5.3 Bedrijfsvoering

Voorwoord

Een gemeentelijke organisatie kent op hoofdlijnen drie functies: dienstverlening aan de burgers (individueel en collectief), voorbereiding van beleid voor het bestuur, en ondersteunende diensten om de dienstverlening en de beleidsvoorbereiding mogelijk te maken. In deze paragraaf wordt ingegaan op de voornemens/verwachtingen op het gebied van de organisatie voor het jaar 2023. Aan de orde komen achtereenvolgens het gemeentelijke organisatiebeleid en de GRSK, overige bedrijfsvoeringsinformatie en personeelsgegevens ambtelijke organisatie.

Organisatiebeleid

1. De organisatie en de GRSK
De organisatie staat in 2023 voor twee grote uitdagingen. De arbeidsmarkt en het opnieuw inrichten van de teams voor de taken die terugkomen van de GRSK. Al enkele jaren geleden wezen we u op de veranderingen op de arbeidsmarkt die er aan leken te komen. Vorig jaar nog hebben we er op deze plaats veel aandacht aan besteed. Intussen zijn deze verwachtingen meer dan uitgekomen. In vrijwel alle sectoren is de vraag om mensen groter dan het aanbod. Waar sommige sectoren hun toevlucht kunnen nemen tot arbeidsmigranten of expats ligt dit voor gemeenten anders. Beheersing van de Nederlandse taal in woord en geschrift, vaak op een hoog niveau, is noodzakelijk. Op de arbeidsmarkt moeten we concurreren met andere gemeenten, andere overheden, en met commerciële bureaus. Omdat het salarispeil gekoppeld is aan het aantal inwoners van de gemeente zijn we op dat punt beperkt in onze mogelijkheden. De kracht van kleinere gemeenten zit in de gevarieerde inhoud van het werk en de betrokkenheid bij het bestuur. Ook geeft het veel voldoening als je resultaat ziet van je werk. Voor het bieden van nieuwe uitdagingen aan onze mensen en voor het aantrekken van nieuwe is het belangrijk dat we naar buiten kunnen treden met ambitie en een duidelijke visie waar we de komende jaren aan gaan werken! We zijn de laatste jaren al creatief geweest in onze zoektocht naar nieuwe medewerkers, dat zetten we in ieder geval voort.   
Zoals overal in het land zal het ook voor ons ook dan nog een uitdaging blijven om de organisatie goed bemenst te krijgen. Het Rijk lijkt dit probleem te negeren door als oplossing voor alle grote vraagstukken vooral veel geld uit te trekken en ook aan gemeenten beschikbaar te stellen. Mede daardoor is er nu voldoende geld beschikbaar en is het extra jammer dat een nieuwe zwakste schakel ons mogelijk dwingt om prioriteiten te stellen. Voor de uitvoering van het collegeprogramma gaan wij er van uit dat we de organisatie nog kunnen laten groeien om de ambities waar te maken. Als dit niet lukt zullen wij u tijdig informeren. De tweede uitdaging is het terug inpassen in de organisatie van personeel en organisatie (P&O) en vergunningverlening, toezicht en handhaving (VTH). Het besluit om dit te doen is genomen op inhoudelijke en organisatorische redenen. Voor een deel zullen medewerkers van de GRSK naar de gemeente(n) overgaan. Medewerkers mogen vanzelfsprekend een voorkeur aangeven. Of er voldoende medewerkers kiezen voor Bladel is pas aan het eind van 2022 zeker. Mogelijk moeten we in de moeilijke arbeidsmarkt nog op zoek naar extra mensen. We zullen er alles aan doen om te voorkomen dat de dienstverlening hierdoor in het geding komt.  

2. Overige bedrijfsvoeringsinformatie
- Rechtmatigheidsverklaring
Het college van burgemeester en wethouders is binnen de gemeente verantwoordelijk voor de naleving van de regelgeving. In de huidige situatie geeft de accountant in de controleverklaring ook een oordeel over de rechtmatigheid van het handelen van de gemeente. In de toekomstige situatie legt het college rechtstreeks verantwoording af over de (financiële) rechtmatigheid van het gevoerde bestuur, aan de hand van de rechtmatigheidsverantwoording in de jaarrekening. De accountant controleert vervolgens de rechtmatigheidsverantwoording op getrouwheid. De accountant kijkt dus of hetgeen het college meldt in de rechtmatigheidsverantwoording juist en volledig is. 
Aanvankelijk was het voornemen om de rechtmatigheidsverantwoording met ingang van het verslagjaar 2022 in te laten gaan. Door de Tweede Kamer is het wetsvoorstel "versterking decentrale rekenkamers" medio 2022 aangenomen. De invoering van de rechtmatigheidsverantwoording is ook een onderdeel van dit wetsvoorstel. De verwachting is dat de behandeling van dit wetsvoorstel door de Eerste Kamer nog in 2022 zal plaatsvinden. De rechtmatigheidsverantwoording wordt ingevoerd vanaf verslagjaar 2023.

