Overhead en ondersteuning organisatie

Bedrijfsvoering is ondersteunend – niet ondergeschikt - en faciliterend aan ontwikkelingen (uitvoering van speerpunten) in de organisatie. Daarnaast is er een aantal speerpunten waarbij de bedrijfsvoering zelf een leidende rol heeft. Waarvan een deel al eerder in gang is gezet.

Enerzijds vraagt de uitvoering van speerpunten om flexibiliteit en maatwerk, anderzijds vragen ze om consistentie en beheersbaarheid / controleerbaarheid. Voor een goede bedrijfsvoering dienen al deze aspecten in een goede balans met elkaar te staan. Om deze balans te behouden, dient continu tussen bestuur en ambtelijke organisatie een open gelijkwaardige dialoog van afstemming / invulling / timing / bijstelling van alle ambities (wettelijke verplichtingen, gemeentelijke speerpunten, maatschappelijk ontwikkelingen etc.) plaats te vinden.

Toelichting bijstelling budgetten

Bedrijfsvoering
De kosten voor het inhuren van personeel stijging in 2022 per saldo met € 153.000,-  voor de vervanging van een tweetal vertrekkende personeelsleden gedurende het 4e kwartaal 2022, alsmede extra inhuur voor een kwartiermaker om de invlechting van Vergunningen Toezicht en Handhaving (VTH) in goede banen te leiden. VTH gaat met ingang van 1 januari 2023 weer onderdeel uitmaken van onze eigen organisatie (zie hierna). De salariskosten stijgen  met ca € 32.000,- als gevolg van extra formatie voor de invoering van de Woo (Wet open overheid). Daarnaast stijgen de lasten als gevolg van taxatiekosten nieuwe MFA Hapert t.b.v. verzekeringen, hogere portikosten, hogere bijdrage Fonds GGU, aanschaf meubilair t.b.v. inhuizing VTH en hogere kantine- en representatiekosten. In structurele zin is sprake van een lastenstijging van circa € 19.000,- vanwege de bijdrage Fonds GGU (Gezamenlijke Gemeentelijke Uitvoering à € 3,- per inwoner) en een verhoging van de bijdrage aan het Bizob op basis van het inkoopplan 2023.  

Samenwerking Kempengemeenten
Bladel heeft er voor gekozen om Vergunningverlening, Toezicht en Handhaving (VTH) en Personeel & Organisatie (P&O) met ingang van 1 januari 2023 weer terug in te passen in de eigen organisatie. Bladel neemt daarvoor een deel van het personeel van de GRSK over (10,50 fte voor VTH-taken en 2,08 fte voor P&O-taken). Dit betekent ook dat de gemeentelijke bijdrage aan de GRSK hierdoor verlaagd wordt. Vanzelfsprekend moet deze vrijkomende ruimte aangewend worden om daarmee de loonkosten van het over te nemen personeel van VTH en P&O op te kunnen vangen.  Naast de loonkosten van deze formaties hebben we in de begroting rekening gehouden met een stelpost om daarmee eventuele nadelige effecten van Opnieuw verbinden op te kunnen vangen. 

De reorganisatie waartoe besloten is draagt ook het risico dat er frictiekosten ontstaan. Frictiekosten zijn (tijdelijke) kosten die uitgaan boven het normaal beschikbare budget voor reguliere werkzaamheden. Het plaatsingsproces dat in het najaar 2022 is gepland is erop gericht om zoveel als mogelijk medewerkers geplaatst te krijgen op de nieuwe functies. Risico is echter, dat er geen perfecte aansluiting mogelijk is. Over dit risico en over de vraag wie eventuele (frictie)kosten draagt heeft het algemeen bestuur van de GRSK een besluit genomen in juni 2022. Dit besluit komt erop neer dat de deelnemer die frictiekosten veroorzaakt (door taken terug te halen uit de GRSK) deze kosten draagt.

De beschikbare ruimte in onze begroting is pro saldo meer dan toereikend om daarmee de financiële consequenties van "Opnieuw verbinden" op te kunnen vangen. Deze ruimte zonderen we vooralsnog af om eventuele onvoorziene extra uitgaven op te kunnen vangen, alsmede om voorbereid te zijn op de ons mogelijk afkomende frictiekosten. De financiële gevolgen hebben we voorlopig pro saldo budgettair neutraal verwerkt in deze najaarsnota 2022.

Gemeentehuis
De exploitatielasten stijgen in 2022  als gevolg van de tijdelijke vervanging van de koelinstallatie, het verhelpen van een tweetal flinke lekkages, het aanpassen van diverse vergaderruimtes en bouwkundige aanpassingen t.b.v. de inhuizing van VTH en een negatieve afrekening van het gasverbruik 2021. Voorts ramen we hogere kapitaallasten als gevolg van verhoging van het krediet voor verduurzaming en vervanging installaties.

P&O Bladel
De lasten stijgen in 2022 als gevolg  hogere kosten voor inhuur van personeel wegens vervangingen bij ziekte  en structureel hogere premies ziektewetverzekering en WGA. Hiertegenover staat een hogere uitkeringen WAZO.  

Voorlichting
De publicatiekosten voor de lokale krant PC55 stijgen vanaf 2023 structureel in verband met de gestegen papierkosten.   

Kostenverdeling 2022 / overhead
Jaarlijks wordt in de voorbereiding van de begroting voor het volgende jaar de kostenverdeling geactualiseerd. Binnen de kostenverdeling worden de kosten van de teams toegerekend aan de producten en activiteiten binnen de beleidsvelden. De kosten worden voornamelijk verdeeld op basis van geactualiseerde begrote tijdsbestedingen aan de diverse producten/activiteiten. Omdat op dit moment nog geen duidelijkheid bestaat hoe de werkelijke tijdsbestedingen gaan uitpakken kunnen er bij het opstellen van de jaarstukken 2022 verschillen ontstaan tussen werkelijke tijdsbesteding en de geraamde tijdsbesteding.

De autonome ontwikkelingen voor het bestaande beleid hebben pro saldo het navolgende verloop:

Verduurzaming / vervanging installatie
Bij de najaarsnota 2021 zijn een aantal kredieten met betrekking tot de vervanging van installaties en verduurzaming van gemeentelijke gebouwen qua raming bijgesteld op basis van de resultaten van aanbesteding, nadere prioritering qua jaar van uitvoering en/of bijstelling van ambities op het gebied van verduurzaming. Voor het gemeentehuis waren een aantal maatregelen qua installaties en verduurzaming doorgeschoven naar 2025. Op basis van de huidige inzichten dient echter de installatie met betrekking tot de koeling en verwarming voor het totale gemeentehuis toch eerder te worden vervangen. Hiervoor is een programma van eisen opgesteld waarna de werkzaamheden zullen worden aanbesteed. Op basis van een eerste voorzichtige kostenraming dient hiervoor het bestaande krediet ad € 140.000,- met € 260.000,- te worden verhoogd tot € 400.000,-. Deze verhoging leidt per saldo tot structureel hogere kapitaallasten van circa € 19.000,-. Het naar voren halen van deze investering zal worden verwerkt in de eerstvolgende actualisatie van het meerjaren onderhoudsplan gemeentelijke gebouwen (MJOP). 

Na de hiervoor genoemde (doorlopende) activiteiten volgt in onderstaand overzicht “Wat het mag kosten?”