5.3 Bedrijfsvoering

In onze gemeente zijn de functies dienstverlening aan de burgers (individueel en collectief), voorbereiding van beleid voor het bestuur en de ondersteunende diensten ondergebracht in twee afdelingen. Individuele dienstverlening (KCC, VTH) en ondersteunende diensten bij de afdeling Dienstverlening en Bedrijfsvoering. Beleidsvoorbereiding en collectieve diensten (Openbare werken, scholen, sportparken, enz.) bij de afdeling Ontwikkeling. De GRSK voert een deel van de dienstverlening (MD) en de ondersteunende diensten (Automatisering in het SSC) uit. In deze paragraaf wordt ingegaan op de voornemens/verwachtingen op het gebied van de organisatie voor het jaar 2025. Aan de orde komen achtereenvolgens de organisatieontwikkeling, overige bedrijfsvoeringsinformatie en personeelsgegevens ambtelijke organisatie.

Inleiding
In de afgelopen maanden heeft de nieuwe gemeentesecretaris zich een beeld kunnen vormen over de wijze waarop de ambtelijke organisatie en onze processen zijn ingericht en hoe dit bijdraagt aan het realiseren van onze gezamenlijke ambities en doelstellingen. Doelstellingen die voortkomen uit de grote maatschappelijke opgaven waar we voor staan. Opgaven die zijn opgetekend in het coalitieakkoord 2022-2026: “Met vertrouwen uitdagingen aangaan” en het hieruit voortvloeiende collegeprogramma. Opgaven die in snel tempo vanuit het rijk en de regio op ons afkomen zoals de schaalsprong, de energietransitie, de mobiliteitsopgave en de opvang van nieuwkomers. Om al deze opgaven het hoofd te kunnen bieden is het nodig om kritisch te kijken naar de toekomstbestendigheid van de organisatie.

Koesteren wat goed gaat, verbeteren waar nodig
In onze organisatie zijn de lijnen kort en de is de betrokkenheid groot. Er is veel vrijheid en ruimte om zelf zaken in te vullen. Over het algemeen pakken we die voortvarend aan. Kennis en deskundigheid is volop aanwezig in onze organisatie. Zeker op tactisch en operationeel niveau. Op strategisch niveau en in relatie tot processen en de bewaking van planningen en processen, ligt er een behoefte aan doorontwikkeling.

Uw raad stelt zichzelf met regelmaat de vraag hoe u ‘grip’ heeft (of krijgt) of optimaal geïnformeerd bent over het verloop van de politiek-bestuurlijke afspraken en opdrachten. We werken aan vele complexe opgaven, maar de onderlinge samenhang is soms onvoldoende zichtbaar. Het college herkent deze vraag en gaat samen met u aan de slag met het optimaliseren van de Planning en Control cyclus. 

De ambtelijke organisatie is in de afgelopen jaren redelijk gegroeid. De verwachting is dat deze groei zal doorzetten. Groei is immers nodig om alle opgaven te kunnen realiseren en de ambities waar te kunnen maken. De groei heeft vooral plaatsgevonden aan de kant van de primaire processen. De verdere inrichting van de organisatie blijft hierbij vooralsnog achter. Hierbij ligt nadrukkelijk een link met alle maatschappelijke opgaven en strategische uitdagingen waar we voor staan.
De wijze waarop de organisatie is ingericht moet bijdragen aan het realiseren van alle doelstellingen. De  inrichting (structuur) zegt ook iets over hoe de organisatie wordt aangestuurd. Zo is het van belang dat onze stijl van leiderschap aansluit bij de onlangs gedefinieerde kernwaarden (dichtbij, in beweging, verantwoordelijk). Ook hier ligt een ontwikkelbehoefte.

Onze mensen zijn het ‘goud’ van de gemeente en maken onze gemeente tot wat deze is. We investeren daarom letterlijk en figuurlijk in onze mensen, houden oog en oor voor dat wat onder onze medewerkers speelt en blijven zoeken naar nieuwe en leuke randvoorwaarden die boeien en binden. 

