10. Overhead en ondersteuning organisatie

Bedrijfsvoering is ondersteunend – niet ondergeschikt - en faciliterend aan ontwikkelingen (uitvoering van speerpunten) in de organisatie. Daarnaast is er een aantal speerpunten waarbij de bedrijfsvoering zelf een leidende rol heeft. Waarvan een deel al eerder in gang is gezet.
Enerzijds vraagt de uitvoering van speerpunten om flexibiliteit en maatwerk, anderzijds vragen ze om consistentie en beheersbaarheid / controleerbaarheid. Voor een goede bedrijfsvoering dienen al deze aspecten in een goede balans met elkaar te staan. Om deze balans te behouden, dient continu tussen bestuur en ambtelijke organisatie een open gelijkwaardige dialoog van afstemming / invulling / timing / bijstelling van alle ambities (wettelijke verplichtingen, gemeentelijke speerpunten, maatschappelijk ontwikkelingen etc.) plaats te vinden.

Maatregelen gemeentehuis
Op basis van de financiële kaderstelling (zie R23.016 / 23.04421) houden we - in geval van consolidatie - rekening met een percentage voor de kapitaalmarktrente van 3,00%. In de begroting 2023 waren we nog uitgegaan van een percentage van 0,75%. Deze aanpassing brengt voor het meerjarenprogramma hogere rentelasten met zich. De kapitaallasten van de energiebesparende maatregelen, renovatie dak en vervanging installaties zijn op basis hiervan aangepast. 

Formatie uitbreidingen 
Het grootste deel van de formatie komt niet apart in beeld maar is onderdeel van de programma’s in de planning- en controldocumenten. Wanneer de uitgaven daar stijgen (er wordt meer gedaan) stijgt de formatie in verhouding mee. Wordt minder uitgegeven, in tijden van bezuinigingen, dan kan minder worden gedaan en is minder formatie nodig. Het deel dat niet direct toegerekend kan worden aan de programma’s wordt overhead genoemd. Welke dit zijn is in de BBV vastgelegd. Dit soort taken zijn ruimer dan in het algemeen onder overhead wordt verstaan. Wel geldt algemeen dat, als de formatie voor de programma’s toeneemt de overhead, met enige vertraging, meegroeit. Meer werk en mensen voor de programma’s levert immers meer werk op voor bijv. P&O, archief, automatisering, communicatie. 
De toenemende vraag naar digitaal werken heeft ertoe geleid dat de behoefte aan digitale archiefstukken sterk is toegenomen. Tevens merken we een toenemende vraag van klanten naar digitale archiefbescheiden. Het gedeelte van het archief dat nog niet digitaal toegankelijk is, wordt in fases gedigitaliseerd. Dit betekent dat extra formatie wordt ingezet voor het uitvoeren van deze vervangingswerkzaamheden. 
De invoering van Office 365 zal niet alleen effect hebben op de formatie bij het SSC De Kempen. De inzet van deze programmatuur vraagt ook een investering van de gemeenten voor functioneel applicatiebeheer. De werkzaamheden voor het gebouwenbeheer nemen toe door de opgave om de gemeentelijke panden te verduurzamen. Voor de robuustheid van het gebouwenbeheer en de toenemende administratieve taken is het noodzakelijk om aanvullende capaciteit hierop in te zetten. De administratieve taken kunnen dan anders georganiseerd worden.

 De mutaties vanuit het meerjarenprogramma hebben pro saldo het navolgende verloop:

Toelichting bijstelling budgetten

Bedrijfsvoering
Actualisatie lonen 2023 van de Cao Gemeenten. Dit leidt tot een structurele salarisstijging van € 240 nominaal en 2% per 2 januari 2023. Dit betekent dat de lonen onder in de laagste schaal met circa 13% omhoog gaan. De stijging loopt dan af naar een loonsverhoging van circa 7% in de hogere schalen. Dit leidt tot een gemiddelde loonsverhoging van circa 9%. Relatief is het voordeel voor de lagere salarisschalen dus het grootst. Met deze cao wordt geïnvesteerd in de koopkracht van medewerkers en een impuls gegeven aan de positie van gemeentelijke werkgevers op de arbeidsmarkt. Voor de raming van de loonmutatie 2024 gaan we op basis van de vastgestelde kaderstelling (zie 23.04421) uit van een generieke loonmutatie van 3,3%. Daarnaast stijgen de lasten voor inhuur van personeel in 2023. Dit wordt voornamelijk veroorzaakt door extra inhuur wegens ziektegevallen en vervanging wegens zwangerschapsverlof van medewerksters. Door de gespannen arbeidsmarkt is het ook niet in alle gevallen gebleken om tijdig aan gekwalificeerd personeel te komen. Enkele posities zijn nog niet volledig ingevuld. De hierdoor ontstane vacatureruimte zetten we in om tijdelijk extra personeel in te huren.

