Omschrijving (toelichting)

Actieve openbaarmaking
De Woo benoemt 11 categorieën informatie die actief openbaar moeten worden gemaakt. Het overgangsrecht van de Woo bepaalt dat de start van deze actieve openbaarmaking wordt geregeld via een Algemene Maatregel van Bestuur (AMvB), waarin een gefaseerde implementatie is vastgelegd. Ter ondersteuning hiervan is de 'Woo-index' ontwikkeld, een verwijsindex, en een zoekfunctie op overheid.nl.

Onze gemeente is reeds begonnen met de actieve openbaarmaking van diverse documenten, zoals raadsstukken, vastgestelde verordeningen, beleidsregels, organisatiegegevens en jaarverslagen. Daarnaast treffen wij voorbereidingen voor het moment dat ook andere categorieën documenten openbaar gemaakt moeten worden. Daarvoor moet een online portaal ingericht worden. Daarnaast vraagt het organisatorische aanpassingen, het is bijvoorbeeld essentieel dat bij het opstellen van documenten rekening wordt gehouden met deze verplichting. Dit vereist aanpassingen in onze werkprocessen. Om deze veranderingen effectief door te voeren, hebben we onze formatie in 2023 uitgebreid met 1 fte.

Passieve openbaarmaking
Naast actieve openbaarmaking heeft iedereen het recht om een verzoek in te dienen, voor openbaarmaking van specifieke informatie. Voorheen gebeurde dit op basis van de Wet openbaarheid van bestuur (Wob); tegenwoordig is de Woo van toepassing. De Woo gaat uit van het principe dat openbaarheid de norm is en dat alleen in uitzonderingsgevallen, wanneer een beschermd belang in het geding is, openbaarmaking kan worden geweigerd.

Verbetering van de informatiehuishouding
Een kernprincipe van de Woo is het op orde hebben van de informatiehuishouding. Dit onderwerp heeft voortdurend onze aandacht. Aangezien documenten op verschillende afdelingen worden geproduceerd, raakt de Woo vrijwel alle afdelingen en diverse werkprocessen binnen onze gemeente. In 2024 hebben we verdere stappen gezet, zoals het bevorderen van het gebruik van het documentmanagementsysteem voor het registreren van zaken, het registreren van e-mailberichten in zaakgericht archiveren, het beveiligen van toegang tot specifieke mappen op de centrale schijf en het opschonen van bestanden met oog op informatieveiligheid en privacy. De uitbreiding van onze formatie ondersteunt deze verbeteringen. Daarnaast hebben we software aangeschaft en geïmplementeerd voor het anonimiseren van documenten.

Door deze maatregelen streven we ernaar de transparantie en toegankelijkheid van onze gemeentelijke informatie te vergroten, in lijn met de doelstellingen van de Wet open overheid.