Opmaat voor doorontwikkeling organisatie in 2025
Idealiter had de begroting 2025 inzage moeten geven in de te zetten stappen, vertaald in een uitvraag qua formatie en middelen, die nodig zijn om de doorontwikkeling vorm te geven. Dat komt echter te vroeg. In de loop van 2024 zal ambtelijk een separaat voorstel worden voorbereid wat hier uiteindelijk wel toe moet leiden. De doorontwikkeling zal aan de hand onderstaande onderwerpen vorm moeten krijgen:
•    Ontwikkelen van medewerkers
•    Leiderschap en aansturing 
•    Besturings- en besluitvormingsprocessen
•    Bestuurlijk-ambtelijk samenspel
•    Integraal werken aan maatschappelijke opgaven
•    Samenwerken in de regio

Rechtmatigheidsverklaring
Het college van burgemeester en wethouders is binnen de gemeente verantwoordelijk voor de naleving van de regelgeving. In de huidige situatie legt het college aan de hand van de rechtmatigheidsverantwoording in de jaarrekening rechtstreeks verantwoording af over de (financiële) rechtmatigheid van het gevoerde bestuur. De accountant controleert vervolgens de rechtmatigheidsverantwoording op getrouwheid. De accountant kijkt dus of hetgeen het college meldt in de rechtmatigheidsverantwoording juist en volledig is. 
In de paragraaf Bedrijfsvoering van het jaarverslag worden de eventuele rechtmatigheidsfouten nader onderbouwd en wordt aangegeven welke beheermaatregelen worden getroffen om toekomstige tekortkomingen in de rechtmatigheid (fouten of onduidelijkheden) te voorkomen.

Inkoop- en aanbestedingsbeleid
Het huidige inkoopbeleid dateert uit 2016 en is toe aan een update. In samenwerking met VNG en juristen vanuit verschillende gemeenten heeft het Bureau Inkoop en Aanbestedingen Zuidoost-Brabant (Bizob) een nieuw model inkoopbeleid opgesteld. Hierin zijn alle actuele ontwikkelingen op het gebied van inkoop, wetgeving en jurisprudentie opgenomen. Daarnaast is het inkoopbeleid moderner van taalgebruik en is er ruimte voor lokaal beleid en doelstellingen op het gebied van Maatschappelijk Verantwoord Opdrachtgeven en Inkopen (MVOI). Voor de implementatie van het nieuwe inkoopbeleid worden trainingen verzorgd voor de medewerkers in de organisatie die betrokken zijn met inkopen van leveringen, diensten en werken. Daarnaast worden in samenwerking met Bizob ook de inkoopdocumenten aangepast die nodig zijn voor de verschillende inkoopprocedures. De verwachting is dat het nieuwe inkoopbeleid in werking zal treden per januari 2025.

Informatiebeveiliging en privacy
Als gemeente hebben we te maken met gegevens en gevoelige informatie van onze inwoners. Zij verwachten dat wij zorgvuldig met deze gegevens omgaan. Gemeente Bladel moet daarom zowel bij intern gebruik als externe uitwisseling van informatie rekening houden met beveiligings- en privacyaspecten. Dat zorgt niet alleen voor betrouwbaarheid, maar ook voor een goede kwaliteit van de bedrijfsvoerings- en dienstverleningsprocessen. Basis voor het borgen van informatieveiligheid en privacy zijn de Baseline Informatiebeveiliging Overheid (BIO) en de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Jaarlijks vindt er controle plaats op het gebied van informatiebeveiliging middels ENSIA (Eenduidige Normatiek Single Information Audit). Hiermee leggen we interne verantwoording af aan de raad en externe verantwoording aan de toezichthouders van het Rijk. 

