Overhead en ondersteuning organisatie

De kosten van de overhead worden centraal begroot op een afzonderlijk taakveld. Dit houdt in dat de overheadkosten niet meer in de afzonderlijke beleidsvelden zijn opgenomen. Tot 2017 werd de overhead op basis van de begrote tijdsbesteding aan de afzonderlijke beleidsvelden toegerekend.

Door het apart presenteren van de overhead vervalt de noodzaak van een complexe en veelal ondoorzichtige kostentoerekening aan alle gemeentelijke taken en activiteiten. Ook de aan overhead toe te rekenen rente is inbegrepen in dit overzicht. Hiermee winnen begroting en verantwoording aan transparantie en kan beter worden gestuurd op de bedrijfsvoering. Bovendien kan door het hanteren van een landelijk voorgeschreven systematiek een betere vergelijking worden gemaakt met andere gemeenten.

Kosten van overhead moeten als gevolg van de gewijzigde BBV-voorschriften afzonderlijk gepresenteerd worden.

 

Toelichting bijstelling budgetten

 

Gevolgen coronacrisis
Vanwege de gevolgen van de coronacrisis zijn de kosten van representatie, kantinebenodigdheden en bedrijfslunches lager uitgevallen. Dit wordt veroorzaakt door het veelvuldig thuiswerken van onze eigen medewerk(st)ers.

 

Bedrijfsvoering
Als gevolg van doorgevoerde administratieve correcties op de in de perspectiefnota 2020 geraamde salariskosten en een verlaging van salariskosten wegens een gedeeltelijke dekking van extra kosten wegens inhuur van extern personeel, dalen de salariskosten per saldo met € 157.000,-. Daarnaast behoefde er ook minder personeel ingehuurd te worden. Pro saldo dalen de kosten wegens inhuur van extern personeel met € 121.000,-.

Voor de kosten van het leasen van een drietal elektrische bedrijfsauto’s is voor een volledig jaar budget geraamd. Aangezien deze bedrijfsauto’s eerst in het 2e kwartaal 2020 in gebruik genomen zijn, worden de betreffende ramingen voor 2020 hierop aangepast. Voorts houden we rekening met hogere kosten voor porti.

 

Taxatie opstallen en inventarissen
In 2019 is opdracht gegeven voor het uitvoeren van taxaties van opstallen en inventarissen voor het bepalen van de juiste verzekerde waarden voor de brandverzekering. Vanwege de complexe voorbereidingswerkzaamheden en de planning van de werkzaamheden door het taxatiebureau, is besloten om de taxaties door te schuiven naar het eerste kwartaal van 2020. De werkelijke kosten zijn hoger uitgevallen dan geraamd. Dit wordt veroorzaakt doordat het aantal te taxeren objecten is toegenomen.

 

Aanbesteding brandverzekering
Met ingang van 2020 heeft de gemeente een nieuwe brandverzekering afgesloten voor haar opstallen met een looptijd van 36 maanden met de mogelijkheid van stilzwijgende verlening van tweemaal 12 maanden. Uit de aanbesteding is gebleken dat de premie een forse stijging laat zien ten opzichte van de vorige aanbesteding. De consolidaties van verzekeraars, stijgende schadelasten, lage rente en hoge solvabiliteitseisen voor verzekeraars zetten verzekeraars aan tot het doorvoeren van rendementsmaatregelen. Dit heeft direct gevolgen op de structurele ontwikkeling van de premie.

 

Gemeentehuis
De huuropbrengst daalt in 2020 als gevolg van het later ingebruik nemen van de vleugel van de Rabobank in het gemeentehuis.

 

Kosten automatisering
De kosten voor automatisering stijgen in 2021 met € 15.000,- vanwege extra lasten voor de voorziene vervanging van de website.

 

P&O Bladel
De lasten dalen in 2020 per saldo met € 33.000,-. Dit wordt enerzijds veroorzaakt door lagere kosten voor cursussen en opleidingen en anderzijds door hogere kosten voor onderzoekskosten (RIE en onderzoek tevredenheid medewerkers).

