Door de invoering van de rechtmatigheidsverantwoording verschuift de verantwoordelijkheid voor het rapporteren over de rechtmatigheid van de jaarrekening van de externe accountant naar het college. Het college van burgemeester en wethouders legt door middel van een rechtmatigheidsverantwoording in de jaarrekening verantwoording af over het rechtmatig handelen aan de gemeenteraad. Als voorbereiding op de invoering van de rechtmatigheidsverantwoording wordt in de paragraaf bedrijfsvoering van deze najaarsnota een voorlopige conclusie over de rechtmatigheid opgenomen.
In het Controleprotocol gemeente Bladel 2023 (R23.001b.2), zoals die in de raadsvergadering van 23 maart 2023 is vastgesteld, worden, indien het aan de orde is, eventuele geconstateerde onrechtmatigheden ook tussentijds verantwoord in de paragraaf bedrijfsvoering van de reguliere P&C-documenten. In de raadsvergadering van 23 maart 2023 is ook besloten om de verantwoordingsgrens voor 2023 vast te stellen op 3% en de rapporteringstolerantie op € 50.000,- voor het toelichten van geconstateerde onrechtmatigheden.
Waar gaat de rechtmatigheidsverantwoording over
De rechtmatigheidsverantwoording gaat enkel in op de fouten en onduidelijkheden die tot stand komen op de zuivere rechtmatigheidscriteria. Deze criteria houden in dat het college opereert binnen de gestelde budgetten door de raad (begrotingscriterium), dat gelden worden besteed en ontvangen conform de geldende wet- en regelgeving (voorwaardencriterium) en dat het college voldoende maatregelen treft om te voorkomen dat inwoners of bedrijven geen misbruik maken van de voorzieningen die de gemeente verstrekt (misbruik & oneigenlijk gebruik criterium). Op het moment dat een fout hierin tevens leidt tot een fout in de gepresenteerde cijfers in de jaarrekening zal de accountant hierover blijven rapporteren en wordt deze bevinding niet opgenomen in de rechtmatigheidsverantwoording.
Ook rechtmatigheidsfouten die niet in euro’s uit te drukken zijn, als ook fouten die regelmatig voorkomen zal over gerapporteerd worden.
Conclusie op basis van interne controle
Over het eerste halfjaar van 2023 zijn voor 15 processen interne controles uitgevoerd. Op basis van de werkplannen die ten grondslag liggen aan de interne controles, zijn de interne controle werkzaamheden uitgevoerd. Per proces is een controlememorandum opgesteld met de bevinden over de rechtmatigheidscriteria: begrotingscriterium, voorwaardencriterium en M&O criterium. Daarnaast is per proces een digitaal dossier opgebouwd met de controledocumenten.
Het college van burgemeester en wethouders is van mening dat de in deze najaarsnota verantwoorde baten en lasten (en ook de balansmutaties) over het eerste halfjaar van 2023 rechtmatig tot stand zijn gekomen binnen de daarvoor gestelde verantwoordingsgrens.