- 1. Ambtelijke organisatie
- Vertrek secretaris
Per augustus 2023 heeft Ed Mol afscheid genomen als gemeentesecretaris om zijn droom in Italië na te jagen. Vanwege het feit dat burgemeester Maurits van den Bosch in oktober 2023 geïnstalleerd zou worden, is gekozen voor tijdelijke inhuur in de persoon van Theo Hoex, om eind 2023 het werving en selectieproces voor een vaste gemeentesecretaris op te starten.
- In- door- en uitstroom
2023 is een bewogen jaar geweest als het gaat om de in-, door- en uitstroom van personeel. Er heeft veel beweging plaatsgevonden in ons personeelsbestand. Niet alleen zijn er veel mensen ingestroomd (36) en uitgestroomd (22), ook heeft de nodige doorstroom plaatsgevonden (7). Één van de middelen om onze goede werknemers te behouden.
- Opleidingen
Binden en boeien doen we ook door aandacht te besteden aan het opleiden van onze werknemers. Gedurende het jaar 2023 is totaal € 93.000,- aan cursussen besteed.
- Krappe arbeidsmarkt
De arbeidsmarkt wordt krapper en krapper. Dit hebben we in 2023 gemerkt; het aantal lastig te vervullen vacatures werd groter waardoor de externe inhuur toenam. In de vorm van een pilot hebben we een aantal maanden een recruiter ingehuurd, welke proactief de latent werkzoekenden op de arbeidsmarkt heeft benaderd. Dit heeft tot een succesvolle invulling van een aantal vacatures geleid. Voor sommige vacatures hebben we een werving & selectiebureau ingeschakeld. Met behulp van vacaturefilms hebben we een aantal vacatures weten in te vullen.
Employer branding, oftewel aandacht voor ons werkgeversmerk, heeft in 2023 meer aandacht gekregen. Met onze werknemers hebben we onderzocht wat de belangrijkste triggers zijn om bij onze organisatie te werken, zodat we dit kunnen gebruiken in onze arbeidsmarktcommunicatie waar we in 2024 mee aan de slag gaan.
- VTH en HR onderdeel van de organisatie
Sinds 1 januari 2023 zijn de teams HR en VTH (Vergunningverlening, Toezicht en Handhaving) opnieuw ondergebracht in onze organisatie, naar aanleiding van de ontvlechting van de Gemeenschappelijke Regeling Samenwerking Kempen. Het was een uitdagend traject om geschikte medewerkers te vinden in de huidige krappe arbeidsmarkt, toch zijn we er grotendeels in geslaagd om dit op orde te krijgen. Intussen is het gelukt om de dienstverlening met minimale gevolgen draaiende te houden. We zien inmiddels ook positieve effecten van de directe aansturing binnen de organisatie.
Binnen team HR waren er aanvankelijk problemen met de softwareondersteuning en de samenwerking met de externe salarisverwerker. Door extra inzet zijn er een aantal problemen opgelost, in 2024 blijft het echter een aandachtspunt om een en ander verder te optimaliseren. Voor team VTH liggen er nog uitdagingen in de implementatie van de Omgevingswet, dit in samenwerking met Ruimtelijke Ordening (RO). Deze implementatie is in het najaar van 2023 opgestart en heeft geleid tot een succesvolle start op 1 januari 2024, behoudens landelijke softwareproblemen in relatie tot het Digitaal Stelsel Omgevingswet (DSO). We hebben gemerkt dat het samenwerken op één locatie meerwaarde biedt. Ook externe partijen, zoals toezichthouders, zijn positief over de organisatie zoals deze nu is ingericht. Al met al hebben we veel geleerd van dit proces en zijn we tevreden met de resultaten tot nu toe. We blijven echter alert op eventuele verbeterpunten en streven ernaar om onze dienstverlening continu te optimaliseren.
- Vitaliteit
Ook in 2023 hebben we weer de nodige aandacht aan vitaliteit besteed. Zo kregen de medewerkers de mogelijkheid gebruik te maken van de zogenoemde ‘’subsidie’’ voor het organiseren van een vitale activiteit met collega’s, er kon worden deelgenomen aan de training ‘’energiek aan het werk’’ en medewerkers kunnen voortaan iedere donderdag tegen een kleine bijdrage genieten van een verse kop soep, gemaakt door educatieve boerderij Beverdijcken. Verder is er weer een airhockey toernooi georganiseerd.
Het ziekteverzuim van de gemeente Bladel was met een percentage van 3,41% ook in 2023 weer een stuk lager dan het landelijk gemiddelde van 6,1% (bij organisaties groter dan 100 werknemers, bron A&O fonds) en het gemiddelde in de gemeentelijke sector van 6,3% (eerste half jaar 2023, bron A&O fonds). Iets waar we trots op zijn.