In onderstaande tabel zijn de wijzigingen opgenomen ten aanzien van de invoering van de rechtmatigheidsverantwoording.

Opzet jaarrekening t/m 2022 Opzet jaarrekening vanaf 2023
Het vastgestelde normenkader wordt getoetst door de accountant. Door het college wordt het vastgestelde normenkader getoetst.
De accountant rapporteert over het getrouwe beeld en de rechtmatigheid. De rechtmatigheidsfouten en onzekerheden zijn medebepalend voor de strekking van de controleverklaring. Het college rapporteert over rechtmatigheidsfouten en eventuele onduidelijkheden. De accountant betrekt de rechtmatigheidsverantwoording bij het oordeel over de getrouwheid.
De raad/auditcommissie spreekt met de accountant over de bevindingen van de rechtmatigheid. De raad/auditcommissie spreekt met het college over de bevindingen van de rechtmatigheid.

Momenteel is de organisatie bezig met het treffen van de maatregelen voor de implementatie van de rechtmatigheidsverantwoording over het boekjaar 2022. De invoering zal gezien worden als een pilot welke afgestemd gaat worden met de accountant.

- Informatiebeveiliging en privacy
Als gemeente hebben we te maken met gegevens en gevoelige informatie van onze inwoners. Zij verwachten dat wij zorgvuldig met deze gegevens omgaan. Gemeente Bladel moet daarom zowel bij intern gebruik als externe uitwisseling van informatie rekening houden met beveiligings- en privacyaspecten. Dat zorgt niet alleen voor betrouwbaarheid, maar ook voor een goede kwaliteit van de bedrijfsvoerings- en dienstverleningsprocessen. Basis voor het borgen van informatieveiligheid en privacy zijn de Baseline Informatiebeveiliging Overheid (BIO) en de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Jaarlijks vindt er controle plaats op het gebied van informatiebeveiliging middels ENSIA (Eenduidige Normatiek Single Information Audit). Hiermee leggen we interne verantwoording af aan de raad en externe verantwoording aan de toezichthouders van het Rijk. 

Om richting te geven aan informatiebeveiliging binnen gemeente Bladel is op basis van de BIO het Informatiebeveiligingsbeleid Kempengemeenten opgesteld en vastgesteld in 2021. De normen uit de BIO zijn in het informatiebeveiligingsplan vertaald naar maatregelen. Dit plan loopt af in 2022 en wordt daarom gelijktijdig met de dataclassificatie in 2023 geactualiseerd. Onderdeel van het informatiebeveiligingsplan is de actielijst, welke regelmatig wordt beoordeeld en bijgesteld waar nodig. Zaken op de huidige actielijst met een hoge, middelhoge en lage prioriteit zijn voor het grootste deel gecontroleerd en geïmplementeerd. De implementatie van deze actiepunten zetten we samen met nieuwe acties naar aanleiding van onder andere de ENSIA zelfaudit, door in 2023. 

Om beter inzicht te krijgen in de mate waarin wij aan wet- en regelgeving voldoen, hebben de Kempengemeenten LIAS ISMS ingekocht. De implementatie hiervan is in 2022 gestart. Naast de inrichting van het ISMS zal opnieuw worden gefocust op bewustwording in de organisatie. Wanneer medewerkers zich bewust zijn van de privacy en informatiebeveiligingsrisico’s, kunnen zij hier ook naar handelen. Om deze reden blijven bewustwordingscampagnes, trainingen en andere activiteiten om het bewustzijn te vergroten belangrijk. Voor zowel LIAS als bewustwording is budget vrijgemaakt. 

Er zijn nog weinig concrete plannen omdat het informatiebeveiligingsplan pas in 2023 wordt geüpdatet. De focus ligt nu volledig op LIAS ISMS. 

