De regeling generatiepact wordt ook in 2021 voortgezet. Dat doen we niet meer zozeer om evenwicht in de leeftijdsopbouw te brengen. Dit is voor een groot deel gerealiseerd. We zitten ver boven het landelijk gemiddelde met het percentage medewerkers in de leeftijdscategorieën tot 25 en 25 tot 35. Het generatiepact bleek ook erg goed voor de medewerkers die er gebruik van maakten. Het is waarschijnlijk een belangrijke reden waarom onze oudere medewerkers hoog scoorden in het medewerkersonderzoek.

 

- Opleidingen
Gemeente Bladel vindt het opleiden van medewerkers erg belangrijk. Voor de organisatie, maar ook voor de medewerkers zelf. Om ze uit te dagen het beste uit zichzelf te halen, maar vooral ook omdat velen aan het begin va hun carrière staan en nog flink kunnen groeien. Daarom wordt er ook in 2021 voldoende budget vrijgemaakt om hierin te kunnen investeren. Het budget wordt niet altijd volledig gebruikt daarom zullen we meer aandacht besteden aan het stimuleren van opleidingen bij de medewerkers.

 

3. Overige bedrijfsvoeringsinformatie
- Rechtmatigheidsverklaring
Vanaf 2021 moet het college een rechtmatigheidsverantwoording opnemen in de jaarrekening waarmee verantwoording wordt afgelegd over de nalevering van de wet- en regelgeving die relevant is voor het financiële reilen en zeilen van de gemeente. De accountant zal dan geen oordeel meer geven over het de rechtmatigheid in zijn controleverklaring. De wijzigingen worden in onderstaande schema verder toegelicht.

 

Opzet jaarrekening t/m 2020    Opzet jaarrekening vanaf 2021
Het vastgestelde normenkader wordt getoetst door de accountant.    Door het college wordt het vastgestelde normenkader getoetst.
De accountant rapporteert over het getrouwe beeld en de rechtmatigheid. De rechtmatigheidsfouten en onzekerheden zijn medebepalend voor de strekking van de controleverklaring. Het college rapporteert over rechtmatigheidsfouten en eventuele onduidelijkheden. De accountant betrekt de rechtmatigheidsverantwoording bij het oordeel over de getrouwheid.
De raad/auditcommissie spreekt met de accountant over de bevindingen van de rechtmatigheid. De raad/auditcommissie spreekt met het college over de bevindingen van de rechtmatigheid.

                                                                                                                                 
Iedere gemeente moet een verplicht model opnemen in de jaarrekening. In dit voorgeschreven model wordt verder ingegaan op de verantwoordelijkheid van het college en worden eventuele rechtmatigheidsfouten opgesomd. Daarnaast wordt in de verantwoording een toelichting voorgeschreven waarin de verbetermaatregelingen moeten worden opgenomen. Het is de bedoeling dat tussentijdse fouten eerder gemeld worden aan het college en de raad met vermelding van toekomstgerichte maatregelen om de ontstane fouten te voorkomen. Daarnaast kan in de Bedrijfsvoeringsparagraaf de kwaliteit van de interne beheersing en de leer- en verbeterpunten verder toegelicht worden. Deze paragraaf biedt een goede basis voor het gesprek dat de gemeenteraad en het college kunnen hebben over de rechtmatigheidsverantwoording.

 

Om te komen tot een rechtmatigheidsverantwoording over het boekjaar 2021, moeten nog de nodige voorbereidingen getroffen worden. Hiervoor wordt in 2020 gestart met het opstellen van o.a. een plan van aanpak, wordt de ambitie control bepaald en inrichting gegeven aan sturing en governance. In 2020/2021 volgt een tussenevaluatie en wordt gestart met het ‘proefdraaien’ van de rechtmatigheidsverantwoording. Uiteindelijk zal in 2022 een rechtmatigheidsverantwoording afgegeven worden door het college. Nadien vindt een eindevaluatie plaats en wordt indien nodig het proces bijgestuurd.

 

- Informatiebeveiliging en privacy
Gemeenten hebben een grote verantwoordelijkheid om hun informatievoorziening te beveiligen en veilig te houden. Ook moeten inwoners er vanuit kunnen gaan dat de gemeente zorgvuldig met hun gegevens omgaat. Als basis hiervoor gebruiken we de ‘baseline informatiebeveiliging gemeenten’ (BIO) die in 2020 is ingegaan en de ‘algemene verordening gegevensbescherming’ (AVG) die in 2018 is ingegaan.

Om te zorgen dat we zo goed mogelijk aan deze normen voldoen, is er een Plan-Do-Check-Act cyclus ingesteld. Informatiebeveiliging en privacy zijn processen van plannen, uitvoeren, controleren en bijstellen. Zo bleek dat het informatiebeveiligingsbeleid in 2020 niet meer actueel was vanwege de komst van een nieuwe baseline (de BIO). Daarom is er in 2020 een nieuw informatiebeveiligingsbeleid gekomen. Daarbij wordt er ook bekeken welke procedures (opnieuw) vastgesteld moeten worden. Jaarlijks wordt er aan de hand van de ‘Eenduidige normatiek single information audit’ (ENSIA) bekeken en hoeverre we voldoen aan de normen in de BIO. Onder andere aan de hand van de uitkomst hiervan wordt het informatiebeveiligingsplan bijgesteld en worden nieuwe prioriteringen aangeduid.

De gemeente Bladel maakt gebruik van een tool die helpt om zo goed mogelijk te voldoen aan de BIO en de AVG. Hiervoor wordt IC Content gebruikt. Deze tool levert standaarden van beleidsstukken en procedures. Deze tool kan uitgebreid worden met IC Control, waardoor dit kan functioneren als een volwaardig Information Security Management System (ISMS). Andere Kempengemeenten zullen ons voorgaan bij de implementatie van het deel IC Control. Wanneer dit goed bevalt wordt bekeken of ook de gemeente Bladel volgt.

Naast het zo goed mogelijk op orde hebben van alle beleidsstukken, is bewustwording in de organisatie ook erg belangrijk. Alles kan nog zo goed geregeld zijn, wanneer medewerkers niet zorgvuldig omgaan met (per-soons)gegevens of inloggegevens, kan alles voor niets zijn geweest. Er is al een start gemaakt met bewust-wordingscampagnes en trainingen in de organisatie, dit zal in 2021 doorgang vinden.

 

- Communicatie
Op het gebied van communicatie zijn twee speerpunten voor 2021 bepaald. De eerste is de doorontwikkeling van de gemeentelijke website. Doel is aan te sluiten op de laatste technische standaarden en bij de wensen van de gebruikers. Gebruikersgemak staat daarbij voorop.
Het tweede speerpunt is burgerparticipatie. De manieren waarop inwoners en andere belanghebbenden betrokken worden bij het maken van nieuw beleid, variëren per project en per doelgroep. In 2021 wil de gemeente Bladel kijken naar nieuwe manieren om belanghebbenden te betrekken bij projecten.

 

4. Personeelsgegevens ambtelijke organisatie
- Personeelsformatie
Op 1 januari 2021 is de verwachte formatie omvang van de ambtelijke organisatie (excl. raad en college van burgemeester & wethouders) circa 80,77 fte. Deze verwachte formatie wordt bezet door 89 personen. De gemiddelde verwachte leeftijd op 1 januari 2021 is 45 jaar.