Per 31 december 2023 is in de CAO Gemeenten de mogelijkheid opgenomen om gebruik te maken van de Regeling Vervroegde Uittreding (RVU). Twee medewerkers hebben in 2023 hun arbeidsovereenkomst opgezegd om gebruik te maken van deze regeling en de verwachting is dat er de komende jaren nog een aantal medewerkers volgen.
2. Personeelsgegevens ambtelijke organisatie
Op 31 december 2023 bedroeg de formatieomvang van de ambtelijke organisatie (excl. raad, college van burgemeester & wethouders en buitengewoon ambtenaren van de burgerlijke stand) 91 Fte. Deze formatie werd bezet door 106 personen.
3. Overige bedrijfsvoeringsinformatie
Informatiebeveiligingsbeleid
Jaarlijks wordt een zelfaudit uitgevoerd op het gebied van informatiebeveiliging middels ENSIA, wat staat voor Eenduidige Normatiek Single Information Audit. Hiervoor worden vragenlijsten ingevuld voor de BIO (Baseline informatiebeveiliging overheid) met als onderdeel de BRP (Basisregistratie Personen), wet- en regelgeving reisdocumenten en Suwinet. De DigiD audit wordt afzonderlijk uitgevoerd. Daarnaast worden ook vragenlijsten ingevuld voor de BAG (Basisregistratie Adressen en Gebouwen), BGT (Basisregistratie Grootschalige Topografie) en BRO (Basisregistratie Ondergrond). Het verantwoorden van de audits richting het college van B&W en gemeenteraad wordt horizontale verantwoording genoemd. De verantwoording naar de toezichthouders (o.a. Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties) is de verticale verantwoording. Ook is in 2023 aandacht besteed aan onderstaande onderwerpen:
• Het aanleveren van documentatie en bewijslast voor de ENSIA verantwoording vanuit alle aangesloten organisaties van de Kempen gaat goed.
• Door aanhoudende dreigingen in het digitale domein is een nieuw Kempenbreed platform aangeschaft dat periodiek korte opdrachten, lessen en oefeningen uitzet bij medewerkers. Dit samen met de verplichte cursussen informatiebeveiliging en privacy die Goodhabitz te bieden heeft.
• KCC werkt met een nieuw systeem voor de uitgifte van bezoekerspassen. Dit systeem is zorgvuldig getest en gecontroleerd op werking. Na succesvolle implementatie halverwege 2023, is dit systeem opgenomen in het Fysiek Toegangsbeleid.
• Fysiek- en Digitaal toegangsbeleid zijn gecontroleerd op geldigheid, deze voldoen in opzet en bestaan nog aan de huidige wet- en regelgeving.
• De samenwerking van de beheergroep informatiebeveiliging en het Shared Service Center is verbeterd. Projecten worden regionaal opgepakt.
• De WPG audit is uitgevoerd, dit was een lastig en langdurig proces om te begrijpen. Echter door de samenwerking van sociaal domein en team IPB van afdeling Dienstverlening en Bedrijfsvoering hebben we een goed resultaat behaald.
• Het in 2023 gerealiseerde Kempenbreed cyberplan zorgt voor stekkermandaat. Er ligt nu een op hoofdlijnen uitgeschreven plan op tafel om in ieder geval te reageren op een cyberincident. Dit cyberplan wordt verder uitgewerkt in 2024.
• Er wordt een wachtwoordmanager aangeschaft, MindYourPass. Deze zorgt voor beter gebruikersgemak dan de huidige wachtwoordenmanager. Echter als de wachtwoordmanager MindYourPass in gebruik wordt genomen, is het belangrijk dat de focus komt te liggen op periodieke informatie, scholing en kennissessies over het gebruik van de MindYourPass wachtwoordmanager.
Digitalisering
- Digitaliseren bouw- en milieudossiers
Het afgelopen jaar heeft de gemeente weer flink geïnvesteerd in het digitaliseren van het archief. De eerste twee blokken aan bouwvergunningen (1902-1996) zijn inmiddels digitaal overgebracht naar het RHCe. Van het derde blok (1997-2010) is reeds 60% gecontroleerd, we verwachten deze in 2024 over te kunnen brengen. Het opschonen en scannen van de milieudossiers is gestart begin 2023. Het scanbedrijf heeft inmiddels alle dossiers opgeschoond en heeft 50% van de dossiers ook al gescand.
- e-Depot
Er is dit jaar hard gewerkt om de videotulen van de raads- en commissievergaderingen in het e-depot te krijgen. Dit is helaas nog niet gelukt, maar dit punt blijft op de agenda staan. Er is ook gewerkt aan de koppeling tussen Powerbrowser en het e-depot. Hierin staan onder andere de omgevingsvergunningen en omgevingsplannen. Vooralsnog ziet het er naar uit dat we met periodieke exports uit Powerbrowser onze archiefwaardige informatie op kunnen slaan in het e-depot. In 2024 wordt dit verder opgepakt. Eind 2023 zijn we begonnen met het onderzoeken naar de best mogelijke manier om ook bodemonderzoeken in het e-depot te krijgen. Het begin hierin is gemaakt, maar dit wordt verder opgepakt in 2024.