Opnieuw verbinden
Door de GRSK werden in 2022 de financiële consequenties van "Opnieuw verbinden" indicatief in beeld gebracht. Vergunningverlening, Toezicht en Handhaving (VTH) en Personeel & Organisatie (P&O) werden met ingang van 2023 weer ingevlochten in de gemeentelijke organisatie. Dit leidde tot budgettaire voordelen welke wij in afwachting van de actualisatie van de begroting 2023 en ontwerpbegroting 2024 vooralsnog afgezonderd hadden. Deze afgezonderde ruimte zetten we nu in om de extra kosten van de GRSK 2023-2024 (voor SSC en MD) hiermee gedeeltelijk op te kunnen vangen.

Bedrijfsvoering / P&O
Met ingang van 2023 is de aansturing van de buitendienstmedewerkers niet meer opgenomen in het contract van KempenPlus. Voor de overname van het materieel van de buitendienst is een eenmalige koopsom van € 13.000,- overeengekomen. Daarnaast worden dit jaar nog de bedrijfsauto’s van de buitendienst gehuurd van KempenPlus in afwachting van een door de gemeente te houden aanbesteding voor aanschaf of lease van nieuwe bedrijfsauto’s. De opbrengst van de huur van het pand Bleijenhoek 57 (voormalige gemeentewerf) kan ingaande 2023 structureel worden verhoogd.  

Voorts stijgen de lasten voor dienstverlening en bedrijfsvoering als gevolg van hogere kosten kantine, representatie, porti en verzekeringen. 

De lasten met betrekking tot personeel en organisatie stijgen in 2023 per saldo met circa € 105.000,-. Dit wordt enerzijds veroorzaakt door hogere kosten voor inhuur van personeel wegens vervangingen bij ziekte en hogere advieskosten en premies ziektewetverzekering en WGA. Anderzijds is gezien de krappe arbeidsmarkt het noodzakelijk de (online) zichtbaarheid van de gemeente Bladel te vergroten als het gaat om de vacatures. Daarom worden er meer kanalen ingezet om onze vacatures standaard op te publiceren. Daarnaast is het voor een aantal schaarse vacatures noodzakelijk eenmalig extra kanalen aan te haken. Verder vragen sommige vacatures om begeleiding door een werving- en selectiebureau. Verwacht wordt dat de totale kosten voor werving zullen toenemen. We gaan daarbij ook meer aandacht besteden aan employer branding.

Gemeentehuis
Voor de vervanging van de paslezers op alle toegangsdeuren binnen het gemeentehuis en de bijbehorende aansturingssystemen is in 2023 een budget van € 50.000,- noodzakelijk. Daarnaast stijgt de te ontvangen werkplekvergoeding van de afdeling Maatschappelijke Dienstverlening (SK) in 2023, maar anderzijds stijgen de huisvestingkosten MD om de werkplekken adequaat in te richten.. Ook de hogere energielasten werken structureel nadelig door.

Kempensamenwerking (SK)
We werken met de overige Kempengemeenten samen op verschillende beleidsterreinen. De werkzaamheden van de afdeling Maatschappelijke Dienstverlening (MD: zie sociaal domein) heeft directe relatie met externe klanten. Dit samenwerkingsonderdeel is als directe kosten toegerekend aan de verschillende beleidsvelden, omdat ze volledig gericht zijn op de externe klant. De werkzaamheden van het SSC hangen daarentegen meer samen met de ondersteuning van de medewerker(ster)s in het primaire proces. Deze kosten verantwoorden we daarom onder de noemer “overhead”.

De kosten van deze samenwerkingsonderdelen zijn gebaseerd op de ontwerpbegroting 2024 van de GRSK (zie R23.044). De aanzienlijke kostenstijging wordt enerzijds veroorzaakt door de doorwerking van reguliere loon- en prijsontwikkelingen en anderzijds door ons aandeel in een aantal noodzakelijke nieuwe ICT-voorzieningen en formatie-uitbreidingen voor kwaliteit en front-office Wmo. Omdat de ontwerpbegroting buitenproportionele kostenstijgingen laat zien (zie ook Sociaal domein) hebben wij uw raad voorgesteld om een zienswijze voor te leggen over de ontwerpbegroting 2024 van de GRSK. In deze ontwerpbegroting is ook rekening gehouden met de financiële gevolgen van de implementatie voor Opnieuw Verbinden.  De SK heeft 2022 afgesloten met een voordelig exploitatieresultaat. Ons aandeel in het resultaat wordt door de SK uitgekeerd aan de gemeente.

De autonome ontwikkelingen voor het bestaande beleid hebben pro saldo het navolgende verloop:

Na de hiervoor genoemde (doorlopende) activiteiten volgt in onderstaand overzicht “Wat het mag kosten?”