Om richting te geven aan informatiebeveiliging binnen gemeente Bladel is in 2021 op basis van de BIO het Informatiebeveiligingsbeleid Kempengemeenten opgesteld en vastgesteld. De normen uit de BIO zijn in het informatiebeveiligingsplan vertaald naar maatregelen. Eind 2024 wordt er Kempenbreed een nieuw informatiebeveiligingsbeleid en -plan opgesteld. Deze worden gebaseerd op de NIS 2 en de BIO 2.0, die eind 2024 van kracht zullen zijn. Bijbehorend wordt er ook weer een GAP-analyse gemaakt, waar nieuwe, of dezelfde aanbevelingen uit zullen komen. Deze zullen worden vertaald naar concrete actiepunten en maatregels in 2025.

Digitaal archief
Het e-depot blijft zich ontwikkelen als belangrijke archiefbewaarplaats voor de gemeente. De bouwvergunningen tot en met het jaar 2010 en de milieuvergunningen zijn er reeds aan toegevoegd. 
Ook zijn er grote stappen gemaakt in het toevoegen van de videotulen van de raadsvergaderingen. Daarnaast ligt er de wens om het vergunningensysteem te koppelen aan het e-depot, waardoor alle te bewaren zaken van het team VTH gearchiveerd worden in het e-depot.

Informatiebeheer
Het team IPB blijft zich inzetten om medewerkers die digitaal werken te faciliteren om ook digitaal te kunnen archiveren. De inrichting hiervan is verschillend per proces. Via het project informatiebeheerplan is voor ieder proces in kaart gebracht welke systemen, rollen, data, archiefbescheiden en andere informatieobjecten onderdeel zijn van dat proces. Het informatiebeheerplan is als ware een informatieplattegrond van de gehele organisatie. In 2024 is het informatiebeheerplan verder uitgebreid en bruikbaar gemaakt voor de gehele organisatie. Het bijhouden van het informatiebeheerplan blijft een continue proces.

In 2024 is het project MS365 opgestart. Hierin zit ook de implementatie van SharePoint als vervanger van de netwerkschijven. Team IPB initieert de opschoning van de huidige netwerkschijven zodat de nieuwe omgeving schoner en overzichtelijk kan opstarten. Daarnaast adviseert team IPB over het opslaan en bewaren van alle informatieobjecten binnen de gemeente en zal het zorgen voor het functionele beheer van de MS365 omgeving. 

Automatisering
In 2024 wordt Microsoft’s Office365 technisch geïmplementeerd in Bladel. De praktische implementatiewerkzaamheden die hieruit voortvloeien, zoals eventuele aanpassingen in processen of organisatie en het volledig opleiden van het personeel in het (optimale) gebruik daarvan, vinden in 2025 plaats. Daarnaast willen we in 2025 automatisering meer gaan koppelen aan verduurzaming. In dat kader wordt gezocht naar een energiemonitoringssysteem dat ervoor zorgt dat bijgestuurd kan worden op energieverbruik en -opwekking. Tevens wordt overgegaan op een gebouwbeheersysteem, waarmee onder andere de duurzame status van gemeentelijke gebouwen kan worden bijgehouden. Dit is belangrijk om te kunnen sturen op het voldoen aan wettelijke en morele verplichtingen rondom de duurzaamheid van gemeentelijk vastgoed. Heel praktisch worden in 2025 in de organisatie nieuwe multifunctionals (printers, scanner en kopieerapparaat in één) geplaatst. De huidige multifunctionals zijn technisch en economisch verouderd. Ook is vanuit het duurzaamheidsperspectief gezien energiebesparing ook een van de doelstellingen bij de aanbestedingsprocedure.

Communicatie
We zorgen voor juiste, tijdige en relevante informatie naar onze inwoners, ondernemers en andere stakeholders. We vertalen wat er speelt in de gemeente en in het gemeentehuis, naar krachtige communicatie. Dat doen we zowel online als offline. In 2025 geven we verder vorm aan de communicatiestrategie die in 2024 is vastgesteld. We werken vanuit een jaarplan met een prioriteitenkalender en contentplanning. We werken vanuit de waarden dichtbij, in beweging en verantwoordelijk. De prioriteiten stellen we vast aan de hand van een vierstappenscan, die is vastgelegd in de strategie. In combinatie met onze prioriteiten brengen de waarden focus aan in hoe en waarover we communiceren. De rol van participatie blijft groeien, ook in communicatie. Middelen die we daarvoor inzetten zijn bijvoorbeeld de Factor C-methode, het digitale inwonerspanel en informatieavonden. Dit helpt ons om als organisatie actief, open en begrijpelijk te communiceren met onze doelgroepen. 