 

Kempensamenwerking
We werken met de overige Kempengemeenten samen op verschillende beleidsterreinen. De werkzaamheden van de afdelingen Maatschappelijke Dienstverlening en Veiligheid, Toezicht en Handhaving (VTH) hebben directe relatie met externe klanten. Deze samenwerkingsonderdelen zijn als directe kosten toegerekend aan de verschillende beleidsvelden, omdat ze volledig gericht zijn op de externe klant. De werkzaamheden van P&O en het SSC hangen daarentegen meer samen met de ondersteuning van de medewerker(ster)s in het primaire proces. Deze kosten verantwoorden we daarom onder de noemer “overhead”.

De kosten van deze samenwerkingsonderdelen zijn gebaseerd op de ontwerp tussentijdse rapportage 2020 van de Samenwerking Kempengemeenten. 

 

Kostenverdeling 2020 / overhead
Jaarlijks wordt in de voorbereiding van de begroting voor het volgende jaar de kostenverdeling geactualiseerd. Binnen de kostenverdeling worden de kosten van de teams toegerekend aan de producten en activiteiten binnen de beleidsvelden. De kosten worden voornamelijk verdeeld op basis van geactualiseerde begrote tijdsbestedingen aan de diverse producten/activiteiten. Omdat op dit moment nog geen duidelijkheid bestaat hoe de werkelijke tijdsbestedingen gaan uitpakken kunnen er bij het opstellen van de jaarstukken 2020 verschillen ontstaan tussen werkelijke tijdsbesteding en de geraamde tijdsbesteding.

 

De autonome ontwikkelingen voor het bestaande beleid hebben pro saldo het navolgende verloop:

 

Aanpassingen gemeentehuis ihkv huisvestingsplan
In verband met het ontkoppelen van de elektrotechnische installatie van het rechterdeel van het gemeentehuis, de verbouwing van de doucheruimte in de kelder van de oudbouw van het gemeentehuis en het in samenhang hiermee treffen van enkele energiebesparende maatregelen in een krediet beschikbaar van € 45.000,-. We verwachten dit binnen het beschikbare krediet te kunnen uitvoeren.

 

Aanschaf meubilair ihkv huisvestingsplan
Het restantkrediet zal in 2020 worden ingezet voor nog aan te schaffen meubilair in diverse ruimten en in te richten flexwerkplekken in het kader van het huisvestingsplan.

 

Renovatie dak, vervanging installaties en energiebesparende maatregelen gemeentehuis
Voor het gemeentehuis is in 2016 een totaalkrediet beschikbaar gesteld van € 730.000,-. Tot en met 2019 bedroegen de totale uitgaven circa € 58.000,- (plaatsing zonnepanelen en pilot vervanging binnenverlichting door smart lighting LED-verlichting). Per 1 januari 2020 resteert een restantkrediet van € 672.000,-. Op basis van de geactualiseerde investeringsbegroting in relatie met het MJOP 2020-2029 wordt op dit moment vooralsnog de volgende fasering in investeringen in energiemaatregelen voorzien:
• 2020: € 52.000,- vervangen binnenverlichting (led) en isolatie technische ruimten;
• 2020: € 432.000,- nog nader te bepalen energiemaatregelen; 
• 2021: € 188.000,- nog nader te bepalen energiemaatregelen (raming opgenomen in MIP 2020-2024).

 

Voor het jaar 2020 staan enkele ingrijpende onderhoudsmaatregelen op basis van het MJOP op het programma, te weten de renovatie van het dak van de oudbouw van het gemeentehuis en de vervanging van enkele technische installaties (verwarmingen en koeling). De hiermee samenhangende energiebesparende maatregelen zullen ten laste van voornoemd krediet van € 432.000,- worden gebracht. Na uitvoering van voornoemde werkzaamheden zal de noodzaak voor verder te treffen energiebesparende maatregelen worden geactualiseerd en zullen voornoemde kredieten zo nodig worden bijgesteld.

 

Na de hiervoor genoemde (doorlopende) activiteiten volgt in onderstaand overzicht “Wat het mag kosten?”