- Digitaal archief
Het e-depot krijgt een steeds grotere rol in het applicatielandschap van de gemeente. In deze duurzame opslagplaats wordt de meest belangrijke en waardevolle informatie veilig gesteld voor de toekomst. In 2023 zullen alle bouwvergunning tot en met 1996 zijn opgevoerd in het e-depot. Net als de bouwvergunningen komen ook de milieuvergunningen in het e-depot te staan. 

Daarnaast gaat het team Informatie- en Procesbeheer zich in 2023 verder bezighouden met het project informatiebeheer. IPB wil kunnen faciliteren dat medewerkers die digitaal werken, ook digitaal kunnen archiveren. De inrichting hiervan is verschillend per proces. Gaandeweg worden de verschillende processen, systemen, data en andere informatieobjecten in kaart gebracht. Door ook de relaties tussen deze objecten te leggen, ontstaat er als het ware een informatieplattegrond. Een informatieplattegrond maakt inzichtelijk waar zich welke informatie bevindt en opent deuren voor het uitvoeren van risico- en informatieanalyses. Doel hiervan is om risico’s op schade, verlies en beveiliging van informatie terug te dringen door de grip op informatie te verstevigen. 

- Communicatie
Doelen
We communiceren actief, open en op een begrijpelijke manier met iedereen die iets met de gemeente Bladel te maken heeft. Bij projecten betrekken we belanghebbenden als dat kan actief door participatie als middel in te zetten. De gemeenteraad van Bladel stelde in 2021 de Nota Participatiebeleid vast. Participatie is geen doel op zich, maar een vanzelfsprekende werkwijze voor de gemeente Bladel. We hechten grote waarde aan inbreng van inwoners omdat zij de dagelijkse praktijk ervaren en daarmee waardevolle kennis kunnen delen. Door samen te werken kunnen we de kwaliteit en uitvoerbaarheid van beleid en projecten vergroten. Daarnaast zorgt een goede samenwerking voor een grotere betrokkenheid bij en groter draagvlak voor beleid en projecten.

Prestaties
We betrekken inwoners, ondernemers, verenigingen en instanties waar mogelijk bij het ontwikkelen en uitvoeren van gemeentelijk beleid. Want de gemeente Bladel vormen we samen. In de informatievoorziening aan inwoners en instellingen besteden we veel aandacht aan zowel offline als online communicatiekanalen. Zo bereiken we meer belanghebbenden met informatie over gemeentelijk beleid. We benutten mogelijkheden voor participatie, zodat belanghebbenden hun inbreng kunnen geven bij projecten en voor gemeentelijk beleid. De rol van participatie in communicatie groeit de komende jaren. Middelen die daarbij ingezet kunnen worden zijn bijvoorbeeld: de Factor C methode, het digitale inwonerspanel, informatieavonden en wanneer nodig online uitzendingen waarbij mensen live kunnen reageren.

Team Communicatie richt zich verder in 2023 op het verbeteren van communicatie binnen de hele organisatie. Want goede communicatie binnen, over en namens de bestuurlijke en ambtelijke organisatie is een opdracht voor ons allemaal. Goede communicatie begint bij begrijpelijke communicatie. In Nederland hebben 2,5 miljoen mensen moeite met lezen, schrijven en/of rekenen. Daarom proberen we teksten zo begrijpelijk mogelijk te schrijven, in eenvoudig Nederlands dat de meeste mensen begrijpen. We herschrijven de standaard brieven die de gemeente verstuurt. En we zorgen er met een boekje ‘De Bladelse stijl’ voor dat ambtenaren allerlei praktische tips krijgen waarmee ze e-mails en brieven begrijpelijker en persoonlijker kunnen maken.

3. Personeelsgegevens ambtelijke organisatie
- Personeelsformatie
Op 1 januari 2023 is de verwachte formatie omvang van de ambtelijke organisatie (excl. raad, college van burgemeester & wethouders en griffie) circa 83,24 fte (2022: 82,77 fte). Deze verwachte formatie wordt bezet door 99 personen. De gemiddelde verwachte leeftijd op 1 januari 2023 is 45,36 jaar (2022: 43,05 jaar).

Verbonden partijen

De navolgende verbonden partijen worden betrokken bij het realiseren van de geformuleerde doelstellingen:
• BIZOB
• Samenwerking Kempengemeenten.