Op 1 januari 2025 is de formatie omvang van de ambtelijke organisatie (excl. raad, college van burgemeester & wethouders, griffie en BABSen) 117,89 FTE. Deze formatie wordt naar verwachting bezet door 108 FTE. We streven ernaar om te komen tot volledige bezetting van de formatie. Voor sommige functies blijkt het echter lastig om vast personeel aan te trekken. Voor deze functies maken we gebruik van externe inhuur via onze Multi Service Provider. Bij nieuwe ontwikkelingen wordt steeds onderzocht of er voldoende formatie beschikbaar is om de taken naar behoren uit te voeren. Periodiek wordt de toekomstbestendigheid van de organisatie als geheel onderzocht wat ook aanleiding kan zijn voor het toevoegen van formatie.

Medewerkers zijn het belangrijkste kapitaal van de gemeentelijke organisatie. Om beleidsambities te realiseren en aan wettelijke taken te voldoen, is het essentieel om aantrekkelijk werkgeverschap te versterken en talent te behouden. Dit vraagt om voortdurende aandacht en aanpassing.

De werving van talent vraagt tegenwoordig meer inspanning. Het aantal sollicitanten per vacature is afgenomen en kandidaten met gemeentelijke ervaring zijn schaars. Dit benadrukt het belang van een sterk onboarding- en mentorschapsprogramma. We passen een aantal strategieën toe om aantrekkelijk te blijven als werkgever:

Jobcrafting
Vacatures worden ingevuld op basis van organisatorische behoeften, maar sollicitatiegesprekken kunnen leiden tot een aangepaste taakverdeling die beter past bij de kandidaat. Dit kan leiden tot taakverschuivingen onder huidige medewerkers, wat zorgt voor een dynamisch takenpakket en meer arbeidsvreugde.

Mentorschap
Ervaren medewerkers delen hun kennis en ervaring met nieuwe collega's, wat bijdraagt aan hun persoonlijke groei en de samenwerking binnen het team versterkt.

Regionale Samenwerking en Opleiden
Gemeente Bladel neemt actief deel aan een provinciaal zij-instroomprogramma in Noord-Brabant. Dit programma richt zich op het opleiden van nieuwe medewerkers voor specifieke beleidsterreinen. Gedegen begeleiding van medewerkers uit de eigen organisatie is hierbij essentieel.

Werving & Selectie
Voor specialistische functies, waar reguliere wervingsmethoden niet voldoende kandidaten opleveren, wordt gebruik gemaakt van werving- en selectiebureaus. Deze bureaus vergroten de kans op een succesvolle invulling van de functie.

Nieuwe Communicatiestijl 
De grafische huisstijl en sfeerimpressies van de gemeente zijn vernieuwd om de organisatiecultuur beter te presenteren. Voor sommige vacatures wordt ook gebruik gemaakt van vacaturevideo’s.

Talentbehoud en Ontwikkeling
Het behoud van talent is cruciaal. De gemeente Bladel biedt medewerkers volop mogelijkheden om zich te ontwikkelen en intern door te groeien. Dit wordt ondersteund door een aantrekkelijke werkomgeving en goede arbeidsvoorwaarden.

Werksfeer en Betrokkenheid
Een goede werksfeer, waarin verantwoordelijkheid, samenwerking en creativiteit centraal staan, is essentieel. Medewerkers worden actief betrokken bij beslissingen, wat leidt tot een prettige en productieve werkplek waar iedereen zich gewaardeerd voelt.

De navolgende verbonden partijen worden betrokken bij het realiseren van de geformuleerde doelstellingen:
• BIZOB
• Samenwerking Kempengemeenten