- Grip op informatie
In 2023 zijn we begonnen met het maken van het informatiebeheerplan. Dit houdt in dat we een informatieplattegrond van de organisatie hebben gemaakt. Hierop is te zien, wie wat doet, hoe we het doen en waar we het laten. Op deze manier zijn verantwoordelijkheden omtrent informatiebeheer beter in beeld gebracht. Zaak is om in 2024 er voor te zorgen dat het informatiebeheerplan verder uitgewerkt wordt en dat er concrete afspraken komen omtrent het beheer hiervan.
Communicatie
- Pers
Team Communicatie verzorgt iedere week de gemeentelijke publicaties en artikelen in de weekkrant PC55. Daarnaast is er tweewekelijks een persgesprek met een journalist van het Eindhovens Dagblad, waarbij het college toelichting geeft op allerlei gemeentelijke ontwikkelingen en onderwerpen. Zo nodig is er tussentijds contact met de pers. Verder reageert Team Communicatie op persvragen. De aandacht van de pers ging voornamelijk uit naar de ontwikkeling van het centrum van Bladel. Daarbij hadden de Supermarktvisie en de ontwikkeling van de Markthof steeds de aandacht. Verder kwamen persvragen binnen op de domeinen Welzijn, Veiligheid, Milieu, Duurzaamheid & Energie en Klimaat. Ook kwamen er enkele vragen over de opvang van nieuwkomers.
Vanzelfsprekend was er ook veel aandacht voor de komst van burgemeester Maurits van den Bosch.
De gemeente Bladel stond 83 keer met artikelen in het Eindhovens Dagblad (in de krant en online). Elke week plaatsen we zelf alle belangrijke gemeentelijke informatie via de gratis huis-aan-huiskrant PC55 (op papier of digitaal). Die service bieden we om ervoor te zorgen dat iedereen de kans heeft gemeentelijk nieuws te lezen. Officiële bekendmakingen publiceren we op de website van Gemeenteblad.
- Online media
Traditionele media blijven dus onverminderd belangrijk voor de gemeente. Daarnaast wordt naast onze website ook de inzet van sociale media steeds belangrijker, allereerst omdat we daarmee duizenden inwoners, ondernemers en andere belanghebbenden op een redelijk makkelijke manier bereiken. Veel van deze mensen zitten met hun telefoon of computer elke dag op sociale media. De kans dat zij zo een bericht, aankondiging of update van ons zien, is dus heel groot. Ons bereik via sociale media groeide aanzienlijk in 2023. Per medium is dit het aantal volgers dat we eind december hadden op onze kanalen:
- Instagram 1.400
- Facebook 3.400
- LinkedIn 2.412
- Projectcommunicatie
Team Communicatie ondersteunt projectleiders op projecten zoals de ontwikkeling van de Egyptische Poort, Markthof en de Groene Long. Voorbeelden van andere projecten waarvoor we ondersteuning hebben geboden op het gebied van communicatie zijn: Supermarktvisie, BlauwGroenBladel, de verkiezingen, Installatie van de nieuwe burgemeester en het NK Tegelwippen. De ondersteuning die we bieden, kan bestaan uit het begeleiden van Factor C-sessies met betrokken collega’s, het opstellen van communicatieplannen, het adviseren van collega’s en/of het inzetten van de juiste communicatiemiddelen.
- Inwonersbijeenkomsten
In 2023 waren er reguliere dorpsraden in de verschillende kernen van de gemeente. Daarbij zijn alle inwoners welkom. Ook werden er diverse inwonersbijeenkomsten en webinars georganiseerd, voor allerlei verschillende projecten van de gemeente; het waren er zo’n 27 in totaal.
- Digitale toegankelijkheid
In 2021 is de gemeentelijke website vernieuwd. Overheidsinstanties zijn verplicht om te zorgen dat hun websites en apps (zo goed als mogelijk) toegankelijk zijn voor iedereen. Voor de vernieuwde website is een onderzoek uitgevoerd naar de digitale toegankelijkheid. Momenteel hebben we label B (Er zijn vijf labels, A voldoet volledig en E voldoet niet). In 2024 laten we nieuw onderzoek doen naar de toegankelijkheid. Alleen de pdf-documenten op de website staan een A-status nog in de weg. Om deze status te verkrijgen, zal de nadruk in 2024 liggen op het verwijderen en vervangen van niet-toegankelijke pdf-documenten op de website en het digitaal toegankelijk maken van pdf-documenten.
- Fotowedstrijd
Ook dit jaar werd inwoners gevraagd om via een fotowedstrijd mooie foto’s aan te leveren van de vijf dorpen van de gemeente Bladel. Deze wedstrijd leverde weer prachtige plaatjes op en een selectie daarvan kreeg een mooie plaats in het nieuwe gemeentemagazine.